Обзор платформы BPort¶
После прочтения этой статьи вы поймёте, что такое BPort, для каких задач она подходит и как вписывается в вашу ежедневную работу со счетами.
Что такое BPort¶
BPort — это онлайн-платформа для работы с электронными счетами. С её помощью вы можете:
- Выставлять счета клиентам и партнёрам в формате, который принимают современные учётные системы
- Получать счета от поставщиков — по электронной почте или через загрузку файла
- Проверять документы на соответствие требованиям законодательства перед отправкой
- Хранить архив всех входящих и исходящих счетов в одном месте
- Отправлять счета напрямую из платформы по электронной почте
Платформа работает в браузере — устанавливать ничего не нужно.
Чем электронный счёт отличается от обычного PDF¶
Когда бухгалтер создаёт счёт в Word или Excel и сохраняет его как PDF — это обычный PDF. Компьютер видит его как картинку с текстом. Чтобы внести данные в учётную программу, их нужно вводить вручную.
Электронный счёт — это документ, внутри которого все данные (сумма, реквизиты, позиции, НДС) записаны в машиночитаемом виде. Учётная система покупателя может считать их автоматически, без ручного ввода.
Наглядное сравнение:
| Обычный PDF | Электронный счёт | |
|---|---|---|
| Как выглядит | Страница с текстом | Страница с текстом + невидимые структурированные данные |
| Обработка у покупателя | Вручную | Автоматически |
| Подходит для госзаказчиков в Германии | Нет | Да |
| Требует специального ПО | Нет | Нет (создаётся в BPort) |
Важно: электронный счёт — это не просто PDF с красивой вёрсткой. Это документ со структурой данных внутри. BPort создаёт такие документы автоматически — вам не нужно разбираться в технической стороне.
Кому и зачем нужен электронный счёт¶
Если вы продаёте товары или услуги государственным организациям в Германии¶
С 2020 года федеральные ведомства Германии обязаны принимать счета только в электронном формате. Большинство земельных ведомств перешли на аналогичные требования. Если вы выставите такому заказчику обычный PDF — счёт могут не принять.
Если вы работаете с крупными корпорациями¶
Многие крупные компании автоматизируют обработку входящих счетов и принимают только структурированные документы. BPort позволяет выставлять счета в формате, совместимом с их системами.
Если вы получаете много счетов от поставщиков¶
BPort умеет читать электронные счета автоматически: данные из документа сразу попадают в нужные поля. Это ускоряет обработку и снижает количество ошибок при ручном вводе.
Если вы хотите порядок в документах¶
Все счета — выставленные и полученные — хранятся в одном месте с историей изменений, статусами оплаты и возможностью быстрого поиска.
Основные сценарии работы¶
Сценарий 1: Выставить счёт клиенту¶
- Заходите в BPort и нажимаете «Создать счёт»
- Выбираете клиента из справочника (или добавляете нового)
- Добавляете позиции — товары или услуги
- Платформа автоматически рассчитывает суммы и НДС
- Скачиваете готовый счёт или отправляете его клиенту по email прямо из платформы
Счёт формируется в правильном формате автоматически — никаких дополнительных действий не требуется.
Сценарий 2: Принять счёт от поставщика¶
Вариант А — через персональный ящик BPort: Поставщик отправляет счёт на ваш адрес в системе BPort. Документ попадает во «Входящие» автоматически, данные из него уже разобраны по полям.
Вариант Б — загрузка вручную: Вы получили счёт по обычной почте в виде файла (PDF или XML). Загружаете его в BPort — система считывает данные и сохраняет документ в архиве.
Сценарий 3: Проверить документ перед отправкой¶
Если вы не уверены, правильно ли составлен счёт, — загрузите его в раздел «Проверка документа». Платформа покажет, какие поля заполнены некорректно или отсутствуют, и объяснит, что нужно исправить.
Глоссарий: основные понятия простым языком¶
Электронный счёт — счёт с машиночитаемыми данными внутри. В отличие от обычного PDF, его содержимое может автоматически считываться учётными программами.
Исходящий счёт — счёт, который вы выставляете своим клиентам (вы — продавец).
Входящий счёт — счёт, который вы получаете от поставщиков (вы — покупатель).
Черновик — незаконченный счёт, сохранённый для продолжения работы позже. Черновик не отправляется клиенту.
Статус счёта — текущее состояние документа: «Ожидает оплаты», «Оплачен», «Отклонён».
Контрагент — любая компания или частное лицо, с которым вы обмениваетесь счетами: клиент, покупатель, поставщик, партнёр.
Формат счёта — способ записи данных внутри файла. BPort поддерживает два варианта:
- PDF со встроенными данными — выглядит как обычный PDF, но содержит структурированные данные. Подходит для отправки клиентам, которые работают как с PDF, так и с электронными счетами.
- XML-файл — чисто машиночитаемый формат без визуального отображения. Используется для прямой загрузки в учётные системы.
Квота — ограничение на количество операций в рамках вашего тарифного плана (например, количество счетов, которые можно отправить по email в месяц).
Тариф — план подписки, который определяет доступные функции и квоты. Подробнее — в разделе «Тарифы и подписка».
Персональный ящик BPort — уникальный email-адрес вашей компании в системе BPort. Счета, отправленные на этот адрес, автоматически попадают во «Входящие» и обрабатываются платформой.
Что дальше¶
Если вы только начинаете работу с BPort:
- Регистрация и вход — создайте учётную запись
- Данные вашей компании — заполните реквизиты один раз, чтобы они автоматически подставлялись в счета
- Создание счёта — выставьте первый счёт