Частые вопросы и типичные ситуации (FAQ)¶

Этот раздел поможет вам решить большинство трудностей самостоятельно. Каждый ответ содержит конкретное пошаговое решение.

Содержание¶

Почему мой счёт не принимает система покупателя?
Как выставить счёт без НДС (Kleinunternehmer)?
Могу ли я редактировать уже отправленный счёт?
Как выставить кредит-ноту (корректировочный счёт)?
Что означают красные предупреждения в списке счетов?
Как добавить логотип компании на счёт?
Счёт скачивается как XML — что с ним делать?
Письмо с активацией не пришло — что делать?
Как работать с несколькими компаниями в одном аккаунте?
Как отменить подписку?

1. Почему мой счёт не принимает система покупателя?¶

В чём причина¶

Электронные счета (XRechnung, ZUGFeRD) проходят автоматическую проверку на соответствие стандарту EN 16931 и профилю XRechnung 3.0. Система покупателя может отклонить счёт, если в нём отсутствуют обязательные поля, неверно заполнены идентификаторы или документ не прошёл валидацию KOSIT.

Важно: если входящий счёт не прошёл валидацию в BPort, на ваш email приходит уведомление. Проверьте входящую почту.

Как посмотреть ошибки валидации в BPort¶

Шаг 1. Откройте раздел «Мои счета» → вкладка «Входящие».

Шаг 2. Найдите счёт с красной иконкой ✕ в столбце валидации.

Зелёная галочка ✓ — счёт прошёл все проверки
Красный крест ✕ — обнаружены ошибки
Нет иконки — валидация не выполнялась

Шаг 3. Наведите курсор на красную иконку ✕. → Появится всплывающая подсказка с перечнем ошибок, разбитых на группы:

Группа	Что означает
Обязательные поля	Поля, которые должны быть заполнены по стандарту EN 16931, но отсутствуют в документе
Ошибки валидации	Некорректные значения полей: неверный формат, нарушение логических правил
Ошибки KOSIT	Нарушения правил XRechnung 3.0, выявленные официальным валидатором KOSIT

Самые частые ошибки и как их исправить¶

Ошибка: «BT-31 — неверный формат ИНН»

Причина: идентификатор НДС не содержит обязательного кода страны
Решение: убедитесь, что номер НДС начинается с кода страны (например, DE123456789, не 123456789). Проверьте данные покупателя в разделе «Контрагенты».

Ошибка: «Отсутствует обязательное поле»

Причина: одно или несколько обязательных BT-полей не заполнены
Решение: откройте черновик счёта, заполните все отмеченные поля, сохраните и отправьте заново.

Ошибка: «Ошибка KOSIT»

Причина: структура XML-документа нарушает правила профиля XRechnung 3.0.2
Решение: проверьте данные компании (реквизиты продавца и покупателя), тип налоговой ставки, единицы измерения. Если ошибка непонятна — сравните с примером корректного счёта или обратитесь в поддержку.

Ошибка: «Дублирующийся номер счёта»

Причина: счёт с таким номером уже существует в системе
Решение: измените номер счёта, добавив суффикс (например, 2024-001-A).

Если счёт уже отправлен и отклонён покупателем¶

Готовый счёт изменить нельзя. Создайте новый счёт с исправленными данными — см. вопрос 3 и вопрос 4.

2. Как выставить счёт без НДС (Kleinunternehmer)?¶

Кто такой Kleinunternehmer¶

Kleinunternehmer (малый предприниматель) — это статус по §19 UStG, при котором вы освобождены от начисления и уплаты НДС. Если ваш годовой оборот не превысил 22 000 € в прошлом году и, по прогнозу, не превысит 50 000 € в текущем, вы можете воспользоваться этой льготой. В таком случае НДС на счёте не указывается, а сам счёт должен содержать соответствующую ссылку на закон.

Как включить режим Kleinunternehmer в BPort¶

Режим Kleinunternehmer включается в настройках вашей компании.

Шаг 1. В боковом меню перейдите в «Настройки компании» (или откройте данные компании через раздел «Компания»).

Шаг 2. В разделе налоговых данных установите флажок «У меня нет USt-ID» («Keine USt-ID vorhanden»). → Поле USt-ID (номер плательщика НДС) станет неактивным.

Шаг 3. Сохраните настройки компании.

Как это отражается на счёте¶

После включения режима все создаваемые счета автоматически получат:

Ставка НДС: 0% с налоговой категорией E (освобождение от налога)
Без дополнительного кода освобождения от уплаты налога
В нижней части счёта автоматически добавляется обязательная фраза:

Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß §19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung)

Эта надпись требуется по закону и формируется автоматически — вам ничего добавлять вручную не нужно.

Важно¶

Режим Kleinunternehmer применяется ко всем счетам компании — нельзя включить его только для отдельного счёта
Если ваш статус изменился (например, вы превысили лимит оборота), снимите флажок и укажите ваш номер USt-ID

3. Могу ли я редактировать уже отправленный счёт?¶

Почему нельзя изменить отправленный счёт¶

Готовый и отправленный счёт — это юридически значимый документ. После подписания и отправки он фиксируется в системе. Изменение уже направленного покупателю счёта нарушало бы принципы документооборота и требования к электронному счёту по стандарту EN 16931.

В BPort счета со статусом «Готов» или «Оплачен» не подлежат редактированию.

Что делать вместо этого¶

У вас есть два варианта в зависимости от ситуации.

Вариант А: Ошибка в сумме, описании или данных — создайте кредит-ноту

Кредит-нота (корректировочный счёт) отменяет или корректирует ранее выставленный счёт. Это правильный юридический способ исправления.

→ Подробная инструкция — в вопросе 4.

Вариант Б: Счёт полностью неверный — отмените и создайте новый

Шаг 1. Создайте кредит-ноту на полную сумму оригинального счёта (тип 381), чтобы аннулировать его в системе покупателя.

Шаг 2. Создайте новый счёт с правильными данными.

Шаг 3. В поле «Примечание» нового счёта укажите: Ersetzt Rechnung Nr. [номер отменённого счёта].

Вариант В: Счёт ещё не отправлен (статус «Черновик»)

Черновики можно редактировать свободно.

Шаг 1. В разделе «Мои счета» откройте вкладку «Черновики».

Шаг 2. Нажмите на счёт → откроется форма редактирования.

Шаг 3. Внесите изменения и нажмите «Готово. Сохранить счёт».

4. Как выставить кредит-ноту (корректировочный счёт)?¶

Что такое кредит-нота и когда она нужна¶

Кредит-нота (тип документа 381 по стандарту EN 16931) — это документ, который отменяет или корректирует ранее выставленный счёт. Используется, когда:

В счёте допущена ошибка (неверная сумма, ставка НДС, наименование товара)
Покупатель вернул товар или отказался от услуги
Нужно предоставить скидку или возврат после выставления счёта

Пошаговая инструкция создания кредит-ноты¶

Шаг 1. В боковом меню нажмите «Создать счёт» (или перейдите в форму создания счёта).

Шаг 2. В поле «Тип документа» выберите «381 — Кредит-нота» из выпадающего списка. → Форма счёта адаптируется для кредит-ноты.

Шаг 3. Заполните данные покупателя (те же, что в оригинальном счёте).

Шаг 4. В поле «Номер исходного счёта» (BT-25) введите номер счёта, который нужно откорректировать.

Шаг 5. В поле «Дата исходного счёта» (BT-26) укажите дату оригинального счёта.

Шаг 6. Добавьте позиции. Если кредит-нота полностью отменяет счёт — укажите те же позиции с теми же суммами. Если частично — только корректируемые позиции.

Шаг 7. В поле «Примечание» поясните причину кредит-ноты (необязательно, но рекомендуется).

Шаг 8. Нажмите «Готово. Сохранить счёт». → Кредит-нота сохраняется и автоматически отправляется покупателю.

Как кредит-нота связана с оригинальным счётом¶

Кредит-нота содержит в XML-структуре поля BT-25 (номер оригинала) и BT-26 (дата оригинала), которые система покупателя использует для автоматического сопоставления документов. Покупатель получит файл с явным указанием на корректируемый счёт.

Как кредит-нота выглядит для получателя¶

Получатель получит письмо с вложением — файл кредит-ноты в том же формате, что и обычный счёт (ZUGFeRD PDF или E-Rechnung XML). В теме письма будет указан тип документа. В самом документе будут видны: номер кредит-ноты, ссылка на оригинальный счёт, сумма к возврату или корректировке.

5. Что означают красные предупреждения в списке счетов?¶

Где отображаются предупреждения¶

В разделе «Мои счета» → вкладка «Входящие» у каждого счёта есть иконка валидации:

Иконка	Что означает
✓ (зелёная)	Счёт прошёл все проверки — обязательные поля заполнены, формат корректен, KOSIT-валидация пройдена
✕ (красная)	В счёте обнаружены ошибки — наведите курсор для подробностей
Нет иконки	Валидация не выполнялась (например, для счётов, загруженных до внедрения валидации)

Как читать всплывающую подсказку с ошибками¶

При наведении курсора на красную иконку ✕ открывается подсказка. Ошибки разделены на группы:

Группа 1 — Обязательные поля (required fields)

Перечень полей, которые должны присутствовать по стандарту, но отсутствуют в документе. Например: номер счёта (BT-1), дата счёта (BT-2), адрес продавца.

Что делать: попросите отправителя исправить и прислать счёт повторно.

Группа 2 — Ошибки валидации (validation errors)

Поля присутствуют, но содержат некорректные значения. Например:

Неверный формат номера НДС (BT-31) — отсутствует код страны
Несоответствие сумм в итоговой строке
Некорректный код налоговой категории

Что делать: проверьте конкретное поле, указанное в ошибке. Если ошибка в данных вашей компании (как покупателя) — исправьте их в разделе «Настройки компании».

Группа 3 — Ошибки KOSIT (kosit errors)

Нарушения правил XML-схемы XRechnung 3.0, выявленные официальным валидатором KOSIT v1.5.0. Это технические ошибки структуры документа.

Что делать: счёт сформирован с нарушением стандарта. Сообщите отправителю о конкретной ошибке — ему нужно исправить настройки своей системы или сменить программу выставления счетов.

Влияет ли ошибка на оплату¶

Нет — счёт с ошибками всё равно сохраняется в системе и доступен для просмотра и скачивания. Вы можете вручную изменить его статус на «Оплачен», если фактически произвели оплату. Однако ошибки означают, что документ не полностью соответствует стандарту и может быть отклонён автоматизированными системами.

6. Как добавить логотип компании на счёт?¶

Где загрузить логотип¶

Логотип загружается в настройках компании.

Шаг 1. В боковом меню перейдите в «Настройки компании» (данные вашей компании).

Шаг 2. Прокрутите страницу до секции «Логотип».

Шаг 3. Перетащите файл логотипа в область загрузки или нажмите на неё, чтобы выбрать файл.

Шаг 4. Нажмите «Сохранить». → Логотип сохранится и начнёт отображаться на всех новых счетах.

Требования к файлу¶

Параметр	Требование
Формат	Любой графический формат: JPG, PNG, GIF, WebP и другие
Максимальный размер	5 МБ
Рекомендуемое разрешение	Не менее 300 × 150 пикселей для чёткого отображения в PDF

Как логотип отображается в счёте¶

После загрузки логотип автоматически встраивается в PDF-версию счёта (ZUGFeRD). Он размещается в верхней части документа, рядом с реквизитами вашей компании. В XML-формате (E-Rechnung) логотип не отображается — это машиночитаемый формат без визуального представления.

Как удалить или заменить логотип¶

Для замены загрузите новый файл через ту же форму. Старый логотип будет заменён автоматически.

7. Счёт скачивается как XML — что с ним делать?¶

Почему счёт приходит в XML¶

XML — это машиночитаемый формат электронного счёта, который используется в стандарте E-Rechnung (UBL/XRechnung). Он предназначен не для чтения глазами, а для автоматической обработки: загрузки в бухгалтерскую или ERP-систему покупателя. Это нормально и правильно.

Если вам нужен PDF для просмотра или архива¶

В BPort доступны два формата при создании счёта:

Формат	Файл	Когда использовать
E-Rechnung	XML (UBL/XRechnung)	Для государственных заказчиков (ZRE/OZG-RE), крупных компаний с автоматической обработкой
ZUGFeRD	PDF с встроенным XML	Когда получателю нужен читаемый PDF и одновременно машиночитаемый формат

Чтобы получить PDF-версию:

Шаг 1. При создании счёта найдите переключатель формата в верхней части формы.

Шаг 2. Установите переключатель в положение «ZUGFeRD» (вместо «E-Rechnung»).

Шаг 3. Сохраните и скачайте счёт. → Вы получите PDF-файл с визуальным счётом. Внутри PDF также будет встроен XML — для автоматической обработки на стороне получателя.

Если вы всё-таки хотите открыть XML и посмотреть его содержимое¶

Программы, которые умеют читать XML-счета:

Mustangproject / ZUGFeRD Visualizer — бесплатный инструмент для просмотра XRechnung и ZUGFeRD-файлов
Любой текстовый редактор (Notepad++, VS Code) — отобразит XML-структуру с тегами
Браузер (Chrome, Firefox) — перетащите .xml файл в браузер, он отобразит структуру документа

Имейте в виду: XML-счёт читается тяжело, потому что предназначен для машин. Для просмотра данных используйте ZUGFeRD-формат или специализированные программы.

8. Письмо с активацией не пришло — что делать?¶

Шаг 1. Проверьте папки «Спам» и «Нежелательная почта»¶

Письма с активацией нередко попадают в спам. Проверьте эти папки в своём почтовом клиенте или веб-интерфейсе почты. Если письмо там — пометьте его как «не спам» и нажмите ссылку активации.

Шаг 2. Убедитесь, что email введён правильно¶

При регистрации ошибка в одну букву в адресе — частая причина. Если вы не уверены, попробуйте зарегистрироваться заново с тем же email: система позволяет повторную регистрацию и отправит письмо снова.

Шаг 3. Запросите повторную отправку письма¶

Шаг 3.1. Перейдите на страницу входа BPort.

Шаг 3.2. Нажмите ссылку «Не получили письмо с активацией?» или «Запросить письмо повторно».

Шаг 3.3. Введите ваш email и подтвердите запрос. → На ваш адрес будет отправлено новое письмо.

Сколько времени ждать¶

Письмо обычно приходит в течение 1–3 минут. В редких случаях задержка составляет до 10 минут. Ссылка активации в письме действительна 60 минут с момента отправки — если не успели, запросите новое письмо.

Если ничего не помогло¶

Напишите нам: welcome@bport.de

Укажите в письме:

Email, с которым вы регистрировались
Дату и время попытки регистрации
Опишите проблему кратко

9. Как работать с несколькими компаниями в одном аккаунте?¶

Один аккаунт — несколько компаний¶

В BPort один пользователь может управлять несколькими компаниями из одного аккаунта. Это удобно, например, для:

ИП и ООО одного владельца
Головной компании и филиала
Бухгалтера, ведущего нескольких клиентов

Все данные (счета, контрагенты, каталог товаров, тарифы) привязаны к конкретной компании — при переключении компании меняется всё рабочее пространство.

Как добавить новую компанию¶

Шаг 1. В боковом меню нажмите на название текущей компании или перейдите в раздел «Компании». → Откроется список всех ваших компаний.

Шаг 2. Нажмите кнопку «Добавить компанию». → Откроется форма регистрации новой компании.

Шаг 3. Заполните обязательные данные:

Название компании и торговое наименование
Юридический адрес (улица, город, индекс, страна)
Налоговые реквизиты (USt-ID или налоговый номер)
Контактные данные (email, телефон, имя контактного лица)
Банковские данные для отображения в счетах (IBAN, BIC)

Шаг 4. При необходимости загрузите логотип компании.

Шаг 5. Нажмите «Сохранить». → Новая компания появится в списке и станет доступна для работы.

Как переключиться между компаниями¶

Способ 1: через Профиль

Шаг 1. В боковом меню нажмите на своё имя или иконку профиля.

Шаг 2. В поле «Компания» выберите нужную из выпадающего списка.

Шаг 3. Нажмите «Сохранить». → Рабочее пространство переключится. URL в браузере обновится (изменится идентификатор компании).

Способ 2: через список компаний

Перейдите в раздел «Компании» и нажмите на нужную компанию.

Что меняется при переключении¶

Раздел	Что отображается
Мои счета	Только счета выбранной компании
Контрагенты	Только контрагенты выбранной компании
Каталог	Только товары и услуги выбранной компании
Тарифы	Подписка и квоты выбранной компании

При следующем входе в систему BPort автоматически откроет ту компанию, которая была активна при последнем выходе.

10. Как отменить подписку?¶

Пошаговая инструкция¶

Шаг 1. В боковом меню нажмите «Тарифы».

Шаг 2. В блоке активного тарифа нажмите «Отменить подписку».

Шаг 3. Подтвердите отмену в появившемся диалоге. → Подписка отмечается как отменённая.

Что происходит после отмены¶

Подписка не отключается немедленно. Она продолжает действовать до конца уже оплаченного периода:

Если вы платите ежемесячно — до конца текущего месяца
Если ежеквартально — до конца квартала
Если ежегодно — до конца оплаченного года

До этой даты все функции остаются полностью доступными.

Сохраняются ли данные после отмены¶

Да. BPort не удаляет данные при завершении подписки. После истечения оплаченного периода тариф переходит в статус «Истёк», при этом:

Все счета (исходящие и входящие) — сохраняются
Справочник контрагентов — сохраняется
Каталог товаров и услуг — сохраняется
История платежей — сохраняется

Отправка счетов по email и получение входящих счетов будут приостановлены, но просмотр, скачивание и создание документов остаются доступными.

Как возобновить подписку¶

Шаг 1. В боковом меню нажмите «Тарифы».

Шаг 2. Выберите нужный тарифный план и нажмите «Выбрать».

Шаг 3. Оплатите тариф. → Подписка немедленно возобновляется, квоты обновляются, все функции восстанавливаются. Все ваши данные остаются нетронутыми.

Не нашли ответ?¶

Напишите нам на welcome@bport.de — мы постараемся ответить как можно быстрее.

Этот раздел регулярно дополняется на основе реальных обращений пользователей. Если ваш вопрос не вошёл в FAQ — вероятно, он появится здесь в ближайшем обновлении.