Geschäftspartner¶

Nach dem Lesen dieses Abschnitts können Sie Kunden und Lieferanten anlegen, deren Daten bearbeiten und verstehen, wie die Angaben aus dem Verzeichnis automatisch in Rechnungen übertragen werden.

Inhalt¶

Was ist ein Geschäftspartner und warum ihn anlegen
Geschäftspartnerliste: Navigation und Sortierung
Neuen Geschäftspartner anlegen
- Typ: Kunde oder Lieferant
- Block 1: Hauptinformation
- Block 2: Ansprechperson
- Block 3: Optionale Daten
- Block 4: Abweichende Lieferadresse
Benutzerdefinierte Felder
Geschäftspartner bearbeiten
Geschäftspartner löschen
Wie Geschäftspartnerdaten in Rechnungen erscheinen
Häufige Fragen

1. Was ist ein Geschäftspartner und warum ihn anlegen¶

Ein Geschäftspartner ist jedes Unternehmen oder jede Privatperson, mit der Sie Rechnungen austauschen: Kunde, Käufer, Lieferant oder Partner.

Es lohnt sich, Geschäftspartner im Verzeichnis anzulegen, um:

Daten nicht jedes Mal neu einzugeben – es reicht, den Partner aus der Liste auszuwählen, und alle Felder werden automatisch ausgefüllt.
Fehler zu vermeiden bei Adressen, Steuernummern und E-Mail-Adressen.
Zeit zu sparen – das Erstellen einer Rechnung dauert Sekunden statt Minuten.

Liste öffnen¶

Klicken Sie im Seitenmenü auf „Geschäftspartner". → Die Tabelle mit allen angelegten Geschäftspartnern öffnet sich.

Was in der Tabelle angezeigt wird¶

Spalte	Inhalt
Nr.	Laufende Nummer des Geschäftspartners
Geschäftspartner	Firmenname oder Name der Person
Stadt / Adresse	Stadt und Straße
Telefon	Telefonnummer
E-Mail	E-Mail-Adresse
Aktionen	Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen

Sortierung¶

Klicken Sie auf die Überschrift einer beliebigen Spalte, um die Liste nach diesem Feld zu sortieren. → Ein erneuter Klick wechselt die Sortierrichtung (absteigend ↔ aufsteigend).

Standardmäßig ist die Liste nach dem Anlagedatum sortiert – neue Geschäftspartner erscheinen zuerst.

3. Neuen Geschäftspartner anlegen¶

Schritt 1. Klicken Sie auf der Seite „Geschäftspartner" auf die Schaltfläche „Geschäftspartner hinzufügen". → Ein Formular mit mehreren Abschnitten (Blöcken) öffnet sich. Jeden Block können Sie durch Klick auf seinen Titel ein- und ausklappen.

3.1. Typ: Kunde oder Lieferant¶

Ganz oben im Formular befinden sich zwei Umschalter:

Kunde – aktivieren Sie diesen, wenn dieser Geschäftspartner Ihr Abnehmer ist und Sie ihm Rechnungen ausstellen.
Lieferant – aktivieren Sie diesen, wenn Sie Rechnungen von diesem Geschäftspartner erhalten.

Ein Geschäftspartner kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein – beide Umschalter lassen sich gemeinsam aktivieren.

3.2. Block 1: Hauptinformation¶

Dieser Block enthält die grundlegenden Angaben, die für jede elektronische Rechnung verpflichtend sind.

Schritt 1. Wählen Sie den Typ des Geschäftspartners mit dem Umschalter:

Geschäftskunde – für Unternehmen und Gewerbetreibende
Privatperson – für Privatkunden

Die Auswahl beeinflusst, welche Felder angezeigt werden: Für Privatpersonen erscheint das Feld „Anrede", für Geschäftskunden werden zusätzliche Kontaktdaten eingeblendet.

Schritt 2. Bei „Privatperson": Füllen Sie das Feld „Anrede" aus (Herr, Frau usw.).

Schritt 3. Füllen Sie das Feld „Firmenname / vollständiger Name" aus – den vollständigen rechtlichen Namen des Unternehmens oder den Namen der Privatperson. → Dieses Feld ist Pflicht.

Schritt 4. Geben Sie Straße und Hausnummer in das Adressfeld ein. → Dieses Feld ist Pflicht. → Wenn die Adresse mehrere Zeilen umfasst (z. B. Gebäude oder Büronummer), klicken Sie auf die Schaltfläche „+" – es erscheinen zusätzliche Zeilen (bis zu zwei weitere).

Schritt 5. Geben Sie Postleitzahl und Ort ein. → Beide Felder sind Pflicht.

