Unternehmensdaten¶

Nach dem Lesen dieses Abschnitts können Sie die Daten Ihres Unternehmens vollständig ausfüllen, Bankverbindungen hinterlegen, ein Logo hochladen und verstehen, wie diese Informationen in Rechnungen verwendet werden.

Inhalt¶

Warum Unternehmensdaten ausfüllen
Formular öffnen
Abschnitt 1: Allgemeine Angaben
Abschnitt 2: Steuerliche Informationen
Abschnitt 3: Ansprechperson
Abschnitt 4: Zahlungsdaten
Abschnitt 5: Firmenlogo
Rechnungseinstellungen: Nummerierung und Vorlage
Mehrere Unternehmen verwalten
Wie Unternehmensdaten in Rechnungen erscheinen
Häufige Fragen

1. Warum Unternehmensdaten ausfüllen¶

Die Informationen über Ihr Unternehmen werden automatisch in jede neu erstellte Rechnung eingetragen – in den Bereich „Verkäufer". Das bedeutet: Sie müssen Name, Adresse und Bankdaten nicht bei jeder Rechnung erneut eingeben.

Außerdem sind bestimmte Felder für elektronische Rechnungen verpflichtend. Fehlen sie, wird die Rechnung von der Empfangssoftware abgelehnt – zum Beispiel bei Behörden oder in Buchhaltungssystemen großer Unternehmen.

Empfehlung: Füllen Sie die Unternehmensdaten vollständig aus, bevor Sie Ihre erste Rechnung erstellen – das spart Zeit und verhindert Fehler.

2. Formular öffnen¶

Schritt 1. Klicken Sie im Seitenmenü auf „Unternehmen". → Die Liste aller Ihrer Unternehmen öffnet sich.

Schritt 2. Finden Sie das gewünschte Unternehmen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten" (Stiftsymbol) in der entsprechenden Zeile. → Das Bearbeitungsformular für dieses Unternehmen öffnet sich.

3. Abschnitt 1: Allgemeine Angaben¶

Dieser Abschnitt enthält die grundlegenden Informationen zu Ihrer Organisation.

Pflichtfelder¶

Feld	Beispiel	Warum erforderlich
Firmenname	Mustermann GmbH	Wird als Verkäufername in der Rechnung angegeben
Straße und Hausnummer	Musterstraße 12	Adresse des Verkäufers in der Rechnung
Stadt	Berlin	Adresse des Verkäufers in der Rechnung
Postleitzahl	10115	Adresse des Verkäufers in der Rechnung
Land	DE (Deutschland)	Notwendig für die Bestimmung der Steuerregeln

Optionale Felder¶

Handelsname – wenn Ihr Markenname vom juristischen Namen abweicht
Zusätzliche Adresszeilen – z. B. Büronummer oder Etage (über die Schaltfläche „+" hinzufügbar)
Bundesland – Auswahl aus einer Liste (relevant für Deutschland)
Rechtsform – GmbH, AG, GbR, Einzelunternehmen usw.
Geschäftsführer / verantwortliche Person – Name und Funktion
Unternehmenstelefon
Unternehmens-E-Mail
Website

Schritt-für-Schritt-Ausfüllen¶

Schritt 1. Geben Sie im Feld „Firmenname" den vollständigen rechtlichen Namen Ihres Unternehmens ein.

Schritt 2. Geben Sie im Feld „Straße" Straßenname und Hausnummer zusammen ein: Musterstraße 12.

Schritt 3. Füllen Sie „Stadt" und „Postleitzahl" aus.

Schritt 4. Stellen Sie sicher, dass im Feld „Land" das richtige Land ausgewählt ist (Standardwert: Deutschland).

Schritt 5. Füllen Sie bei Bedarf die übrigen Felder aus.

4. Abschnitt 2: Steuerliche Informationen¶

Dieser Abschnitt ist für elektronische Rechnungen besonders wichtig: Ohne korrekte Steuerdaten gilt die Rechnung als ungültig.

Was die Steuernummern bedeuten¶

In Deutschland gibt es zwei verschiedene Steueridentifikatoren:

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) – die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer, beginnt mit DE. Erforderlich für Unternehmen, die Umsatzsteuer abführen. Beispiel: DE123456789
Steuernummer – eine Nummer, die das zuständige Finanzamt zuteilt. Beispiel: 12/345/67890

Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG anwenden, haben möglicherweise keine USt-IdNr. – in diesem Fall wird die Steuernummer verwendet.

Schritt-für-Schritt-Ausfüllen¶

Schritt 1. Falls Ihr Unternehmen eine USt-IdNr. besitzt, tragen Sie diese in das gleichnamige Feld ein. → Sie beginnt in der Regel mit DE.

