Rechnungsübersicht: Arbeiten mit dem Archiv¶

Der Bereich „Meine Rechnungen" ist das zentrale Archiv aller Ihrer Dokumente. Hier werden ausgehende und eingehende Rechnungen sowie Entwürfe mit vollständiger Änderungshistorie gespeichert. Nutzen Sie Suche, Filter und Sortierung, um benötigte Dokumente schnell unter Hunderten von Einträgen zu finden.

Inhalt¶

Drei Registerkarten der Rechnungsübersicht
Suche, Filter und Sortierung
Rechnungsstatus
Rechnung als bezahlt markieren
Rechnungen herunterladen
Rechnungen löschen
Änderungshistorie
Validierungsfehler einsehen

1. Drei Registerkarten¶

Der Bereich „Meine Rechnungen" ist in drei Registerkarten unterteilt. Wechseln Sie je nach Bedarf zwischen ihnen.

Registerkarte „Ausgehend"¶

Hier befinden sich alle Rechnungen, die Sie an Ihre Kunden und Geschäftspartner ausgestellt haben.

Spalte	Angezeigter Inhalt
Bezahlt	Zahlungsstatus (grüner Haken bei bezahlten Rechnungen)
Fälligkeitsdatum	Datum, bis zu dem der Kunde zahlen muss
Rechnungsnummer	Ihre interne Dokumentennummer
Geschäftspartner	Unternehmensname oder Name des Empfängers
Projektreferenz	Projekt- oder Bestellnummer (falls angegeben)
E-Mail	E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers
Erstellungsdatum	Wann die Rechnung erstellt wurde
Betrag	Gesamtbetrag und Währung
Format	Dateiformat: UBL oder CII (ZUGFeRD)
Aktionen	Menü mit Dokumentenoperationen

Registerkarte „Eingehend"¶

Hier befinden sich Rechnungen von Ihren Lieferanten — automatisch über den Endpunkt empfangene sowie manuell hochgeladene Dokumente.

Spalte	Angezeigter Inhalt
Status	Aktueller Dokumentstatus (Details in Abschnitt 3)
Fälligkeitsdatum	Datum, bis zu dem die Rechnung zu bezahlen ist
Rechnungsnummer	Dokumentnummer des Lieferanten
Geschäftspartner	Name des Lieferantenunternehmens
E-Mail	E-Mail-Adresse des Lieferanten
Erstellungsdatum	Wann die Rechnung im System eingegangen ist
Betrag	Gesamtbetrag und Währung
Format	Dateiformat: UBL oder CII
Validierung	Prüfergebnis (grüner Haken oder roter Kreis mit X)
Aktionen	Menü mit Dokumentenoperationen

Registerkarte „Entwürfe"¶

Hier werden unfertige Rechnungen gespeichert, die Sie noch nicht endgültig gespeichert haben. Ein Entwurf wurde noch nicht an den Geschäftspartner gesendet und ist nur für Sie sichtbar.

Spalte	Angezeigter Inhalt
Status	Immer „Entwurf"
Fälligkeitsdatum	Fälligkeitsdatum, falls bereits eingetragen
Rechnungsnummer	Vorläufige Nummer (falls eingetragen)
Geschäftspartner	Name des Empfängers (falls eingetragen)
Projektreferenz	Projektnummer (falls eingetragen)
E-Mail	E-Mail des Empfängers (falls eingetragen)
Zuletzt geändert	Wann der Entwurf zuletzt bearbeitet wurde
Betrag	Vorläufiger Betrag
Format	Dateiformat
Aktionen	Menü mit Dokumentenoperationen

2. Suche, Filter und Sortierung¶

Suche¶

Das Suchfeld befindet sich oben auf der Seite.

Schritt 1. Klicken Sie auf das Feld „Suche" oberhalb der Tabelle.

Schritt 2. Beginnen Sie mit der Eingabe. Die Suche durchsucht gleichzeitig folgende Felder:

Rechnungsnummer
Name des Geschäftspartners
E-Mail-Adresse des Geschäftspartners

Schritt 3. Die Ergebnisse werden automatisch nach einem kurzen Moment aktualisiert.

Um die Suche zu löschen, klicken Sie auf das Symbol × am rechten Ende des Suchfelds.

