Отправка счёта¶

Здесь описаны все способы доставить счёт получателю: автоматическая отправка по email при сохранении, повторная отправка, массовая переотправка, скачивание для ручной передачи, а также история отправок.

Содержание¶

Отправка счёта по email
Массовая переотправка счетов
Скачивание и ручная отправка
Шаблоны писем
История отправок
Email-адрес отправителя
Частые вопросы и проблемы

1. Отправка счёта по email¶

Как работает автоматическая отправка¶

После того как счёт сохранён, он автоматически отправляется контрагенту — никаких дополнительных действий не требуется.

Черновики не отправляются. Чтобы счёт ушёл получателю, сохраните его через кнопку «Готово. Сохранить счёт».

Что получает контрагент¶

Контрагент получает письмо со следующим содержимым:

Элемент письма	Описание
Тема письма	Автоматически формируется из номера счёта и суммы
Текст письма	HTML-письмо с основными реквизитами счёта (номер, дата, сумма, срок оплаты)
Вложение	Файл счёта в выбранном формате (PDF или XML — подробнее ниже)

Язык письма определяется автоматически — на основе языковых настроек, активных в момент сохранения счёта. Доступны: немецкий (DE), английский (EN), русский (RU).

Какой формат прикладывать к письму¶

И ZUGFeRD (PDF), и E-Rechnung (XML) могут быть отправлены любому контрагенту. Формат выбирается при создании счёта. Рекомендации:

Не уверены, что предпочитает контрагент — отправляйте ZUGFeRD. Это гибридный PDF: его можно открыть, распечатать, а учётная программа прочитает данные автоматически.
Контрагент явно запросил XML — выбирайте E-Rechnung. Это подходит для SAP, ERP-систем и государственных порталов.

Уточняйте формат у каждого нового контрагента — разные компании и ведомства предъявляют разные требования.

Email-адрес получателя¶

Письмо уходит на адрес, указанный в поле «Электронный адрес» (EndpointID, BT-49) контрагента. Этот адрес берётся из карточки контрагента в момент создания счёта.

Если у контрагента не указан электронный адрес: по требованиям стандарта поле email является обязательным. Когда адрес контрагента не заполнен, письмо уходит на контактный email вашей компании, указанный в данных предприятия. Это не является правильным рабочим сценарием — счета должны доходить до получателя. Если контрагент не может принимать электронные счета напрямую — приглашайте его стать клиентом BPort.

Повторная отправка¶

Если нужно переотправить уже сохранённый счёт (например, получатель не получил письмо):

Шаг 1. В разделе «Мои счета» найдите нужный счёт во вкладке «Исходящие».

Шаг 2. Нажмите кнопку действий в строке счёта (три точки / стрелка в крайнем правом столбце). → Откроется контекстное меню.

Шаг 3. Выберите пункт «Переотправить». → Письмо уйдёт повторно на тот же email. В истории действий появится новая запись с временной меткой.

Каждая повторная отправка расходует одну единицу квоты из вашего тарифного плана.

Как изменить email получателя¶

Если при создании счёта был указан неверный email — исправьте его через контекстное меню:

Шаг 1. Нажмите кнопку действий в строке нужного счёта.

Шаг 2. Выберите пункт «Изменить email получателя» (или соответствующий пункт меню). → Откроется поле для ввода нового адреса.

Шаг 3. Введите правильный email и подтвердите изменение.

Шаг 4. Нажмите «Переотправить», чтобы письмо ушло на новый адрес.

Изменение email в счёте не обновляет карточку контрагента в справочнике. Чтобы адрес сохранился на будущее — откройте раздел «Контрагенты» и отредактируйте карточку там.

2. Массовая переотправка счетов¶

Если нужно переотправить сразу несколько счетов, воспользуйтесь режимом массовых действий.

Массовая переотправка доступна только для счетов на вкладке «Исходящие». Черновики в массовую отправку не входят.

Как выбрать несколько счетов и отправить¶

Шаг 1. Откройте раздел «Мои счета», убедитесь, что активна вкладка «Исходящие».

Шаг 2. Установите флажок в строке заголовка таблицы (первый столбец). → Активируется режим множественного выбора. В верхней части страницы появится панель массовых действий.

Шаг 3. Установите флажки напротив нужных счетов. → В панели сверху отобразится счётчик: Выбрано: N.

Шаг 4. Нажмите кнопку «Переотправить» в панели массовых действий. → Система отправит письма по всем выбранным счетам последовательно.

Шаг 5. После завершения появится уведомление об успехе или ошибке.

Фильтрация перед массовой отправкой¶

Шаг 1. Нажмите значок «Фильтры» в верхней части таблицы.

Шаг 2. Задайте условия отбора:

Дата (от) — минимальная дата выставления
Дата (до) — максимальная дата выставления
Сортировка по столбцам: номер, контрагент, email, дата, сумма

Шаг 3. Нажмите «Применить фильтры» → таблица обновится.

Шаг 4. Отметьте отфильтрованные счета и выполните массовую отправку.

Если у контрагента нет email¶

Если email получателя не указан, письмо уходит на контактный email вашей компании — это не целевое поведение. Перед массовой рассылкой убедитесь, что у всех контрагентов заполнен электронный адрес (BT-49). Проверить это можно в столбце «Email» таблицы счетов.

3. Скачивание и ручная отправка¶

Если вы хотите передать счёт самостоятельно — скачайте файл и приложите его к письму вручную.

Скачать счёт из списка¶

Шаг 1. В разделе «Мои счета» найдите нужный счёт.

Шаг 2. Нажмите кнопку действий → выберите «Скачать». → Файл загрузится на компьютер:

.pdf — для счетов в формате ZUGFeRD
.xml — для счетов в формате E-Rechnung (XRechnung)

Куда подходит каждый формат¶

Формат	Куда подходит
ZUGFeRD (PDF)	Обычная электронная почта, портал клиента, архив
E-Rechnung (XML)	Порталы госзакупок (ZRE, OZG-RE), SAP/ERP-системы, EDI-шлюзы

Если клиент — государственное ведомство Германии, оно принимает счета через портал ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes). Загрузите XML-файл согласно инструкции ведомства — точный способ подачи сообщает сам заказчик.

PEPPOL и другие сети EDI¶

Прямая отправка через сеть PEPPOL в системе не реализована. Если контрагент требует доставку через PEPPOL — скачайте XML-файл (E-Rechnung/XRechnung) и загрузите его через PEPPOL-клиент или сертифицированного провайдера доступа (Access Point Provider).

4. Шаблоны писем¶

Содержание письма¶

Система автоматически формирует профессиональное HTML-письмо. В письмо входит:

Элемент	Источник данных
Тема письма	Номер счёта + сумма + валюта
Номер счёта	Из поля «Номер счёта»
Сумма к оплате	Итоговая сумма счёта
Валюта	Выбранная валюта (EUR по умолчанию)
Дата выставления	Дата счёта
Срок оплаты	Из поля «Условия оплаты»
Данные продавца	Название компании, адрес, контакты
Вложение	PDF (ZUGFeRD) или XML (E-Rechnung)

Почему шаблон не редактируется¶

Шаблон письма стандартизирован и не настраивается через интерфейс пользователя. Это сделано намеренно: единообразие писем улучшает порядок документооборота, упрощает поддержку и обеспечивает соответствие стандартам электронного счёта.

Если вам нужно добавить индивидуальный текст — воспользуйтесь настройками на форме счёта (параметры находятся в настройках компании). Также можно использовать поле «Примечания» при создании счёта: текст примечания попадёт в само тело счёта, который прилагается к письму как вложение.

5. История отправок¶

Как посмотреть историю конкретного счёта¶

Шаг 1. В разделе «Мои счета» найдите нужный счёт.

Шаг 2. Нажмите кнопку действий → выберите «История действий» (иконка часов). → Откроется окно с хронологическим списком всех операций по счёту.

Что показывает история¶

Столбец	Что означает
Дата и время	Когда выполнена операция
Тип действия	Вид операции (см. ниже)
Данные	Детали — например, email получателя при отправке
Оператор	Кто выполнил операцию (логин пользователя)

Типы действий¶

Тип	Что означает
Отправка email	Счёт отправлен; в поле «Данные» — адрес получателя
Изменение	В счёт внесены правки; отображаются изменённые поля
Оплата	Зафиксирована дата оплаты

6. Email-адрес отправителя¶

Письма со счетами уходят с email-адреса вашей компании, который автоматически назначается системой BPort. Этот адрес одновременно является адресом отправителя исходящих счетов и адресом получателя входящих.

Изменить этот адрес нельзя — он закреплён за вашей компанией в платформе BPort для обеспечения порядка и однозначной идентификации участников документооборота.

Где посмотреть адрес отправителя¶

Шаг 1. Откройте раздел «Данные компании».

Шаг 2. Найдите поле «Электронный адрес» (EndpointID, BT-49) в блоке «Контактные данные». → Это и есть адрес, с которого уходят ваши счета.

При необходимости скопируйте этот адрес и сообщите контрагентам — например, чтобы они добавили его в белый список своей почтовой системы.

7. Частые вопросы и проблемы¶

Письмо не дошло до получателя — что делать?¶

Письмо в спаме. Попросите получателя проверить папку «Спам» / «Нежелательная почта». Сообщите адрес отправителя (см. раздел 6), чтобы он добавил его в белый список.
Неверный email получателя. Проверьте адрес в строке счёта. Исправьте через контекстное меню → «Изменить email получателя» и переотправьте.
Временная ошибка сервера. Подождите несколько минут и воспользуйтесь пунктом «Переотправить» в контекстном меню счёта.
Исчерпана квота отправок. Проверьте остаток в разделе «Тарифы» и при необходимости обновите план. Квота обнуляется в начале каждого расчётного периода.

Как переотправить счёт с исправлениями?¶

Содержимое сохранённого счёта изменить нельзя. Правильный порядок действий:

Создайте кредит-ноту (тип 381) — она аннулирует исходный счёт.
Выставите новый корректный счёт.
Оба документа уйдут контрагенту автоматически при сохранении.

Подробнее — в разделе «Создание счёта», пункт «Как создать кредит-ноту».

Можно ли отправить счёт на несколько адресов одновременно?¶

В текущей версии каждый счёт отправляется на один email — тот, что указан в поле «Электронный адрес» (BT-49) контрагента. Копии (CC/BCC) не поддерживаются.

Если нужно передать счёт нескольким получателям — скачайте файл и разошлите вручную.

Счёт попал в спам — что посоветовать контрагенту?¶

Открыть письмо в «Спаме» → нажать «Не спам».
Добавить адрес отправителя в список контактов или белый список.
При повторении — попросить IT-администратора внести домен отправителя в white-list почтового сервера организации.