Produkte und Leistungen¶

Nach dem Lesen dieses Abschnitts können Sie Ihren Produktkatalog pflegen, Positionen mit Preisen und Steuersätzen anlegen und sie beim Erstellen von Rechnungen schnell einfügen.

Inhalt¶

Warum einen Katalog pflegen
Produktliste: Navigation und Sortierung
Neues Produkt oder neue Leistung anlegen
Formularfelder im Detail
Mehrwertsteuersätze und Steuerbefreiungen
Mengeneinheiten
Staffelpreise
Position bearbeiten
Position löschen
Wie der Katalog beim Erstellen von Rechnungen genutzt wird
Häufige Fragen

1. Warum einen Katalog pflegen¶

Der Katalog ist ein Verzeichnis der Produkte und Leistungen, die Sie regelmäßig verkaufen. Statt Bezeichnung, Preis und Steuersatz bei jeder Rechnung neu einzugeben, wählen Sie einfach eine Position aus der Liste – und alle Felder der Rechnungszeile werden automatisch ausgefüllt.

Vorteile:

Geschwindigkeit – Rechnungszeilen werden mit einem Klick befüllt
Genauigkeit – Preise und MwSt.-Codes stammen immer aus einer einzigen Quelle
Übersicht – alle Artikelnummern und Beschreibungen an einem Ort

Katalog öffnen¶

Klicken Sie im Seitenmenü auf „Produkte". → Die Tabelle mit allen Positionen des Katalogs für das aktuelle Unternehmen öffnet sich.

Tabellenspalten¶

Spalte	Inhalt
Nr.	Laufende Nummer
Bezeichnung	Name des Produkts oder der Leistung
Beschreibung	Kurzbeschreibung (sofern eingetragen)
Preis	Stückpreis in Euro
MwSt.	Steuersatz in Prozent
Aktionen	Schaltfläche zum Bearbeiten

Sortierung¶

Klicken Sie auf die Überschrift einer beliebigen Spalte, um die Liste zu sortieren. → Ein erneuter Klick wechselt die Richtung (absteigend ↔ aufsteigend).

Standardmäßig ist die Liste nach dem Anlagedatum sortiert – neue Positionen erscheinen zuerst.

Eine Suchfunktion gibt es auf dieser Seite nicht. Beim Erstellen einer Rechnung ist die Suche direkt im Formular verfügbar – tippen Sie einfach den Namen der Position ein, und das System schlägt passende Einträge vor.

3. Neues Produkt oder neue Leistung anlegen¶

Schritt 1. Klicken Sie auf der Seite „Produkte" auf die Schaltfläche „Produkt hinzufügen". → Das Formular zum Anlegen einer Position öffnet sich.

Schritt 2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus: „Bezeichnung" und „Preis".

Schritt 3. Wählen Sie die Mengeneinheit aus dem Dropdown (Standard: Stück).

Schritt 4. Wählen Sie den MwSt.-Satz: 19 %, 7 % oder 0 %. → Bei Auswahl von 0 % erscheint ein zusätzliches Pflichtfeld für den Steuerbefreiungsgrund.

Schritt 5. Füllen Sie bei Bedarf die optionalen Felder aus: Beschreibung, Artikelnummer.

Schritt 6. Klicken Sie auf „Produkt hinzufügen". → Die Position wird gespeichert und erscheint in der Liste.

4. Formularfelder im Detail¶

Pflichtfelder¶

Bezeichnung – Name des Produkts oder der Leistung, der in der Rechnungszeile angezeigt wird.

Maximale Länge: 150 Zeichen
Sollte eindeutig sein, damit die Suche beim Erstellen von Rechnungen korrekt funktioniert

Stückpreis – Preis pro Einheit in Euro.

Zweistellige Dezimalzahl (Beispiel: 49.90)

Optionale Felder¶

Artikelnummer (SKU) – Ihre interne Kennung für diese Position.

Maximale Länge: 100 Zeichen
Muss innerhalb des Unternehmenskatalogs eindeutig sein (sofern eingetragen)
Wird automatisch in das Feld „Artikelnummer des Verkäufers" der Rechnungszeile übernommen

Beschreibung – Zusatzinformationen zum Produkt oder zur Leistung.

Maximale Länge: 300 Zeichen
Wird automatisch in das Beschreibungsfeld der Rechnungszeile übernommen

Mengeneinheit – siehe Abschnitt Mengeneinheiten.

MwSt.-Satz – siehe Abschnitt Mehrwertsteuersätze.

5. Mehrwertsteuersätze und Steuerbefreiungen¶

Verfügbare Steuersätze¶

Im Formular stehen drei Optionen zur Verfügung:

Satz	Wann verwenden
19 %	Regelsteuersatz für die meisten Waren und Dienstleistungen in Deutschland
7 %	Ermäßigter Satz (Lebensmittel, Bücher, bestimmte Dienstleistungen)
0 %	Nullsatz – erfordert Auswahl eines Steuerbefreiungsgrunds

Steuerbefreiung (Steuersatz 0 %)¶

Wenn Sie 0 % wählen, verlangt das System die Angabe eines Befreiungsgrunds – das ist eine Pflichtanforderung elektronischer Rechnungen im Format XRechnung/ZUGFeRD.

Rechts neben dem MwSt.-Feld erscheint ein zusätzliches Dropdown. Wählen Sie den passenden Eintrag:

Bezeichnung	Wann verwenden
Nullsatz	Nullbesteuerte Lieferung innerhalb der EU
Nicht steuerbar	Umsatz unterliegt nicht der Mehrwertsteuer
Ausfuhr außerhalb der EU	Ware oder Leistung wird außerhalb der Europäischen Union geliefert
Innergemeinschaftliche Lieferung	Warenlieferung an einen Abnehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat
Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge)	Die Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über
Differenzbesteuerung – Transportmittel	Erwerb gebrauchter Transportmittel
Differenzbesteuerung – gebrauchte Waren	Erwerb gebrauchter Güter zur Weiterveräußerung
Differenzbesteuerung – Kunstgegenstände	Erwerb von Kunstwerken
Differenzbesteuerung – Sammlerstücke und Antiquitäten	Erwerb von Sammlerstücken oder Antiquitäten
Kanarische Inseln / Ceuta, Melilla	Besondere Steuerzonen Spaniens

Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Code Sie verwenden sollen, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Ein falscher Befreiungsgrund kann zur Ablehnung der Rechnung führen.

Was diese Codes für elektronische Rechnungen bedeuten¶

Im Standard für elektronische Rechnungen (UBL/ZUGFeRD) muss jede Rechnungszeile zwingend eine Steuerkategorie enthalten. Wenn Sie Steuersatz und Befreiungsgrund auswählen, setzt das System automatisch die richtigen Codes im XML-Dokument:

19 % oder 7 % → Kategorie S (Regelbesteuerung / ermäßigter Satz)
Reverse Charge → Kategorie AE
Ausfuhr außerhalb der EU → Kategorie G
Innergemeinschaftliche Lieferung → Kategorie K
Nicht steuerbar → Kategorie O
EU-Nullsatz → Kategorie Z

Sie müssen diese Codes nicht kennen – es reicht, die passende Beschreibung aus der Liste auszuwählen.

6. Mengeneinheiten¶

Verfügbare Einheiten¶

Das System verwendet internationale UN-Codes (UN/ECE-Empfehlung Nr. 20), die im Standard für elektronische Rechnungen vorgeschrieben sind. Sie müssen die Codes selbst nicht kennen – wählen Sie einfach die verständliche Bezeichnung aus der Liste:

Einheit	Code	Wann verwenden
Stück	C62	Waren, Artikel, stückweise Verkäufe (Standard)
Stunde	HUR	Stundenweise abgerechnete Dienstleistungen, Beratung
Tag	DAY	Tagesweise Vermietung, Tagesarbeit
Minute	MIN	Minutenweise abgerechnete Leistungen
Kilogramm	KGM	Gewichtsware
Meter	MTR	Lineare Materialien (Rohre, Kabel, Stoffe)
Quadratmeter	MTK	Flächenbezogene Arbeiten oder Materialien
Kubikmeter	MTQ	Volumenlieferungen (Sand, Beton)
Liter	LTR	Flüssigkeiten
Kilometer	KMT	Transportdienstleistungen
Tonne	TNE	Großladungen
Kilowattstunde	KWH	Elektrische Energie