Filter¶

Schritt 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter" oberhalb der Tabelle. → Eine Filterleiste mit Einstellungsmöglichkeiten öffnet sich.

Schritt 2. Legen Sie die gewünschten Bedingungen fest:

Filter	Felder	Beschreibung
Betrag	„Von" und „Bis"	Mindest- und Höchstbetrag der Rechnung (in der Rechnungswährung)
Fälligkeitsdatum	„Datum von" und „Datum bis"	Zeitraum, innerhalb dessen die Rechnung fällig ist

Schritt 3. Klicken Sie auf „Filter anwenden". → Die Tabelle wird aktualisiert und zeigt nur Rechnungen an, die den Bedingungen entsprechen. Die Seitennummerierung wird auf Seite 1 zurückgesetzt.

Filter lassen sich kombinieren: Sie können beispielsweise gleichzeitig einen Betragsbereich und einen Fälligkeitszeitraum festlegen.

Filter speichern¶

Wenn Sie bestimmte Filterbedingungen häufig verwenden, können Sie diese speichern:

Schritt 1. Stellen Sie die gewünschten Filter in der Filterleiste ein.

Schritt 2. Klicken Sie auf „Filter speichern". → Die aktuellen Einstellungen werden gespeichert. Beim nächsten Mal genügt ein Klick auf „Gespeicherten Filter anwenden", um sie sofort wiederherzustellen.

Filter zurücksetzen¶

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter zurücksetzen" in der Filterleiste. → Alle Bedingungen werden gelöscht und die Tabelle zeigt wieder die vollständige Liste.

Sortierung¶

Klicken Sie auf die Überschrift einer beliebigen Spalte, um die Liste nach diesem Feld zu sortieren.

Erster Klick → aufsteigend (von kleiner zu groß, von alt zu neu, A→Z)
Zweiter Klick → absteigend (von groß zu klein, von neu zu alt, Z→A)

Die aktive Sortierspalte wird durch einen Pfeil nach oben oder unten gekennzeichnet.

Standardmäßig ist die Liste nach Erstellungsdatum absteigend sortiert — die neuesten Rechnungen erscheinen zuerst.

Sortierbare Spalten:

Registerkarte	Sortierbare Spalten
Ausgehend	Bezahlt, Fälligkeitsdatum, Projektreferenz, E-Mail, Erstellungsdatum, Betrag
Eingehend	Status, Fälligkeitsdatum, E-Mail, Erstellungsdatum, Betrag
Entwürfe	Status, Fälligkeitsdatum, Projektreferenz, E-Mail, Zuletzt geändert, Betrag

Seitennavigation¶

Am unteren Rand der Seite befindet sich die Seitennavigation. Die Anzahl der Einträge pro Seite kann gewählt werden:

10 (Standard)
50
100

Die aktuelle Position wird angezeigt als: „Angezeigt X–Y von Z".

3. Rechnungsstatus¶

Der Status einer Rechnung zeigt ihren aktuellen Bearbeitungsstand. In der Registerkarte „Ausgehend" wird der Status in der Spalte „Bezahlt" angezeigt, in den Registerkarten „Eingehend" und „Entwürfe" als farbige Statusmarke in der Spalte „Status".

Status	Farbe	Bedeutung
Ausstehend	Orange	Rechnung wurde ausgestellt und versendet, Zahlung ist noch nicht eingegangen
Bezahlt	Grün	Zahlung wurde mit Angabe des Zahlungsdatums erfasst
Abgelehnt	Rot	Rechnung wurde storniert, zurückgezogen oder vom Empfänger abgelehnt
Entwurf	Grau	Unfertige Rechnung, noch nicht an den Geschäftspartner gesendet

Der Status „Ausstehend" ändert sich nicht automatisch — das System überwacht keine tatsächlichen Zahlungseingänge auf Ihrem Bankkonto. Die Zahlungsmarkierung muss manuell gesetzt werden, nachdem der Zahlungseingang bestätigt wurde.

4. Rechnung als bezahlt markieren¶

Einzelne Rechnung¶

Schritt 1. Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Rechnung auf die Aktionsschaltfläche (⋮) in der letzten Spalte rechts.