Schritt 6. Wählen Sie das Land aus der Dropdown-Liste. → Dieses Feld ist Pflicht. Standardmäßig ist Deutschland ausgewählt.

Übersicht: Pflichtfelder der Hauptinformation

Feld	Warum erforderlich
Firmenname / vollständiger Name	Wird in der Rechnung als Name des Käufers angegeben
Straße und Hausnummer	Adresse des Käufers in der Rechnung
Postleitzahl	Adresse des Käufers in der Rechnung
Ort	Adresse des Käufers in der Rechnung
Land	Bestimmt die anwendbaren Steuerregeln

3.3. Block 2: Ansprechperson¶

Angaben zur Person, mit der Sie in Rechnungsfragen in Kontakt stehen.

Schritt 1. Für Geschäftskunden: Geben Sie Position und Name der Ansprechperson ein (optional).

Schritt 2. Geben Sie die Telefonnummer ein.

Schritt 3. Geben Sie die E-Mail-Adresse für die allgemeine Korrespondenz ein.

Diese Felder sind nicht zwingend erforderlich, um den Geschäftspartner zu speichern – es wird jedoch empfohlen, sie auszufüllen, da sie in der Rechnung als Kontaktdaten des Käufers erscheinen.

3.4. Block 3: Optionale Daten¶

Dieser Block enthält Daten, die für die korrekte Verarbeitung elektronischer Rechnungen benötigt werden. Besonders wichtig ist er bei der Rechnungsstellung an Behörden und große Unternehmen.

E-Mail für Rechnungsempfang (Endpoint)

Das Feld „Rechnungs-E-Mail" ist die elektronische Adresse, an die das System Rechnungen im Rahmen des elektronischen Dokumentenaustauschs sendet.

In den meisten Fällen stimmt sie mit der gewöhnlichen Arbeits-E-Mail des Geschäftspartners überein. Sie kann jedoch abweichen, wenn der Empfänger ein spezielles System für den Dokumentenempfang einsetzt.

Schritt 1. Geben Sie die E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein.

Schritt 2. Im Feld „Schema" daneben belassen Sie den Wert „EM" (E-Mail) – das ist der Standardfall. Ändern Sie ihn nur, wenn der Geschäftspartner ausdrücklich eine andere Methode angegeben hat.

Leitweg-ID

Das Feld „Leitweg-ID" enthält die eindeutige Routing-Kennung für deutsche Behörden. Wenn Sie eine Rechnung an eine Bundes- oder Landesbehörde stellen, sind diese verpflichtet, Ihnen diese Nummer mitzuteilen.

Schritt 1. Tragen Sie die vom Auftraggeber erhaltene Leitweg-ID ein. → Wenn der Auftraggeber keine Leitweg-ID bereitgestellt hat, setzen Sie das Häkchen bei „Keine Leitweg-ID".

Wenn Sie ausschließlich Rechnungen an Privatunternehmen stellen, lassen Sie dieses Feld leer.

Steuernummern

USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) – beginnt mit dem Länderkürzel, z. B. DE123456789. Tragen Sie diese ein, wenn der Geschäftspartner umsatzsteuerpflichtig ist.
Steuernummer – vom Finanzamt vergeben. Wird verwendet, wenn keine USt-IdNr. vorhanden ist.

In der Regel genügt eine der beiden Nummern. Fragen Sie beim Geschäftspartner nach, welche angegeben werden soll.

Unternehmenskennung

Die Felder „Kennung" und „Kennungsschema" sind eine alternative Möglichkeit, ein Unternehmen in elektronischen Systemen zu identifizieren (z. B. die GLN-Nummer im Handel).

Wenn Sie nicht sicher sind, ob diese Felder ausgefüllt werden müssen, fragen Sie Ihren Geschäftspartner oder einen Fachmann für elektronischen Dokumentenaustausch.

Weitere optionale Felder

Rechtsform (GmbH, AG, GbR usw.) – informatives Feld
Bundesland – für deutsche Geschäftspartner
Handelsregisternummer – aus dem Handelsregister

3.5. Block 4: Abweichende Lieferadresse¶

Füllen Sie diesen Block aus, wenn die Lieferadresse vom rechtlichen Firmensitz des Geschäftspartners abweicht.

Schritt 1. Geben Sie den Namen des Lieferorts ein (optional, z. B. „Lager Nr. 2").

Schritt 2. Füllen Sie die Lieferadresse aus: Straße, Postleitzahl, Ort, Land.

Wenn eine Lieferadresse eingetragen ist, wird sie automatisch in den entsprechenden Abschnitt der Rechnung übertragen.

Geschäftspartner speichern¶

Schritt 1. Klicken Sie nach dem Ausfüllen der gewünschten Felder auf „Geschäftspartner hinzufügen". → Das System prüft die Eingaben.

