Список счетов: работа с архивом¶
Раздел «Мои счета» — это центральный архив всех ваших документов. Здесь хранятся исходящие и входящие счета, черновики, история изменений. Используйте поиск, фильтры и сортировку, чтобы быстро находить нужные документы среди сотен записей.
Содержание¶
- Три вкладки списка счетов
- Поиск, фильтры и сортировка
- Статусы счёта
- Отметка счёта как оплаченного
- Скачивание счетов
- Удаление счетов
- История изменений
- Просмотр и валидация ошибок
1. Три вкладки¶
Раздел «Мои счета» разделён на три вкладки. Переключайтесь между ними в зависимости от того, с какими документами работаете.
Вкладка «Исходящи延
Здесь находятся все счета, которые вы выставили своим клиентам и партнёрам.
| Столбец | Что отображается |
|---|---|
| Оплачен | Отметка об оплате (зелёная галочка) |
| Срок оплаты | Дата, до которой клиент должен оплатить |
| Номер счёта | Ваш внутренний номер документа |
| Контрагент | Название компании или имя получателя |
| Ссылка на проект | Номер проекта или заказа (если указан) |
| Email-адрес получателя счёта | |
| Дата создания | Когда был создан счёт |
| Сумма | Итоговая сумма к оплате и валюта |
| Формат | Формат файла: UBL или CII (ZUGFeRD) |
| Действия | Меню операций с документом |
Вкладка «Входящи延
Здесь находятся счета, полученные от ваших поставщиков — принятые автоматически через endpoint или загруженные вручную.
| Столбец | Что отображается |
|---|---|
| Статус | Текущее состояние документа (подробнее в разделе 3) |
| Срок оплаты | Дата, до которой нужно оплатить |
| Номер счёта | Номер документа от поставщика |
| Контрагент | Название компании-поставщика |
| Email поставщика | |
| Дата создания | Когда счёт поступил в систему |
| Сумма | Итоговая сумма к оплате и валюта |
| Формат | Формат файла: UBL или CII |
| Валидация | Результат проверки счёта (зелёная галочка или красный крестик) |
| Действия | Меню операций с документом |
Вкладка «Черновик軶
Здесь хранятся незаконченные счета, которые вы ещё не сохранили окончательно. Черновик не отправлен контрагенту и виден только вам.
| Столбец | Что отображается |
|---|---|
| Статус | Всегда «Черновик» |
| Срок оплаты | Срок, если уже введён |
| Номер счёта | Предварительный номер (если введён) |
| Контрагент | Название получателя (если введено) |
| Ссылка на проект | Номер проекта (если введён) |
| Email получателя (если введён) | |
| Последнее изменение | Когда черновик редактировался последний раз |
| Сумма | Предварительная сумма |
| Формат | Формат файла |
| Действия | Меню операций |
2. Поиск, фильтры и сортировка¶
Поиск¶
В верхней части страницы находится строка поиска.
Шаг 1. Нажмите на поле «Поиск» в верхней части таблицы.
Шаг 2. Начните вводить запрос. Поиск работает по следующим полям одновременно:
- Номер счёта
- Название контрагента
- Email контрагента
Шаг 3. Результаты обновятся автоматически через долю секунды.
Чтобы очистить поиск, нажмите значок × в правой части строки поиска.
Фильтры¶
Шаг 1. Нажмите кнопку «Фильтры» над таблицей. → Откроется панель с параметрами фильтрации.
Шаг 2. Задайте нужные условия:
| Фильтр | Поля | Описание |
|---|---|---|
| Сумма | «От» и «До» | Минимальная и максимальная сумма счёта (в валюте счёта) |
| Срок оплаты | «Дата от» и «Дата до» | Диапазон дат, до которых счёт должен быть оплачен |
Шаг 3. Нажмите кнопку «Применить фильтры». → Таблица обновится и покажет только счета, соответствующие условиям. Нумерация страниц сбросится на первую.
Фильтры можно комбинировать: например, задать одновременно диапазон сумм и период срока оплаты.
Сохранение фильтра¶
Если вы часто используете одни и те же условия фильтрации, их можно сохранить:
Шаг 1. Настройте нужные фильтры в панели.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Сохранить фильтр». → Текущие параметры сохраняются. В следующий раз нажмите «Применить сохранённый фильтр», чтобы восстановить их в один клик.
Сброс фильтров¶
Нажмите кнопку «Сбросить фильтры» в панели фильтров. → Все условия очищаются, таблица возвращается к полному списку.
Сортировка¶
Нажмите на заголовок любого столбца, чтобы отсортировать список по этому полю.
- Первый клик → сортировка по возрастанию (от меньшего к большему, от старого к новому, А→Я)
- Второй клик → сортировка по убыванию (от большего к меньшему, от нового к старому, Я→А)
Активный столбец сортировки отмечен стрелкой вверх или вниз.
По умолчанию список отсортирован по дате создания по убыванию — самые новые счета отображаются первыми.
Сортируемые столбцы:
| Вкладка | Столбцы для сортировки |
|---|---|
| Исходящие | Оплачен, Срок оплаты, Ссылка на проект, Email, Дата создания, Сумма |
| Входящие | Статус, Срок оплаты, Email, Дата создания, Сумма |
| Черновики | Статус, Срок оплаты, Ссылка на проект, Email, Последнее изменение, Сумма |
Пагинация¶
В нижней части страницы отображается навигация по страницам. Количество счетов на одной странице можно выбрать:
- 10 (по умолчанию)
- 50
- 100
Текущее положение показано в формате: «Показано X–Y из Z».
3. Статусы счёта¶
Статус счёта показывает его текущее состояние в процессе работы. На вкладке «Исходящие» статус отображается в столбце «Оплачен», на вкладках «Входящие» и «Черновики» — в столбце «Статус» в виде цветной метки.
| Статус | Цвет | Что означает |
|---|---|---|
| Ожидает оплаты | Оранжевый | Счёт выставлен и отправлен контрагенту, оплата ещё не поступила |
| Оплачен | Зелёный | Зафиксирован факт оплаты с указанием даты платежа |
| Отклонён | Красный | Счёт аннулирован, отозван или отклонён получателем |
| Черновик | Серый | Незаконченный документ, не отправленный контрагенту |
Статус «Ожидает оплаты» не меняется автоматически — система не отслеживает реальные банковские поступления. Отметку об оплате нужно проставить вручную после того, как деньги поступят на счёт.
4. Отметка счёта как оплаченного¶
Для одного счёта¶
Шаг 1. В строке нужного счёта нажмите кнопку действий (⋮) в крайнем правом столбце.
Шаг 2. Выберите пункт «Изменить статус». → Откроется диалоговое окно.
Шаг 3. В выпадающем списке выберите «Оплачен». → Появится поле выбора даты платежа.
Шаг 4. Укажите дату получения оплаты. → Можно выбрать любую дату не позднее сегодняшней.
Шаг 5. Нажмите «Подтвердить». → Статус счёта изменится на «Оплачен», в столбце появится зелёная отметка с датой.
Для нескольких счетов одновременно (только вкладка «Входящие»)¶
Шаг 1. Установите флажки напротив нужных счетов (или в строке заголовка — для выбора всех).
Шаг 2. В панели массовых действий нажмите «Изменить статус».
Шаг 3. Укажите дату платежа и нажмите «Подтвердить». → Все выбранные счета получат статус «Оплачен».
Можно ли отменить отметку об оплате?¶
Прямой кнопки «Отменить оплату» нет. Если отметка была проставлена ошибочно, воспользуйтесь пунктом «Изменить статус» ещё раз и выберите другой статус.
5. Скачивание счетов¶
Скачать один счёт¶
Шаг 1. В строке нужного счёта нажмите кнопку действий (⋮).
Шаг 2. Выберите «Скачать». → Файл загрузится на компьютер:
.pdf— если счёт в формате ZUGFeRD (CII).xml— если счёт в формате UBL / E-Rechnung
Массовое скачивание нескольких счетов¶
Шаг 1. Установите флажки напротив нужных счетов. → Над таблицей появится панель массовых действий.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Скачать» в панели массовых действий. → Все выбранные счета упакуются в один ZIP-архив и загрузятся единым файлом.
Название архива:
- Для исходящих:
outgoing_invoices.zip - Для входящих:
incoming_invoices.zip
ZIP-архив содержит отдельный файл для каждого выбранного счёта. Распакуйте архив обычной программой (7-Zip, WinRAR, встроенные средства Windows/macOS).
6. Удаление счетов¶
Какие счета можно удалить¶
Удалить можно счета любого типа: исходящие, входящие и черновики.