Schritt 2. Falls Sie keine USt-IdNr. haben (z. B. als Kleinunternehmer nach §19 UStG):

Setzen Sie das Häkchen bei „Keine USt-ID vorhanden". → Das Feld für die USt-IdNr. wird automatisch gesperrt, und das System fordert alternative Angaben an.
Füllen Sie das Pflichtfeld „Steuernummer" aus (die Nummer Ihres Finanzamts).
Füllen Sie das Feld „Handelsregisternummer" aus (sofern vorhanden).
Wählen Sie im Feld „Identifikationsschema" den passenden Typ aus der Liste.

Schritt 3. Das Feld „Elektronische Adresse (Endpoint-ID)" wird automatisch mit Ihrer BPort-E-Mail-Adresse gefüllt – dieses Feld ist nicht manuell bearbeitbar. → Diese Adresse wird für den elektronischen Dokumentenaustausch genutzt, wenn Lieferanten Ihnen Rechnungen direkt in BPort senden.

Schritt 4. (Optional) Falls Sie einen Steuervertreter haben (relevant für ausländische Unternehmen), wählen Sie „Ja" im entsprechenden Feld.

Steuerstatus¶

Falls Sie einen besonderen Steuerstatus angeben möchten, wählen Sie einen der folgenden Werte:

Kleinunternehmer – Steuerbefreiung gemäß §19 UStG
Steuerbefreit – andere Steuerbefreiung
Weiß nicht – das System gibt keinen besonderen Status in Rechnungen aus

5. Abschnitt 3: Ansprechperson¶

Diese Daten erscheinen in der Rechnung als Kontakt für Rückfragen zum Dokument.

Pflichtfelder¶

Feld	Beispiel
Name der Ansprechperson	Anna Muster
Telefon der Ansprechperson	+49 30 12345678
E-Mail der Ansprechperson	rechnung@mustermann.de

Schritt-für-Schritt-Ausfüllen¶

Schritt 1. Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein, der für die Rechnungsstellung zuständig ist.

Schritt 2. Geben Sie die direkte Telefonnummer für Rückfragen zu Rechnungen ein.

Schritt 3. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, über die Kunden bei Fragen zu Rechnungen Kontakt aufnehmen können.

Schritt 4. (Optional) Geben Sie die Berufsbezeichnung der Ansprechperson an.

6. Abschnitt 4: Zahlungsdaten¶

Hier hinterlegen Sie die Zahlungsinformationen, die im Abschnitt „Zahlung" Ihrer Rechnungen erscheinen.

Schritt 1: Zahlungsart wählen¶

Wählen Sie im Dropdown „Zahlungsart" eine der folgenden Optionen:

Option	Wann verwenden
SEPA-Überweisung (Standard)	Standardüberweisung innerhalb Europas
SEPA-Lastschrift	Wenn Sie Beträge per Lastschriftmandat vom Kunden einziehen
Internationale Überweisung	Für Zahlungen außerhalb des SEPA-Raums
Bar	Barzahlung bei Erhalt

→ Je nach Auswahl erscheinen weitere Pflichtfelder (siehe unten).

Schritt 2: Bankverbindung (für SEPA- und internationale Überweisungen)¶

Schritt 2a. Geben Sie im Feld „IBAN" Ihre Kontonummer im IBAN-Format ein. → Beispiel: DE89370400440532013000

Schritt 2b. Geben Sie im Feld „Bankname" den Namen Ihrer Bank ein (optional).

Schritt 2c. Das Feld „Kontoinhaber" wird automatisch mit dem Firmennamen gefüllt. Ändern Sie den Namen, wenn der Kontoinhaber vom Firmennamen abweicht.

Schritt 2d. Geben Sie im Feld „BIC" den internationalen Bankcode (SWIFT/BIC) ein. → Beispiel: COBADEFFXXX

Wenn der Kontoinhaber vom Firmennamen abweicht, erscheint automatisch ein zusätzlicher Block „Zahlungsempfänger weicht ab". Füllen Sie diesen mit den Daten des tatsächlichen Empfängers aus.

Schritt 3: Lastschriftmandat (nur bei SEPA-Lastschrift)¶

Wenn Sie SEPA-Lastschrift gewählt haben, füllen Sie folgende Felder aus:

Kontonummer des Zahlungspflichtigen – IBAN des Kunden, von dem abgebucht wird
Mandatsreferenznummer – Kennnummer des Lastschriftmandats
Gläubiger-ID (SEPA) – Ihre Identifikationsnummer als Lastschriftgläubiger

7. Abschnitt 5: Firmenlogo¶

Das Logo erscheint im Briefkopf der PDF-Version Ihrer Rechnungen.