Schritt 2a. Sind alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt, wird der Geschäftspartner gespeichert und erscheint in der Liste.

Schritt 2b. Bei Fehlern werden die betroffenen Felder rot markiert, und oben im Formular erscheint eine Liste mit den zu korrigierenden Angaben.

4. Benutzerdefinierte Felder¶

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Geschäftspartnern eigene Zusatzinformationen hinzufügen, die im Standardformular nicht vorhanden sind – zum Beispiel eine interne Kundennummer, eine Vertragsnummer oder eine Kundenkategorie.

Benutzerdefinierte Felder erstellen¶

Schritt 1. Klicken Sie auf der Seite „Geschäftspartner" auf „Benutzerdefinierte Felder". → Das Verwaltungsfenster für Felder öffnet sich.

Schritt 2. Klicken Sie auf „Feld hinzufügen".

Schritt 3. Geben Sie den Feldnamen ein (z. B. „Interne Kundennummer").

Schritt 4. Wählen Sie den Datentyp:

Typ	Wann verwenden
Text	Beliebiger Freitext
Zahl	Numerische Werte (Beträge, Codes)
Datum	Datumsangaben (z. B. Vertragsdatum)
Ja/Nein	Boolesche Werte (Kontrollkästchen)

Schritt 5. Setzen Sie bei Bedarf das Häkchen bei „Pflichtfeld" – dann kann ein Geschäftspartner ohne Ausfüllen dieses Felds nicht gespeichert werden.

Schritt 6. Klicken Sie auf „Speichern". → Das Feld erscheint im Formular jedes Geschäftspartners im Abschnitt „Benutzerdefinierte Felder".

Benutzerdefinierte Felder bei einem bestimmten Geschäftspartner verwenden¶

Schritt 1. Öffnen Sie das Formular des gewünschten Geschäftspartners (Anlage oder Bearbeitung).

Schritt 2. Wählen Sie im Abschnitt „Benutzerdefinierte Felder" das gewünschte Feld aus der Dropdown-Liste und klicken Sie auf „Hinzufügen".

Schritt 3. Tragen Sie den Wert des Felds ein.

Schritt 4. Speichern Sie den Geschäftspartner.

Benutzerdefinierte Felder bearbeiten und löschen¶

Im Verwaltungsfenster hat jedes Feld Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen.

Achtung: Das Löschen eines Felds entfernt es zusammen mit allen gespeicherten Werten bei allen Geschäftspartnern.

5. Geschäftspartner bearbeiten¶

Schritt 1. Suchen Sie in der Liste den gewünschten Geschäftspartner und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten" (Stiftsymbol) in seiner Zeile. → Das Formular öffnet sich mit den bereits eingetragenen Daten.

Schritt 2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

Schritt 3. Klicken Sie auf „Änderungen speichern". → Die Daten werden aktualisiert.

Wichtig: Änderungen an einem Geschäftspartner wirken sich nur auf künftige Rechnungen aus. Bereits erstellte Rechnungen behalten die Käuferdaten, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung aktuell waren.

6. Geschäftspartner löschen¶

Schritt 1. Klicken Sie in der Liste auf die Schaltfläche „Löschen" (Papierkorb-Symbol) in der Zeile des gewünschten Geschäftspartners. → Ein Bestätigungsfenster mit dem Namen des Geschäftspartners erscheint.

Schritt 2. Klicken Sie auf „Ja, löschen" zur Bestätigung oder auf „Abbrechen", um zurückzukehren.

Was passiert mit Rechnungen nach dem Löschen? Bereits erstellte Rechnungen werden nicht verändert – sie behalten alle Käuferdaten, die in ihnen gespeichert waren. Der gelöschte Geschäftspartner erscheint lediglich nicht mehr im Verzeichnis und bei der Erstellung neuer Rechnungen.

7. Wie Geschäftspartnerdaten in Rechnungen erscheinen¶

Beim Erstellen einer neuen Rechnung beginnen Sie, den Namen des Geschäftspartners in das Feld „Käufer" einzutippen – das System schlägt Treffer aus Ihrem Verzeichnis vor.

Schritt 1. Klicken Sie im Rechnungsformular auf das Feld „Käufer" oder „Geschäftspartner".

Schritt 2. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens. Das System zeigt passende Vorschläge aus der Liste.

Schritt 3. Wählen Sie den gewünschten Geschäftspartner aus der Liste. → Alle Felder im Abschnitt „Käufer" werden automatisch ausgefüllt.