Schritt 2. Wählen Sie „Status ändern". → Ein Dialogfenster öffnet sich.

Schritt 3. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Bezahlt". → Ein Datumsfeld für das Zahlungsdatum erscheint.

Schritt 4. Geben Sie das Zahlungseingangsdatum an. → Es kann jedes Datum bis einschließlich heute gewählt werden.

Schritt 5. Klicken Sie auf „Bestätigen". → Der Rechnungsstatus wechselt zu „Bezahlt", in der Spalte erscheint eine grüne Markierung mit Datum.

Mehrere Rechnungen gleichzeitig (nur Registerkarte „Eingehend")¶

Schritt 1. Setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Rechnungen (oder in der Titelzeile für alle).

Schritt 2. Klicken Sie in der Massenaktionsleiste auf „Status ändern".

Schritt 3. Geben Sie das Zahlungsdatum an und klicken Sie auf „Bestätigen". → Alle ausgewählten Rechnungen erhalten den Status „Bezahlt".

Kann die Zahlungsmarkierung rückgängig gemacht werden?¶

Eine direkte Schaltfläche „Zahlung rückgängig machen" gibt es nicht. Falls die Markierung versehentlich gesetzt wurde, nutzen Sie erneut „Status ändern" und wählen Sie einen anderen Status.

5. Rechnungen herunterladen¶

Einzelne Rechnung herunterladen¶

Schritt 1. Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Rechnung auf die Aktionsschaltfläche (⋮).

Schritt 2. Wählen Sie „Herunterladen". → Die Datei wird auf den Computer heruntergeladen:

.pdf — bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format (CII)
.xml — bei Rechnungen im UBL-/E-Rechnungsformat

Mehrere Rechnungen gleichzeitig herunterladen¶

Schritt 1. Setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Rechnungen. → Die Massenaktionsleiste erscheint oberhalb der Tabelle.

Schritt 2. Klicken Sie in der Massenaktionsleiste auf „Herunterladen". → Alle ausgewählten Rechnungen werden in einem ZIP-Archiv zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen.

Dateiname des Archivs:

Für ausgehende Rechnungen: outgoing_invoices.zip
Für eingehende Rechnungen: incoming_invoices.zip

Das ZIP-Archiv enthält für jede ausgewählte Rechnung eine separate Datei. Entpacken Sie das Archiv mit einem gängigen Programm (7-Zip, WinRAR oder den integrierten Tools von Windows/macOS).

6. Rechnungen löschen¶

Welche Rechnungen können gelöscht werden¶

Rechnungen jedes Typs können gelöscht werden: ausgehende, eingehende und Entwürfe.

Wichtiger Hinweis. Das Löschen einer Rechnung in BPort ist kein rechtlich wirksamer Vorgang und storniert das Dokument nicht im rechtlichen Sinne. Wenn eine bereits versendete Rechnung einen Fehler enthält — erstellen Sie eine Gutschrift (Typ 381) und löschen Sie die Rechnung nicht. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Rechnung erstellen".

Einzelne Rechnung löschen¶

Schritt 1. Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Rechnung auf die Aktionsschaltfläche (⋮).

Schritt 2. Wählen Sie „Löschen". → Ein Bestätigungsdialog mit den Rechnungsdaten (Nummer, Betrag, E-Mail des Geschäftspartners) öffnet sich.

Schritt 3. Vergewissern Sie sich, dass das richtige Dokument ausgewählt ist, und klicken Sie auf „Löschen". → Die Rechnung wird aus der Liste entfernt.

Mehrere Rechnungen löschen¶

Schritt 1. Setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Rechnungen.

Schritt 2. Klicken Sie in der Massenaktionsleiste auf „Löschen". → Ein Bestätigungsdialog mit der Liste aller ausgewählten Dokumente öffnet sich.

Schritt 3. Prüfen Sie die Liste und klicken Sie auf „Löschen". → Alle ausgewählten Rechnungen werden gelöscht.

Kann ein gelöschtes Dokument wiederhergestellt werden?¶

Nein. Das Löschen ist unwiderruflich. Laden Sie die Rechnungsdatei herunter, bevor Sie ein Dokument löschen, falls es später noch benötigt werden könnte.

7. Änderungshistorie¶

Für jede Rechnung führt das System eine vollständige Vorgangshistorie — wer wann was geändert hat.