Logo hochladen¶

Variante A – per Drag & Drop:

Schritt 1. Ziehen Sie die Bilddatei in den Uploadbereich. → Der Bereich leuchtet auf, sobald sich die Datei darüber befindet.

Schritt 2. Lassen Sie die Datei los. → Das Logo erscheint in der Vorschau.

Variante B – über den Dateiauswahldialog:

Schritt 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei auswählen" im Uploadbereich. → Der standardmäßige Dateiauswahldialog öffnet sich.

Schritt 2. Wählen Sie eine Bilddatei aus und klicken Sie auf „Öffnen". → Das Logo erscheint in der Vorschau.

Technische Anforderungen¶

Zulässige Formate: PNG, JPG, SVG und andere Bildformate
Maximale Dateigröße: 5 MB

Logo entfernen¶

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen" (Papierkorb-Symbol) neben der Logo-Vorschau. → Das Logo wird gelöscht. Rechnungen werden künftig ohne Logo erstellt.

8. Rechnungseinstellungen: Nummerierung und Vorlage¶

Diese Einstellungen bestimmen das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen und das Format der Rechnungsnummern.

Einstellungen öffnen¶

Schritt 1. Klicken Sie im Seitenmenü auf „Unternehmen".

Schritt 2. Finden Sie das gewünschte Unternehmen in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen" (Zahnrad-Symbol). → Das Einstellungsfenster öffnet sich.

Rechnungsnummerierung¶

Legen Sie das Format fest, das für die automatische Nummerierung verwendet wird:

Parameter	Beschreibung	Beispiel
Präfix	Buchstaben vor der Nummer	`RE`, `AR`, `R` oder eigene Angabe
Jahresformat	Jahr in die Nummer einbeziehen	`2025` oder `25` oder ohne Jahr
Monat einbeziehen	Monat zur Nummer hinzufügen	Ja / Nein
Trennzeichen	Zeichen zwischen den Teilen	`/`, `-` oder kein Trennzeichen
Startnummer	Ab welcher Zahl beginnen	`1`, `100`, `2024001`

Vorschau: Rechts neben den Einstellungen wird in Echtzeit ein Beispiel der nächsten Rechnungsnummer angezeigt.

Beispielergebnis: Bei den Einstellungen RE + / + 2025 + / + 001 entsteht → RE/2025/001

Gestaltungsvorlage¶

Fußzeilenstil: Wählen Sie „Zeilen" (Angaben in einer Zeile) oder „Blöcke" (Angaben in Blöcken) – beeinflusst die Darstellung der Angaben im unteren Teil der PDF-Rechnung.
Kopfzeilenvorlage: Wählen Sie aus den verfügbaren Gestaltungsvarianten für den oberen Teil der Rechnung.
Rabattblock: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Rabattbereich stets in der Rechnung angezeigt werden soll.

9. Mehrere Unternehmen verwalten¶

BPort ermöglicht die Verwaltung mehrerer Unternehmen in einem einzigen Konto. Das ist praktisch, wenn Sie mehrere juristische Personen führen oder für verschiedene Organisationen arbeiten.

Neues Unternehmen anlegen¶

Schritt 1. Klicken Sie im Seitenmenü auf „Unternehmen".

Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Unternehmen hinzufügen". → Das Formular für ein neues Unternehmen öffnet sich.

Schritt 3. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus (siehe Abschnitte oben) und klicken Sie auf „Speichern". → Das Unternehmen wird angelegt und erscheint in der Liste.

Zwischen Unternehmen wechseln¶

Schritt 1. Klicken Sie oben auf der Seite oder im Seitenmenü auf den Namen des aktuellen Unternehmens. → Eine Liste aller Ihrer Unternehmen erscheint.

Schritt 2. Wählen Sie das gewünschte Unternehmen aus. → Die Oberfläche wechselt zum ausgewählten Unternehmen: Sie sehen nur dessen Rechnungen, Einstellungen und Geschäftspartner.

Unternehmen löschen¶

Achtung: Das Löschen eines Unternehmens ist unwiderruflich. Alle zugehörigen Rechnungen und Daten werden gelöscht.

Schritt 1. Klicken Sie im Seitenmenü auf „Unternehmen".

Schritt 2. Finden Sie das Unternehmen in der Liste und klicken Sie auf „Löschen". → Eine Sicherheitsabfrage mit dem Unternehmensnamen erscheint.

Schritt 3. Bestätigen Sie das Löschen.

Mitarbeiter zum Unternehmen einladen¶

Schritt 1. Klicken Sie in der Unternehmensübersicht auf die Schaltfläche „Benutzer einladen" neben dem gewünschten Unternehmen.

