Plattformübersicht BPort¶

Nach dem Lesen dieses Artikels wissen Sie, was BPort ist, für welche Aufgaben die Plattform geeignet ist und wie sie in Ihre tägliche Arbeit mit Rechnungen passt.

Was ist BPort¶

BPort ist eine Online-Plattform für die Arbeit mit elektronischen Rechnungen. Mit ihr können Sie:

Rechnungen ausstellen an Kunden und Partner in einem Format, das moderne Buchhaltungssysteme akzeptieren
Rechnungen empfangen von Lieferanten – per E-Mail oder durch Datei-Upload
Dokumente prüfen auf gesetzliche Konformität vor dem Versand
Ein Archiv führen aller eingehenden und ausgehenden Rechnungen an einem Ort
Rechnungen versenden direkt aus der Plattform per E-Mail

Die Plattform funktioniert im Browser – es muss nichts installiert werden.

Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer gewöhnlichen PDF-Datei¶

Wenn ein Buchhalter eine Rechnung in Word oder Excel erstellt und als PDF speichert, entsteht eine gewöhnliche PDF-Datei. Der Computer sieht sie wie ein Bild mit Text. Um die Daten in ein Buchhaltungsprogramm zu übertragen, müssen sie manuell eingegeben werden.

Eine E-Rechnung ist ein Dokument, in dem alle Daten (Betrag, Angaben, Positionen, MwSt.) in maschinenlesbarer Form gespeichert sind. Das Buchhaltungssystem des Käufers kann sie automatisch auslesen – ohne manuelle Eingabe.

Vergleich auf einen Blick:

	Gewöhnliche PDF	E-Rechnung
Aussehen	Seite mit Text	Seite mit Text + unsichtbare strukturierte Daten
Verarbeitung beim Käufer	Manuell	Automatisch
Geeignet für Behörden in Deutschland	Nein	Ja
Benötigt spezielle Software	Nein	Nein (wird in BPort erstellt)

Wichtig: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine gut gestaltete PDF-Datei. Es ist ein Dokument mit einer Datenstruktur im Inneren. BPort erstellt solche Dokumente automatisch – Sie müssen sich nicht mit der technischen Seite befassen.

Wer braucht E-Rechnungen und warum¶

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an Behörden in Deutschland verkaufen¶

Seit 2020 sind Bundesbehörden in Deutschland verpflichtet, Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form anzunehmen. Die meisten Landesbehörden haben ähnliche Anforderungen eingeführt. Wenn Sie einer solchen Einrichtung eine gewöhnliche PDF schicken, kann die Rechnung abgelehnt werden.

Wenn Sie mit Großunternehmen zusammenarbeiten¶

Viele große Unternehmen automatisieren die Verarbeitung eingehender Rechnungen und akzeptieren nur strukturierte Dokumente. BPort ermöglicht es Ihnen, Rechnungen in einem Format auszustellen, das mit deren Systemen kompatibel ist.

Wenn Sie viele Rechnungen von Lieferanten erhalten¶

BPort kann E-Rechnungen automatisch auslesen: Die Daten aus dem Dokument werden sofort in die richtigen Felder übertragen. Das beschleunigt die Verarbeitung und reduziert Fehler bei der manuellen Eingabe.

Wenn Sie Ordnung in Ihren Dokumenten wollen¶

Alle Rechnungen – ausgestellte und empfangene – werden an einem Ort gespeichert, mit Änderungshistorie, Zahlungsstatus und schneller Suchfunktion.

Die wichtigsten Arbeitsszenarien¶

Szenario 1: Eine Rechnung an einen Kunden ausstellen¶

Melden Sie sich bei BPort an und klicken Sie auf „Rechnung erstellen"
Wählen Sie den Kunden aus dem Verzeichnis (oder legen Sie einen neuen an)
Fügen Sie Positionen hinzu – Waren oder Dienstleistungen
Die Plattform berechnet Beträge und MwSt. automatisch
Laden Sie die fertige Rechnung herunter oder versenden Sie sie direkt aus der Plattform per E-Mail an den Kunden

Die Rechnung wird automatisch im richtigen Format erstellt – es sind keine weiteren Schritte erforderlich.

Szenario 2: Eine Rechnung von einem Lieferanten empfangen¶

Variante A – über das persönliche BPort-Postfach: Der Lieferant sendet die Rechnung an Ihre Adresse im BPort-System. Das Dokument landet automatisch im Posteingang, die Daten sind bereits in die entsprechenden Felder eingetragen.

Variante B – manueller Upload: Sie haben eine Rechnung per gewöhnlicher E-Mail als Datei erhalten (PDF oder XML). Laden Sie sie in BPort hoch – das System liest die Daten aus und speichert das Dokument im Archiv.

Szenario 3: Ein Dokument vor dem Versand prüfen¶

Wenn Sie nicht sicher sind, ob eine Rechnung korrekt ausgefüllt ist, laden Sie sie in den Bereich „Dokument prüfen" hoch. Die Plattform zeigt Ihnen, welche Felder fehlerhaft ausgefüllt oder nicht vorhanden sind, und erklärt, was korrigiert werden muss.

Glossar: Grundbegriffe in einfacher Sprache¶

E-Rechnung – eine Rechnung mit maschinenlesbaren Daten im Inneren. Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen PDF kann ihr Inhalt automatisch von Buchhaltungsprogrammen ausgelesen werden.

Ausgehende Rechnung – eine Rechnung, die Sie Ihren Kunden ausstellen (Sie sind der Verkäufer).

Eingehende Rechnung – eine Rechnung, die Sie von Lieferanten erhalten (Sie sind der Käufer).

Entwurf – eine unfertige Rechnung, die zur späteren Bearbeitung gespeichert wurde. Ein Entwurf wird nicht an den Kunden gesendet.

Rechnungsstatus – der aktuelle Stand des Dokuments: „Ausstehend", „Bezahlt", „Abgelehnt".

Geschäftspartner – jedes Unternehmen oder jede Privatperson, mit der Sie Rechnungen austauschen: Kunde, Käufer, Lieferant, Partner.

Rechnungsformat – die Art, wie Daten in der Datei gespeichert werden. BPort unterstützt zwei Varianten:

PDF mit eingebetteten Daten – sieht aus wie eine gewöhnliche PDF, enthält aber strukturierte Daten. Geeignet für Kunden, die sowohl mit PDF als auch mit E-Rechnungen arbeiten.
XML-Datei – ein rein maschinenlesbares Format ohne visuelle Darstellung. Wird für den direkten Import in Buchhaltungssysteme verwendet.

Kontingent – eine Begrenzung der Anzahl von Aktionen im Rahmen Ihres Tarifs (z. B. die Anzahl der Rechnungen, die Sie pro Monat per E-Mail versenden können).

Tarif – ein Abonnementplan, der die verfügbaren Funktionen und Kontingente festlegt. Mehr dazu im Abschnitt „Tarife und Abonnement".

Persönliches BPort-Postfach – eine eindeutige E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens im BPort-System. Rechnungen, die an diese Adresse gesendet werden, landen automatisch im Posteingang und werden von der Plattform verarbeitet.

Nächste Schritte¶

Wenn Sie gerade erst mit BPort beginnen:

Registrierung und Anmeldung – erstellen Sie ein Konto
Ihre Unternehmensdaten – füllen Sie Ihre Angaben einmalig aus, damit sie automatisch in Rechnungen eingetragen werden
Rechnung erstellen – stellen Sie Ihre erste Rechnung aus