So öffnen Sie die Historie¶

Schritt 1. Klicken Sie in der Zeile der gewünschten Rechnung auf die Aktionsschaltfläche (⋮).

Schritt 2. Wählen Sie „Aktionsverlauf" (Uhrsymbol). → Ein Fenster mit der chronologischen Vorgangsliste des Dokuments öffnet sich.

Der Menüpunkt „Aktionsverlauf" ist im Mehrfachauswahlmodus nicht verfügbar. Heben Sie die Auswahl auf, um diese Funktion zu nutzen.

Was die Historie anzeigt¶

Spalte	Inhalt
Datum und Uhrzeit	Exakter Zeitpunkt des Vorgangs im Format TT.MM.JJJJ HH:MM:SS
Aktion	Art des Vorgangs (siehe Tabelle unten)
Änderungen	Liste geänderter Felder: „Feldname: alter Wert → neuer Wert"
Benutzer	Wer den Vorgang ausgeführt hat — Benutzername oder „System"

Aktionstypen in der Historie¶

Aktion	Bedeutung
Erstellt	Die Rechnung wurde erstellt
Geändert	An der Rechnung wurden Anpassungen vorgenommen; in der Spalte „Änderungen" stehen die geänderten Felder
Gelöscht	Die Rechnung wurde gelöscht (der Eintrag kann in der Historie erhalten bleiben)
Status geändert	Der Dokumentstatus wurde aktualisiert

8. Validierungsfehler einsehen¶

Validierungsfehler werden in der Spalte „Validierung" in der Registerkarte „Eingehend" angezeigt.

Symbole in der Spalte „Validierung"¶

Symbol	Bedeutung
✅ Grüner Haken	Rechnung hat alle Prüfungen fehlerfrei bestanden
❌ Roter Kreis mit X	In der Rechnung wurden Validierungsfehler gefunden
— „Nicht geprüft"	Für diese Rechnung wurde keine Validierung durchgeführt

Fehlerdetails einsehen¶

Schritt 1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das rote Symbol ❌ in der Zeile der gewünschten Rechnung. → Eine Quickinfo mit allen gefundenen Problemen erscheint.

Die Fehler sind in drei Gruppen gegliedert:

Gruppe	Inhalt
Fehlende Pflichtfelder	Liste der Pflichtangaben, ohne die eine Rechnung nicht gültig ist (BT-1, BT-34 usw.)
Inhaltliche Fehler	Fehlerhafte Werte in bestimmten Feldern (z. B. falsches Format der USt-IdNr.)
KOSIT-Fehler	Verstöße gegen die Regeln von XRechnung 3.0 / PEPPOL EN16931 — mit Fehlercode und Angabe der betroffenen Felder

Typische Gründe, warum eine Rechnung nicht akzeptiert wird¶

Problem	Bedeutung	Maßnahme
BT-34 fehlt	Elektronische Adresse des Lieferanten nicht angegeben	Lieferanten bitten, das Feld EndpointID auszufüllen
BT-1 fehlt	Keine Rechnungsnummer vorhanden	Lieferanten um Korrektur bitten
Fehler bei Betrag/MwSt.	Gesamtbeträge stimmen nicht überein	Korrigierte Rechnung beim Lieferanten anfordern
KOSIT-Fehler	Dokument entspricht nicht XRechnung 3.0	Lieferant muss Software aktualisieren oder Format korrigieren

Vorgehensweise bei einer ungültigen Eingangsrechnung¶

Schritt 1. Bewegen Sie den Mauszeiger über das rote Symbol, um die Fehlerdetails einzusehen.

Schritt 2. Notieren Sie die Codes der fehlerhaften Felder (BT-Nummern).

Schritt 3. Kontaktieren Sie den Lieferanten, erläutern Sie den Fehler und fordern Sie eine korrigierte Rechnung an.

Schritt 4. Laden Sie die korrigierte Datei über die Schaltfläche „Rechnung hochladen" in der Registerkarte „Eingehend" erneut hoch.

Eine ungültige Rechnung muss nicht gelöscht werden — sie verbleibt zur Dokumentation im Archiv. Die korrigierte Rechnung laden Sie als separates Dokument hoch.