Waren und Dienstleistungen: Unterschied bei elektronischen Rechnungen¶

In BPort gibt es keine getrennten Typen „Ware" und „Dienstleistung" – es gibt ein einheitliches Formular für alle Positionen. Der Unterschied wird über die Mengeneinheit abgebildet:

Ware → Einheit „Stück" (C62), „Kilogramm", „Meter" usw.
Dienstleistung → Einheit „Stunde" (HUR), „Tag" (DAY), „Minute" (MIN)

Dies entspricht vollständig den Anforderungen des XRechnung-Standards: Im elektronischen Rechnungsformat gibt es kein separates Typfeld, die Mengeneinheit gibt jedoch eindeutig Aufschluss über die Art der Lieferung.

7. Staffelpreise¶

Für Produkte, die ab einer bestimmten Menge günstiger angeboten werden, können Sie Mengenrabattkonditionen hinterlegen.

Schritt 1. Klicken Sie im Produktformular auf die Schaltfläche „Zusätzliche Felder". → Zwei weitere Felder erscheinen.

Schritt 2. Geben Sie im Feld „Mindestmenge für Staffelpreis" die Mengenschwelle ein (Beispiel: 100).

Schritt 3. Geben Sie im Feld „Staffelpreis" den reduzierten Stückpreis ein.

Schritt 4. Speichern Sie das Produkt.

Der Staffelpreis wird als Referenzinformation gespeichert. Beim Erstellen einer Rechnung wird stets der Grundpreis in die Zeile eingetragen – der Staffelpreis kann bei Bedarf manuell direkt in der Rechnungszeile angepasst werden.

8. Position bearbeiten¶

Schritt 1. Suchen Sie in der Produktliste die gewünschte Position und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten" (Stiftsymbol). → Das Formular mit den aktuellen Daten öffnet sich.

Schritt 2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

Schritt 3. Klicken Sie auf „Speichern".

Wichtig: Änderungen an einem Produkt im Katalog wirken sich nicht auf bereits erstellte Rechnungen aus. Rechnungen speichern die Werte, die zum Zeitpunkt ihrer Erstellung aktuell waren.

9. Position löschen¶

Schritt 1. Öffnen Sie das Bearbeitungsformular der gewünschten Position.

Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen". → Eine Bestätigungsabfrage mit dem Produktnamen erscheint.

Schritt 3. Klicken Sie auf „Ja, löschen" zur Bestätigung oder auf „Abbrechen", um zurückzukehren.

Das gelöschte Produkt verschwindet aus dem Katalog und wird beim Erstellen neuer Rechnungen nicht mehr vorgeschlagen. Bereits ausgestellte Rechnungen, in denen diese Position verwendet wurde, bleiben unverändert – alle Daten bleiben darin erhalten.

10. Wie der Katalog beim Erstellen von Rechnungen genutzt wird¶

Position aus dem Katalog auswählen¶

Schritt 1. Klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Rechnung auf „Zeile hinzufügen", um eine neue Position hinzuzufügen.

Schritt 2. Beginnen Sie, den Namen des Produkts oder der Leistung in das Feld „Bezeichnung" einzutippen. → Das System zeigt passende Positionen aus dem Katalog an.

Schritt 3. Wählen Sie die gewünschte Position aus der Liste. → Die Felder der Rechnungszeile werden automatisch ausgefüllt.

Was automatisch ausgefüllt wird¶

Feld in der Rechnungszeile	Wird aus dem Katalog übernommen
Artikelnummer	Feld „Artikelnummer (SKU)"
Beschreibung	Feld „Beschreibung"
Stückpreis	Feld „Preis"
Mengeneinheit	Feld „Einheit"
MwSt.-Satz	Feld „MwSt."
Steuerbefreiungscode	Befreiungsgrund (bei 0 %)

Was Sie manuell eingeben müssen: nur die Menge – sie ist nicht im Katalog gespeichert.