Важно. Удаление счёта в BPort не является юридически значимым действием и не отменяет документ с точки зрения законодательства. Если счёт уже был отправлен контрагенту и содержит ошибку — создайте кредит-ноту (тип 381), а не удаляйте счёт. Подробнее — в разделе «Создание счёта».
Удалить один счёт¶
Шаг 1. Нажмите кнопку действий (⋮) в строке нужного счёта.
Шаг 2. Выберите «Удалить». → Откроется диалог подтверждения с реквизитами счёта (номер, сумма, email контрагента).
Шаг 3. Убедитесь, что выбран правильный документ, и нажмите «Удалить». → Счёт удалится из списка.
Удалить несколько счетов¶
Шаг 1. Установите флажки напротив нужных счетов.
Шаг 2. В панели массовых действий нажмите «Удалить». → Откроется диалог подтверждения со списком всех выбранных документов.
Шаг 3. Проверьте список и нажмите «Удалить». → Все выбранные счета будут удалены.
Можно ли восстановить удалённый счёт?¶
Нет. Удаление необратимо. Перед удалением скачайте файл счёта, если он может понадобиться в будущем.
7. История изменений¶
Для каждого счёта система ведёт полную историю операций — кто, когда и что изменил.
Как открыть историю¶
Шаг 1. В строке нужного счёта нажмите кнопку действий (⋮).
Шаг 2. Выберите пункт «История действий» (иконка часов). → Откроется окно с хронологическим списком всех операций по документу.
Пункт «История действий» недоступен в режиме массового выбора. Снимите выбор со счетов, чтобы использовать эту функцию.
Что отображается в истории¶
| Столбец | Содержание |
|---|---|
| Дата и время | Точный момент операции в формате ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ:СС |
| Действие | Тип операции (см. таблицу ниже) |
| Изменения | Список изменённых полей: «Название поля: старое значение → новое значение» |
| Оператор | Кто выполнил операцию — логин пользователя или «Система» |
Типы действий в истории¶
| Действие | Что означает |
|---|---|
| Создан | Счёт был создан |
| Изменён | В счёт внесены правки; в столбце «Изменения» — список полей |
| Удалён | Счёт был удалён (запись может сохраняться в истории) |
| Изменён статус | Статус документа был обновлён |
8. Просмотр и валидация ошибок¶
Ошибки валидации отображаются в столбце «Валидация» на вкладке «Входящие».
Значки в столбце «Валидация»¶
| Значок | Что означает |
|---|---|
| ✅ Зелёная галочка | Счёт прошёл все проверки без ошибок |
| ❌ Красный крестик | В счёте обнаружены ошибки валидации |
| — Текст «Не проверен» | Валидация для этого счёта не выполнялась |
Как просмотреть детали ошибок¶
Шаг 1. Наведите курсор на красный крестик ❌ в строке нужного счёта. → Появится всплывающая подсказка с описанием всех найденных проблем.
Ошибки разбиты на три группы:
| Группа | Что включает |
|---|---|
| Отсутствующие обязательные поля | Список реквизитов, без которых счёт не является действительным (BT-1, BT-34 и т.д.) |
| Ошибки значений | Некорректные данные в конкретных полях (например, неверный формат номера НДС) |
| Ошибки KOSIT | Нарушения правил стандарта XRechnung 3.0 / PEPPOL EN16931 — с кодом ошибки и указанием затронутых полей |
Типичные причины, по которым счёт не принимается¶
| Проблема | Что значит | Что сделать |
|---|---|---|
| Отсутствует BT-34 | Не указан электронный адрес поставщика | Попросить поставщика заполнить поле EndpointID |
| Отсутствует BT-1 | Нет номера счёта | Уточнить у поставщика и попросить исправить документ |
| Ошибка суммы/НДС | Итоговые суммы не сходятся | Запросить исправленный счёт у поставщика |
| Ошибка KOSIT | Документ не соответствует XRechnung 3.0 | Поставщику нужно обновить программу или исправить формат |
Что делать при получении невалидного счёта¶
Шаг 1. Откройте подробности ошибок, наведя курсор на красный крестик.
Шаг 2. Выпишите коды проблемных полей (BT-номера).
Шаг 3. Свяжитесь с поставщиком, объясните ошибку и попросите исправленный счёт.
Шаг 4. После получения нового файла загрузите его повторно через кнопку «Загрузить счёт» на вкладке «Входящие».
Невалидный счёт не нужно удалять — он останется в архиве для справки. Исправленный счёт загрузите как отдельный документ.