Rechnung versenden¶
Hier werden alle Möglichkeiten zur Übermittlung einer Rechnung an den Empfänger beschrieben: automatischer E-Mail-Versand beim Speichern, erneutes Versenden, Massenversand, manuelles Herunterladen sowie der Versandverlauf.
Inhalt¶
- Rechnung per E-Mail versenden
- Massenversand von Rechnungen
- Herunterladen und manueller Versand
- E-Mail-Vorlagen
- Versandverlauf
- E-Mail-Adresse des Absenders
- Häufige Fragen und Probleme
1. Rechnung per E-Mail versenden¶
Wie der automatische Versand funktioniert¶
Sobald eine Rechnung gespeichert wird, wird sie automatisch an den Geschäftspartner versendet — es sind keine weiteren Schritte erforderlich.
Entwürfe werden nicht versendet. Damit die Rechnung den Empfänger erreicht, speichern Sie sie über die Schaltfläche „Fertig. Rechnung speichern".
Was der Empfänger erhält¶
Der Empfänger erhält eine E-Mail mit folgendem Inhalt:
| Element der E-Mail | Beschreibung |
|---|---|
| Betreff | Wird automatisch aus Rechnungsnummer und Betrag generiert |
| E-Mail-Text | HTML-Nachricht mit den wesentlichen Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Betrag, Fälligkeit) |
| Anhang | Rechnungsdatei im gewählten Format (PDF oder XML — siehe unten) |
Die Sprache der E-Mail wird automatisch anhand der beim Speichern aktiven Spracheinstellungen bestimmt. Verfügbare Sprachen: Deutsch (DE), Englisch (EN), Russisch (RU).
Welches Format dem Empfänger geschickt werden soll¶
Sowohl ZUGFeRD (PDF) als auch E-Rechnung (XML) können an jeden Geschäftspartner gesendet werden. Das Format wird beim Erstellen der Rechnung gewählt. Empfehlungen:
- Unsicher, was der Empfänger bevorzugt — senden Sie ZUGFeRD. Dies ist ein hybrides PDF: es lässt sich öffnen, drucken, und die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann die Daten automatisch einlesen.
- Empfänger hat ausdrücklich XML angefordert — wählen Sie E-Rechnung. Geeignet für SAP, ERP-Systeme und Behördenportale.
Klären Sie das bevorzugte Format bei jedem neuen Geschäftspartner im Voraus — unterschiedliche Unternehmen und Behörden stellen unterschiedliche Anforderungen.
E-Mail-Adresse des Empfängers¶
Die E-Mail wird an die Adresse gesendet, die im Feld „Elektronische Adresse" (EndpointID, BT-49) des Geschäftspartners eingetragen ist. Diese Adresse wird beim Erstellen der Rechnung aus der Geschäftspartnerkarte übernommen.
Wenn beim Geschäftspartner keine elektronische Adresse hinterlegt ist: Das E-Mail-Feld ist gemäß dem E-Rechnungsstandard ein Pflichtfeld. Ist die Adresse des Empfängers nicht ausgefüllt, wird die E-Mail an die Kontakt-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens gesendet, die in den Unternehmensdaten hinterlegt ist. Dies ist kein sachgerechter Arbeitsablauf — Rechnungen sollten den Empfänger direkt erreichen. Wenn ein Geschäftspartner keine elektronischen Rechnungen empfangen kann — laden Sie ihn ein, BPort-Kunde zu werden.
Erneut senden¶
Wenn eine bereits gespeicherte Rechnung erneut versendet werden soll (z. B. weil der Empfänger die E-Mail nicht erhalten hat):
Schritt 1. Suchen Sie im Bereich „Meine Rechnungen" die gewünschte Rechnung in der Registerkarte „Ausgehend".
Schritt 2. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche in der Rechnungszeile (drei Punkte / Pfeil in der letzten Spalte rechts). → Das Kontextmenü öffnet sich.
Schritt 3. Wählen Sie „Erneut senden". → Die E-Mail wird erneut an dieselbe Adresse gesendet. Im Aktionsverlauf erscheint ein neuer Eintrag mit Zeitstempel.
Jeder erneute Versand verbraucht eine Einheit aus dem E-Mail-Kontingent Ihres Tarifs.
E-Mail-Adresse des Empfängers ändern¶
Wenn beim Erstellen der Rechnung eine falsche E-Mail-Adresse eingetragen wurde — korrigieren Sie diese über das Kontextmenü:
Schritt 1. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche in der Zeile der gewünschten Rechnung.
Schritt 2. Wählen Sie „E-Mail-Adresse des Empfängers ändern" (entsprechender Menüpunkt). → Ein Eingabefeld für die neue Adresse öffnet sich.
Schritt 3. Geben Sie die richtige E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie die Änderung.
Schritt 4. Wählen Sie anschließend „Erneut senden", damit die E-Mail an die neue Adresse gesendet wird.
Das Ändern der E-Mail-Adresse in der Rechnung aktualisiert nicht die Geschäftspartnerkarte im Verzeichnis. Damit die Adresse dauerhaft gespeichert wird — öffnen Sie den Bereich „Geschäftspartner" und bearbeiten Sie die Karte dort.
2. Massenversand von Rechnungen¶
Wenn mehrere Rechnungen gleichzeitig neu versendet werden sollen, nutzen Sie den Massenaktionsmodus.
Der Massenversand steht nur für Rechnungen in der Registerkarte „Ausgehend" zur Verfügung. Entwürfe nehmen am Massenversand nicht teil.
Rechnungen auswählen und versenden¶
Schritt 1. Öffnen Sie „Meine Rechnungen" und wechseln Sie zur Registerkarte „Ausgehend".
Schritt 2. Setzen Sie den Haken in der Titelzeile der Tabelle (erste Spalte). → Der Mehrfachauswahlmodus wird aktiviert. Die Massenaktionsleiste erscheint oben auf der Seite.
Schritt 3. Setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Rechnungen. → In der Aktionsleiste erscheint der Zähler: Ausgewählt: N.
Schritt 4. Klicken Sie in der Massenaktionsleiste auf „Erneut senden". → Das System sendet E-Mails für alle ausgewählten Rechnungen nacheinander.
Schritt 5. Nach Abschluss erscheint eine Erfolgs- oder Fehlermeldung.
Filtern vor dem Massenversand¶
Schritt 1. Klicken Sie oben in der Tabelle auf das Symbol „Filter".
Schritt 2. Legen Sie die gewünschten Kriterien fest:
- Datum (von) — frühestes Ausstellungsdatum
- Datum (bis) — spätestes Ausstellungsdatum
- Sortierung nach Spalten: Nummer, Geschäftspartner, E-Mail, Datum, Betrag
Schritt 3. Klicken Sie auf „Filter anwenden" → die Tabelle wird aktualisiert.
Schritt 4. Markieren Sie die gefilterten Rechnungen und führen Sie den Massenversand durch.
Wenn beim Empfänger keine E-Mail hinterlegt ist¶
Fehlt die E-Mail-Adresse des Empfängers, wird die Nachricht an die Kontakt-E-Mail Ihres eigenen Unternehmens gesendet — das ist kein sachgerechter Ablauf. Stellen Sie vor einem Massenversand sicher, dass bei allen betroffenen Geschäftspartnern eine elektronische Adresse (BT-49) eingetragen ist. Prüfen Sie dies über die Spalte „E-Mail" in der Rechnungstabelle.
3. Herunterladen und manueller Versand¶
Wenn Sie die Rechnung selbst weiterleiten möchten — laden Sie die Datei herunter und fügen Sie sie manuell als Anhang bei.
Rechnung aus der Übersicht herunterladen¶
Schritt 1. Suchen Sie im Bereich „Meine Rechnungen" die gewünschte Rechnung.
Schritt 2. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche → wählen Sie „Herunterladen". → Die Datei wird auf den Computer heruntergeladen:
.pdf— für Rechnungen im ZUGFeRD-Format.xml— für Rechnungen im E-Rechnung-Format (XRechnung)
Welches Format wohin passt¶
| Format | Geeignet für |
|---|---|
| ZUGFeRD (PDF) | Jede normale E-Mail, Kundenportal, Archivierung |
| E-Rechnung (XML) | Behördenportale (ZRE, OZG-RE), SAP-/ERP-Systeme, EDI-Gateways |
Wenn der Empfänger eine Behörde oder öffentliche Stelle in Deutschland ist, nimmt sie Rechnungen über das Portal ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes) entgegen. Die genaue Einreichungsmodalität teilt der öffentliche Auftraggeber mit.
PEPPOL und andere EDI-Netzwerke¶
Ein direkter Versand über das PEPPOL-Netzwerk ist in der aktuellen Systemversion nicht integriert. Wenn der Empfänger den PEPPOL-Kanal verlangt — laden Sie die XML-Datei (E-Rechnung/XRechnung) herunter und übermitteln Sie sie über Ihren PEPPOL-Client oder einen zertifizierten Access Point Provider.
4. E-Mail-Vorlagen¶
Inhalt der E-Mail¶
Das System erstellt automatisch eine professionelle HTML-E-Mail. In der E-Mail sind enthalten:
| Element | Datenquelle |
|---|---|
| Betreff | Rechnungsnummer + Betrag + Währung |
| Rechnungsnummer | Aus dem Feld „Rechnungsnummer" |
| Fälliger Betrag | Gesamtbetrag der Rechnung |
| Währung | Gewählte Währung (Standard: EUR) |
| Ausstellungsdatum | Rechnungsdatum |
| Zahlungsziel | Aus dem Feld „Zahlungsbedingungen" |
| Rechnungsstellerdaten | Unternehmensname, Adresse, Kontaktdaten |
| Anhang | PDF (ZUGFeRD) oder XML (E-Rechnung) |
Warum die Vorlage nicht bearbeitbar ist¶
Die E-Mail-Vorlage ist standardisiert und kann nicht über die Benutzeroberfläche angepasst werden. Dies ist eine bewusste Entscheidung: einheitliche Nachrichten verbessern die Ordnung des Dokumentenaustauschs, vereinfachen den Support und gewährleisten die Konformität mit den E-Rechnungsstandards.
Wenn Sie einen individuellen Text hinzufügen möchten — nutzen Sie die Einstellungen auf der Rechnungsmaske (die Konfigurationsoptionen befinden sich in den Unternehmenseinstellungen). Außerdem steht das Feld „Hinweise" beim Erstellen der Rechnung zur Verfügung: der Hinweistext erscheint im Rechnungsdokument, das als Anhang beigefügt wird.
5. Versandverlauf¶
Versandverlauf einer Rechnung anzeigen¶
Schritt 1. Suchen Sie im Bereich „Meine Rechnungen" die gewünschte Rechnung.
Schritt 2. Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche → wählen Sie „Aktionsverlauf" (Uhrsymbol). → Ein Fenster mit dem chronologischen Vorgangsverlauf der Rechnung öffnet sich.
Was der Verlauf zeigt¶
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Datum und Uhrzeit | Wann der Vorgang ausgeführt wurde |
| Aktionstyp | Art des Vorgangs (siehe unten) |
| Daten | Details — z. B. E-Mail-Adresse des Empfängers beim Versand |
| Benutzer | Wer den Vorgang ausgeführt hat (Benutzername) |
Aktionstypen¶
| Typ | Bedeutung |
|---|---|
| E-Mail-Versand | Rechnung gesendet; im Feld „Daten" steht die Empfängeradresse |
| Änderung | An der Rechnung wurden Anpassungen vorgenommen; geänderte Felder werden angezeigt |
| Zahlung | Das Zahlungsdatum wurde erfasst |
6. E-Mail-Adresse des Absenders¶
Rechnungen werden von der E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens versendet, die automatisch vom System BPort zugewiesen wurde. Diese Adresse ist gleichzeitig Absenderadresse für ausgehende Rechnungen und Empfängeradresse für eingehende.
Die Adresse kann nicht geändert werden — sie ist Ihrem Unternehmen auf der BPort-Plattform fest zugeordnet, um Ordnung und eindeutige Identifizierung aller Teilnehmer im Dokumentenaustausch zu gewährleisten.
Wo die Absenderadresse zu finden ist¶
Schritt 1. Öffnen Sie den Bereich „Unternehmensdaten".
Schritt 2. Suchen Sie das Feld „Elektronische Adresse" (EndpointID, BT-49) im Abschnitt „Kontaktdaten". → Dies ist die Adresse, von der Ihre Rechnungen versendet werden.
Sie können diese Adresse kopieren und Ihren Geschäftspartnern mitteilen — zum Beispiel damit diese sie in die Positivliste ihres Mailservers aufnehmen.
7. Häufige Fragen und Probleme¶
E-Mail ist beim Empfänger nicht angekommen — was tun?¶
- E-Mail im Spam-Ordner. Bitten Sie den Empfänger, den Ordner „Spam" / „Junk" zu prüfen. Teilen Sie die Absenderadresse mit (siehe Abschnitt 6), damit er sie in die Positivliste aufnehmen kann.
- Falsche E-Mail-Adresse. Prüfen Sie die Adresse in der Rechnungszeile. Korrigieren Sie sie über das Kontextmenü → „E-Mail-Adresse des Empfängers ändern" und senden Sie erneut.
- Vorübergehender Serverfehler. Warten Sie einige Minuten und wählen Sie im Kontextmenü der Rechnung „Erneut senden".
- Versandkontingent erschöpft. Prüfen Sie den verbleibenden Bestand im Bereich „Tarife" und aktualisieren Sie Ihren Plan bei Bedarf. Das Kontingent wird zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums zurückgesetzt.
Wie sende ich eine korrigierte Rechnung?¶
Der Inhalt einer gespeicherten Rechnung kann nicht mehr geändert werden. Das korrekte Vorgehen:
- Erstellen Sie eine Gutschrift (Typ 381) — sie storniert die ursprüngliche Rechnung.
- Stellen Sie eine neue, korrekte Rechnung aus.
- Beide Dokumente werden beim Speichern automatisch an den Empfänger versendet.
Ausführliche Anleitung im Abschnitt „Rechnung erstellen", Punkt „Wie erstelle ich eine Gutschrift?".
Kann eine Rechnung an mehrere Adressen gleichzeitig gesendet werden?¶
In der aktuellen Version wird jede Rechnung an genau eine E-Mail-Adresse gesendet — die im Feld „Elektronische Adresse" (BT-49) des Empfängers eingetragene. Das Versenden von Kopien (CC/BCC) wird nicht unterstützt.
Wenn mehrere Empfänger informiert werden sollen — laden Sie die Datei herunter und leiten Sie sie manuell weiter.
Rechnung im Spam gelandet — was dem Empfänger raten?¶
- E-Mail im Spam-Ordner öffnen → „Kein Spam" klicken.
- Die Absenderadresse in die Kontaktliste oder Positivliste aufnehmen.
- Bei wiederholtem Problem: den IT-Administrator bitten, die Absenderdomain in die Whitelist des Unternehmens-Mailservers einzutragen.