Welche Felder automatisch ausgefüllt werden¶

Feld in der Rechnung	Wird übernommen aus
Name des Käufers	Feld „Firmenname / vollständiger Name"
Adresse (Straße, Ort, PLZ, Land)	Adressfelder
E-Mail für elektronischen Dokumentenaustausch	Feld „Rechnungs-E-Mail"
Ansprechperson, Telefon, E-Mail	Block „Ansprechperson"
Leitweg-ID	Feld „Leitweg-ID"
USt-IdNr.	Feld „USt-IdNr."
Unternehmenskennung	Feld „Kennung"
Lieferadresse	Block „Lieferadresse" (sofern ausgefüllt)

Wenn im Geschäftspartnerprofil eine Lieferadresse hinterlegt wurde, öffnet sich der Abschnitt „Lieferung" im Rechnungsformular automatisch und wird mit den gespeicherten Daten befüllt.

8. Häufige Fragen¶

Was ist der Unterschied zwischen „Kunde" und „Lieferant"?¶

In BPort kann ein Geschäftspartner gleichzeitig Kunde und Lieferant sein – das sind lediglich Kennzeichnungen, die Ihnen die Orientierung im Verzeichnis erleichtern. Sie haben keinen Einfluss auf die Felder oder die Rechnungsverarbeitung. Die Kennzeichnungen können jederzeit geändert werden.

Kann ich zwei Geschäftspartner mit demselben Namen anlegen?¶

Nein – das System erlaubt keine zwei Geschäftspartner mit exakt identischem Namen innerhalb desselben Unternehmens. Wenn Sie versuchen, ein Duplikat zu speichern, erscheint eine Fehlermeldung. Um ähnliche Partner zu unterscheiden, fügen Sie einen Zusatz in den Namen ein: „Mustermann GmbH (Berlin)" und „Mustermann GmbH (München)".

Wie korrigiere ich Angaben in einer bereits versendeten Rechnung?¶

Das Bearbeiten eines Geschäftspartners im Verzeichnis ändert bereits erstellte Rechnungen nicht. So korrigieren Sie Angaben in einer bestimmten Rechnung:

Öffnen Sie die Rechnung im Bearbeitungsmodus.
Suchen Sie das zu korrigierende Feld im Abschnitt „Käufer".
Nehmen Sie die Korrektur manuell vor.
Speichern Sie die Rechnung.

Wenn eine offizielle Korrektur erforderlich ist (z. B. weil sich die Adresse geändert hat), erstellen Sie eine Gutschrift (korrigierte Rechnung).

Was passiert, wenn die Adresse des Geschäftspartners fehlt?¶

Beim Erstellen einer Rechnung prüft das System, ob die Pflichtfelder des Käufers ausgefüllt sind (Adresse, Ort, Land). Fehlen sie, kann die Rechnung zwar als Entwurf gespeichert werden, lässt sich aber nicht herunterladen oder als E-Rechnung versenden. Der Empfänger würde eine solche Rechnung ablehnen.

Muss ich die Leitweg-ID für alle Geschäftspartner ausfüllen?¶

Nein. Die Leitweg-ID ist ausschließlich bei der Rechnungsstellung an deutsche Behörden erforderlich. Für Privatunternehmen und ausländische Kunden lassen Sie dieses Feld leer oder setzen das Häkchen bei „Keine Leitweg-ID".

Was ist das „Kennungsschema" und muss ich es ausfüllen?¶

Das Kennungsschema gibt den Standard an, nach dem die Unternehmenskennung vergeben wurde (z. B. GLN – die globale Nummer in Handelsnetzwerken, oder 0204 – das Leitweg-Format). Wenn der Geschäftspartner Ihnen keine explizite Kennung mitgeteilt hat, können Sie die Felder „Kennung" und „Schema" leer lassen.

Wie finde ich einen Geschäftspartner, wenn die Liste lang ist?¶

Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift „Geschäftspartner", um die Liste alphabetisch zu sortieren. Für eine schnelle Suche nutzen Sie das Suchfeld direkt beim Erstellen einer Rechnung – dort gibt es eine Suche nach dem Namen des Geschäftspartners.

Gibt es einen Import oder Export von Geschäftspartnern?¶

In der aktuellen Version der Plattform sind keine Funktionen für den Massenimport oder -export von Geschäftspartnern (z. B. aus CSV oder Excel) verfügbar. Geschäftspartner müssen manuell über das Formular angelegt werden.

Kann ich einen Geschäftspartner mehreren Unternehmen zuordnen?¶

Ja. Im Geschäftspartnerformular, im unteren Bereich, befindet sich der Abschnitt „Unternehmen". Wählen Sie die gewünschten Unternehmen aus der Dropdown-Liste und klicken Sie auf „Hinzufügen". Der Geschäftspartner ist dann beim Arbeiten mit jedem der zugeordneten Unternehmen verfügbar.