Werte nach der Auswahl anpassen¶

Nach der automatischen Befüllung können Sie jeden Wert direkt in der Rechnungszeile ändern. Das wirkt sich nicht auf die Katalogdaten aus – die Änderungen gelten nur für die aktuelle Rechnung.

11. Häufige Fragen¶

Wie ändere ich den Preis, wenn eine Position bereits in einer Rechnung eingetragen ist?¶

Der Preis in der Rechnungszeile ist unabhängig vom Katalog. So ändern Sie den Preis in einer bestimmten Rechnung:

Öffnen Sie die Rechnung im Bearbeitungsmodus.
Suchen Sie die betreffende Zeile.
Klicken Sie auf das Preisfeld und geben Sie den neuen Wert ein.
Speichern Sie die Rechnung.

Die Katalogdaten bleiben dabei unverändert.

Wenn ich den Preis im Katalog ändere, werden dann alle Rechnungen aktualisiert?¶

Nein. Rechnungen speichern die Werte, die zum Zeitpunkt der Positionsauswahl aktuell waren. Eine Preisänderung im Katalog wirkt sich nur auf zukünftige Rechnungen aus, in denen diese Position neu ausgewählt wird.

Was tun mit veralteten Positionen (Auslaufprodukte)?¶

Zwei Möglichkeiten:

Löschen, wenn die Position nie wieder benötigt wird. Bereits erstellte Rechnungen werden dadurch nicht verändert.
Im Katalog belassen – sie wird dann einfach nicht mehr verwendet. Sie können einen Hinweis in den Namen oder die Beschreibung einfügen, z. B.: „[Archiv] Beratung 2023".

Kann ich zwei Produkte mit demselben Namen anlegen?¶

Ja, technisch ist das möglich. Es führt jedoch zu Verwirrung beim Erstellen von Rechnungen, da die Suche beide Varianten anzeigt. Es empfiehlt sich, eindeutige Bezeichnungen zu verwenden oder Positionen über die Artikelnummer zu unterscheiden.

Was ist der Unterschied zwischen Artikelnummer und Bezeichnung?¶

Bezeichnung – der Text, den der Käufer in der Rechnung sieht (Beispiel: „Steuerberatung Jahresabschluss").
Artikelnummer (SKU) – Ihr interner Code für die Buchhaltung (Beispiel: SVC-TAX-001). Er wird ebenfalls in die E-Rechnung eingetragen – in ein technisches Feld, das das System des Käufers für die automatische Verarbeitung nutzen kann.

Warum kann ich keinen beliebigen MwSt.-Satz eingeben?¶

Eine elektronische Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) lässt nur die Sätze 19 %, 7 % und 0 % zu – das ist eine Vorgabe des Standards, nicht der Plattform. Diese Sätze entsprechen dem deutschen Steuerrecht. Wenn Ihr Fall in keine dieser Kategorien fällt, verwenden Sie 0 % mit dem passenden Steuerbefreiungsgrund.

Was bedeuten die „UN/ECE"-Codes bei den Mengeneinheiten?¶

Das sind internationale Codes der Vereinten Nationen (UN/ECE-Empfehlung Nr. 20), die im Standard für elektronische Rechnungen vorgeschrieben sind. Im XML-Dokument einer Rechnung wird beispielsweise „Stunde" immer als HUR und „Stück" als C62 geschrieben. BPort erledigt das automatisch – Sie wählen einfach die verständliche Bezeichnung aus der Liste.

Kann ich den Katalog aus Excel oder CSV importieren?¶

In der aktuellen Version der Plattform ist keine Massenimportfunktion für Produkte verfügbar. Positionen müssen einzeln über das Formular angelegt werden.

Kann ich unterschiedliche Preise für verschiedene Kunden festlegen?¶

Der Katalog enthält einen einheitlichen Grundpreis pro Position. Wenn Sie für verschiedene Kunden unterschiedliche Preise benötigen, passen Sie den Preis direkt in der Rechnungszeile an, nachdem Sie die Position aus dem Katalog ausgewählt haben. Der Katalog bleibt dabei unverändert.