Schritt 2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und klicken Sie auf „Einladung senden". → Der Mitarbeiter erhält eine Einladungs-E-Mail und hat nach deren Annahme Zugriff auf die Daten dieses Unternehmens.

10. Wie Unternehmensdaten in Rechnungen erscheinen¶

Beim Erstellen einer neuen Rechnung füllt das System den Bereich „Verkäufer" automatisch mit den Daten Ihres Unternehmens:

Daten im Unternehmensprofil	Feld in der Rechnung
Firmenname	Name des Verkäufers
Adresse (Straße, Stadt, PLZ, Land)	Adresse des Verkäufers
USt-IdNr. / Steuernummer	Steuerkennung des Verkäufers
Name der Ansprechperson	Kontakt für die Rechnung
E-Mail der Ansprechperson	E-Mail-Adresse für Rückfragen
IBAN, BIC, Bankname	Zahlungsverbindung
Zahlungsart	Zahlungsart in der Rechnung
Logo	Briefkopf der PDF-Rechnung

Wenn Sie die Unternehmensdaten ändern, wirken sich diese Änderungen nur auf neue Rechnungen aus. Bereits erstellte Rechnungen enthalten die Daten, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung aktuell waren.

11. Häufige Fragen¶

Was passiert, wenn Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind?¶

Wenn Sie versuchen, eine Rechnung zu speichern, prüft das System die Unternehmensdaten. Fehlen Pflichtfelder, erscheint oben im Formular ein „Achtung!"-Hinweis mit einer Liste der fehlenden Angaben. Die Rechnung kann zwar als Entwurf gespeichert werden, lässt sich aber erst nach Behebung aller Fehler herunterladen oder als E-Rechnung versenden.

Welche Felder werden für die Rechnungsstellung an Behörden benötigt?¶

Für die Ausstellung von Rechnungen an deutsche Behörden (XRechnung) sind folgende Felder verpflichtend:

Firmenname
Vollständige Adresse (Straße, Stadt, PLZ, Land)
Steuerkennung (USt-IdNr. oder Steuernummer)
Ansprechperson (Name, Telefon, E-Mail)
IBAN und BIC

Fehlt auch nur eines dieser Felder, wird die Rechnung bei der automatischen Prüfung abgelehnt.

Wie ändere ich Angaben in bereits ausgestellten Rechnungen?¶

Ausgestellte Rechnungen speichern die Daten, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung aktuell waren. So ändern Sie Angaben in einer einzelnen Rechnung:

Schritt 1. Öffnen Sie die Rechnungsliste und suchen Sie die gewünschte Rechnung.

Schritt 2. Klicken Sie auf „Bearbeiten".

Schritt 3. Korrigieren Sie die entsprechenden Felder direkt im Rechnungsformular.

Schritt 4. Speichern Sie die Änderungen.

Wenn eine korrigierende Abrechnung notwendig ist (z. B. weil sich die Adresse geändert hat), erstellen Sie eine Gutschrift (korrigierte Rechnung).

Was ist der Unterschied zwischen USt-IdNr. und Steuernummer?¶

USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) – wird vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben und beginnt mit DE. Sie ist erforderlich für Rechnungen mit Mehrwertsteuer und für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU.
Steuernummer – wird vom zuständigen Finanzamt vergeben. Sie wird in Rechnungen verwendet, wenn keine USt-IdNr. vorhanden ist (zum Beispiel bei Kleinunternehmern).

Wenn Sie beides besitzen, wird in der Rechnung in der Regel die USt-IdNr. angegeben.

Was ist die Endpoint-ID und wofür wird sie benötigt?¶

Die Endpoint-ID ist die elektronische Adresse Ihres Unternehmens im System für den elektronischen Dokumentenaustausch. In BPort wird sie automatisch auf Basis Ihrer E-Mail-Adresse bei der Registrierung erstellt. Diese Adresse können Sie an Ihre Lieferanten weitergeben – dann können diese Rechnungen direkt in BPort an Sie senden, wo sie automatisch im Posteingang erscheinen.

Kann ich für verschiedene Kunden unterschiedliche Bankdaten verwenden?¶

Die Unternehmensdaten gelten für die gesamte Organisation und sind für alle Rechnungen identisch. Wenn Sie unterschiedliche Angaben benötigen (z. B. verschiedene Bankkonten für verschiedene Kunden), legen Sie dafür ein eigenes Unternehmen in BPort an.

Das Logo lässt sich nicht hochladen – was tun?¶

Überprüfen Sie Folgendes:

Dateiformat – es sind ausschließlich Bilddateien zulässig (PNG, JPG, SVG usw.). Word-Dokumente oder PDFs werden nicht akzeptiert.
Dateigröße – die Datei darf 5 MB nicht überschreiten.
Internetverbindung – laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut.