Получение счетов¶
В этом разделе описано, как BPort принимает входящие счета от ваших поставщиков и партнёров, как загрузить счёт вручную, что происходит при валидации и где просматривать все полученные документы.
Содержание¶
- Автоматическое получение счетов
- Загрузка счёта, полученного по другому email или файлом
- Валидация входящих счетов
- Если валидация не пройдена
- Входящие — единый раздел для всех документов
- О бумажных счетах
1. Автоматическое получение счетов¶
Как это работает¶
BPort автоматически принимает электронные счета, отправленные вашими поставщиками и партнёрами. Для этого не нужно ничего проверять вручную — как только поставщик отправит счёт на ваш Endpoint, он сразу появится в разделе «Мои счета» → вкладка «Входящие».
Что такое Endpoint и зачем он нужен¶
Каждый участник электронного документооборота имеет уникальный Endpoint — электронный адрес для получения счетов. По стандарту электронных счетов он обозначается как BT-34 (идентификатор электронного адреса получателя по стандарту EN 16931/XRechnung).
Endpoint — это ваш «почтовый ящик» в системе BPort. Чтобы поставщик мог отправить вам счёт напрямую в систему, он должен знать ваш Endpoint и указать его при создании счёта в своей программе.
Где найти свой Endpoint BT-34¶
Шаг 1. Откройте раздел «Данные компании» в левом меню.
Шаг 2. В блоке «Контактные данные» найдите поле «Электронный адрес» (EndpointID, BT-34). → Это и есть ваш уникальный Endpoint для получения счетов.
Как сообщить Endpoint поставщикам¶
Скопируйте значение поля «Электронный адрес» и передайте его всем поставщикам и партнёрам, от которых вы хотите получать электронные счета. Попросите их указывать этот адрес в поле «Электронный адрес покупателя» (BT-49) при выставлении счетов.
Совет. Включите ваш Endpoint в стандартный бланк заказа (Purchase Order) и в шаблон письма при первичном контакте с новым поставщиком. Так счета будут приходить автоматически с первого раза.
Что происходит после получения счёта¶
- BPort получает счёт на ваш Endpoint.
- Система автоматически разбирает документ и проверяет его структуру.
- Счёт появляется во вкладке «Входящие» со статусом и, при наличии ошибок, — с соответствующей отметкой.
2. Загрузка счёта, полученного по другому email или файлом¶
Иногда поставщик отправляет счёт не на ваш Endpoint , а на обычный рабочий ящик, передаёт файл через мессенджер или вы скачиваете его с портала. В любом из этих случаев счёт можно загрузить в BPort.
Способ 1: Пересылка на свой Endpoint¶
Если счёт пришёл на ваш обычный рабочий email в виде вложения (PDF или XML):
Шаг 1. Откройте полученное письмо.
Шаг 2. Перешлите его (или только вложение) на адрес вашего Endpoint — тот самый, который указан в поле «Электронный адрес» (BT-34) в данных вашей компании.
→ BPort автоматически обработает письмо, извлечёт файл счёта и добавит документ во вкладку «Входящие».
Способ 2: Ручная загрузка файла¶
Если счёт скачан с портала поставщика, получен на флешке, передан по мессенджеру или другим способом:
Шаг 1. В левом меню перейдите в раздел «Мои счета» → вкладка «Входящие».
Шаг 2. Нажмите кнопку «Загрузить счёт» (или значок загрузки в верхней части вкладки). → Откроется диалог выбора файла.
Шаг 3. Выберите файл на вашем компьютере. → Система начнёт обработку: разберёт содержимое, проверит структуру и добавит счёт в раздел «Входящие».
Шаг 4. Дождитесь завершения. Если счёт корректен — он появится в списке. Если обнаружены ошибки — система покажет предупреждение (подробнее в разделе 4).
Поддерживаемые форматы файлов¶
| Формат | Расширение | Описание |
|---|---|---|
| ZUGFeRD / Factur-X | .pdf |
Гибридный PDF с встроенным XML (формат CII). Самый распространённый формат среди немецких компаний |
| UBL XML | .xml |
Универсальный формат электронных счетов (OASIS UBL 2.x). Широко используется в PEPPOL-сети |
| XRechnung (UBL или CII) | .xml |
Немецкий стандарт электронного счёта. Используется для счетов в адрес государственных органов |
Сканы бумажных счетов (JPG, PNG, PDF без встроенных данных) не поддерживаются. Подробнее — в разделе 6.
3. Валидация входящих счетов¶
Все входящие счета — полученные автоматически, переотправленные на Endpoint или загруженные вручную — проходят автоматическую валидацию. Это происходит в момент загрузки и не требует никаких действий с вашей стороны.
Что такое валидация и зачем она нужна¶
Валидация проверяет, соответствует ли счёт требованиям стандарта электронных счетов. Это защищает вас от приёма документов с ошибками, которые могут быть не приняты налоговыми органами или бухгалтерскими системами.
По какому стандарту проводится валидация¶
BPort использует KOSIT Validator версии 1.5.0 с конфигурацией XRechnung 3.0.2 (актуальная редакция стандарта). Валидация охватывает следующие пространства имён XML:
| Стандарт | Пространство имён (namespace) |
|---|---|
| UBL Invoice 2 | urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2 |
| UBL CreditNote 2 | urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CreditNote-2 |
| CII / ZUGFeRD | urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100 |
Профиль соответствия: urn:cen.eu:en16931:2017#conformant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0
Три уровня проверки¶
Валидация проходит в три этапа:
Уровень 1 — Обязательные поля. Проверяется наличие всех реквизитов, без которых счёт не является действительным: номер счёта (BT-1), дата (BT-2), данные продавца (BT-27, BT-34), данные покупателя (BT-44, BT-49), суммы (BT-106, BT-109, BT-112, BT-115), НДС (BT-116–BT-118), позиции счёта (BT-126, BT-129–BT-131, BT-146, BT-153) и другие.
Уровень 2 — Бизнес-правила. Проверяется корректность значений: правильность кода страны в номере плательщика НДС, согласованность ставок и сумм НДС, корректность кодов единиц измерения и типа документа.
Уровень 3 — KOSIT / XRechnung / PEPPOL EN16931. Счёт проверяется на полное соответствие правилам XRechnung 3.0 и PEPPOL EN16931 — тем же требованиям, которые применяет немецкая налоговая администрация.
4. Если валидация не пройдена¶
Счёт сохраняется, но с отметкой¶
Если при проверке обнаружены ошибки, BPort всё равно сохраняет счёт в разделе «Входящие» — он не теряется. Однако такой счёт отмечается как невалидный и содержит описание конкретных ошибок.
Какие бывают ошибки¶
| Тип ошибки | Что это означает |
|---|---|
| Отсутствует обязательное поле | Не заполнен один из реквизитов, без которого счёт не является действительным (например, нет номера счёта или данных продавца) |
| Ошибка бизнес-правила | Значение в счёте некорректно — например, неверный формат номера НДС или несовпадение сумм |
| Ошибка KOSIT/PEPPOL | Счёт не прошёл проверку по правилам XRechnung 3.0 или PEPPOL EN16931 |
Для каждой ошибки система указывает код затронутого поля (например: BT-34, BT-1) — это помогает быстро объяснить поставщику, что именно нужно исправить.
Последствия невалидного счёта¶
- Такой счёт не соответствует требованиям электронного документооборота
- Он может быть не принят налоговыми органами при налоговой проверке
- Он может быть не обработан автоматически в ERP-системах
- В ряде стран ЕС приём заведомо невалидного счёта к учёту является нарушением
Что делать при получении невалидного счёта¶
Шаг 1. Откройте счёт во вкладке «Входящие» и ознакомьтесь со списком ошибок.
Шаг 2. Свяжитесь с поставщиком и сообщите ему коды ошибочных полей.
Шаг 3. Попросите поставщика исправить счёт и выслать заново — либо на ваш Endpoint (BT-34), либо отдельным файлом для ручной загрузки.
Шаг 4. После получения исправленного счёта проверьте, что новый документ прошёл валидацию без ошибок.
Если поставщик использует бухгалтерскую систему, которая выдаёт невалидные счета, — рекомендуйте ему перейти на BPort или другую сертифицированную систему электронных счетов.
5. Входящие — единый раздел¶
Все входящие счета хранятся в одном месте, независимо от того, как они поступили в систему:
- Получены автоматически через Endpoint BT-34
- Переотправлены письмом на ваш Endpoint
- Загружены вручную из файла
Как открыть раздел «Входящи延
Шаг 1. В левом меню нажмите «Мои счета».
Шаг 2. Перейдите на вкладку «Входящие» (вторая вкладка). → Откроется список всех полученных счетов.
Поиск и фильтрация¶
В верхней части таблицы доступны инструменты для работы со списком:
| Инструмент | Как использовать |
|---|---|
| Фильтр по дате | Задайте диапазон дат выставления счёта |
| Сортировка по столбцам | Нажмите на заголовок любого столбца: номер, контрагент, email, дата, сумма |
| Поиск | Введите номер счёта, название контрагента или сумму |
Работа со счетами¶
Для каждого счёта в строке доступны действия через контекстное меню (кнопка действий в крайнем правом столбце):
- Скачать — загрузить файл счёта (XML или PDF) на компьютер
- Изменить статус — отметить счёт как оплаченный или обработанный
- История действий — посмотреть хронологию операций по документу
Статусы входящих счетов¶
| Статус | Что означает |
|---|---|
| Получен | Счёт поступил и прошёл валидацию без ошибок |
| Невалидный | Счёт содержит ошибки валидации |
| Оплачен | Вы отметили счёт как оплаченный |
6. О бумажных счетах¶
Почему сканы и фотографии не подходят¶
Бумажный счёт — это обычный документ на бумаге. Даже если его отсканировать и сохранить в PDF, он не является электронным счётом в понимании стандарта EN 16931/XRechnung. В таком PDF нет структурированных машиночитаемых данных — только изображение.
Не пытайтесь загружать в BPort фотографии счетов, отсканированные PDF или любые другие изображения. Система не сможет их обработать — они не пройдут валидацию.
Что делать, если поставщик присылает только бумагу¶
Вариант 1 — Пригласите поставщика в BPort. Прямо из платформы вы можете отправить поставщику приглашение стать клиентом BPort. После регистрации он сможет выставлять вам счета в электронном виде напрямую через систему — без бумаги.
Вариант 2 — Сообщите поставщику ваш Endpoint BT-34. Если поставщик использует другую бухгалтерскую программу (SAP, 1C, DATEV и т.д.), передайте ему ваш электронный адрес (BT-34) и попросите настроить отправку электронных счетов на него.
Вариант 3 — Попросите поставщика использовать любую другую систему электронных счетов. Любая сертифицированная система, поддерживающая форматы ZUGFeRD, UBL или XRechnung, сможет выставлять счета, которые BPort примет и обработает корректно.
Перевод поставщиков на электронный документооборот — это не только удобство, но и обязательное требование для B2B-расчётов в Германии с 2025 года (Wachstumschancengesetz).