Rechnung erstellen¶

Dies ist der zentrale Abschnitt der Dokumentation. Er beschreibt den vollständigen Prozess: vom Klick auf „Rechnung erstellen" bis zum Herunterladen des fertigen Dokuments.

Inhalt¶

Einstieg: Rechnungsformular öffnen
Rechnungsformat: PDF oder XML
Rechnungssteller (Ihr Unternehmen)
Rechnungsempfänger
Rechnungsdaten: Nummer, Datum, Typ, Währung
Rechnungspositionen
Rabatte und Zuschläge auf die Gesamtrechnung
Gesamtbeträge und Umsatzsteuerberechnung
Zahlungsbedingungen und Hinweise
Zusätzliche Referenzen und Lieferadresse
Vorschau und Validierung
Speichern: Entwurf und endgültige Rechnung
Rechnung herunterladen
Rechnungsstatus und gespeicherte Dokumente
Häufige Fragen und typische Fehler

1. Einstieg¶

Schritt 1. Klicken Sie im linken Seitenmenü auf „Rechnung erstellen". → Das Formular zur Erstellung einer neuen Rechnung öffnet sich.

Das Formular besteht aus mehreren Abschnitten, die untereinander angeordnet sind. Scrollen Sie die Seite nach unten, um alle Pflichtfelder auszufüllen.

Am unteren Rand der Seite befinden sich die Aktionsschaltflächen:

„Rechnung speichern" — sendet die Rechnung an das System
„Entwurf speichern" — speichert eine unfertige Version
„Vorschau" — öffnet die Dokumentvorschau
„Herunterladen" — lädt die Datei herunter (PDF oder XML)

Wenn Sie zuvor eine Rechnung begonnen und nicht abgeschlossen haben, lädt das System automatisch den zuletzt gespeicherten Entwurf.

2. Rechnungsformat: PDF oder XML¶

Ganz oben im Formular befindet sich der Format-Umschalter:

Option	Was wird heruntergeladen	Wann verwenden
ZUGFeRD	PDF mit eingebetteten Strukturdaten	Empfänger akzeptiert PDF-Rechnungen; die Daten im Dokument sind maschinell lesbar
E-Rechnung	Reines XML-Dokument	Empfänger hat angegeben, Rechnungen im XML-Format zu empfangen (z. B. SAP, EDI-Systeme)

Schritt 1. Wählen Sie das gewünschte Format über den Umschalter oben im Formular.

Was ist das hybride Format ZUGFeRD?¶

Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie eine normale PDF — sie kann geöffnet, gedruckt und per E-Mail versendet werden. Gleichzeitig sind im Inneren strukturierte XML-Daten „versteckt". Die Buchhaltungssoftware des Empfängers kann diese automatisch auslesen, ohne manuelle Eingabe. Dies nennt man das hybride Format.

Wenn Sie nicht sicher sind, welches Format Ihr Kunde benötigt — wählen Sie ZUGFeRD. Es eignet sich sowohl für die manuelle Verarbeitung (als PDF) als auch für die automatische (als XML).

3. Rechnungssteller (Ihr Unternehmen)¶

Dieser Abschnitt wird automatisch aus Ihrem Unternehmensprofil befüllt. Überprüfen Sie die Daten vor dem Absenden.

Hauptfelder¶

Feld	Beispiel	Pflichtfeld?
Unternehmensname	Mustermann GmbH	Ja
Straße und Hausnummer	Musterstraße 12	Empfohlen
Postleitzahl	10115	Empfohlen
Ort	Berlin	Empfohlen
Land	DE	Ja
Ansprechpartner	Anna Muster	Empfohlen
Telefon	+49 30 12345678	Empfohlen
E-Mail	rechnung@mustermann.de	Empfohlen

Unternehmenskennung¶

Die Felder „Kennung" und „Schema" dienen zur Angabe eines alternativen Codes für Ihr Unternehmen (z. B. GLN im Handel oder eine PEPPOL-Adresse für EDI). Wenn Ihr Kunde diese Angaben nicht benötigt — lassen Sie die Felder leer.

Wenn Sie Ihre Unternehmensdaten ändern möchten — wechseln Sie in den Bereich Unternehmensdaten und aktualisieren Sie sie dort. Die Änderungen werden automatisch auf alle zukünftigen Rechnungen angewendet.

4. Rechnungsempfänger¶

Tragen Sie die Informationen zu dem Unternehmen oder der Privatperson ein, an die die Rechnung gestellt wird.

Schnell befüllen — aus dem Geschäftspartnerverzeichnis¶

Schritt 1. Klicken Sie in das Feld „Name des Empfängers".

Schritt 2. Beginnen Sie mit der Eingabe des Namens. Das System zeigt passende Einträge aus Ihrem Geschäftspartnerverzeichnis an.

Schritt 3. Wählen Sie den gewünschten Geschäftspartner aus. → Alle Felder im Abschnitt „Rechnungsempfänger" werden automatisch ausgefüllt.

Manuelle Eingabe¶

Wenn der Geschäftspartner noch nicht im Verzeichnis vorhanden ist — füllen Sie die Felder manuell aus:

Feld	Beispiel	Beschreibung
Name	Schmidt GmbH	Offizieller Unternehmensname des Empfängers
Straße	Berliner Str. 5	Adresse des Empfängers
Postleitzahl	10117
Ort	Berlin
Land	DE
Rechnungs-E-Mail	eingang@schmidt.de	Adresse, an die die Rechnung elektronisch zugestellt wird
Ansprechpartner	Max Schmidt	Name des zuständigen Mitarbeiters
Telefon	+49 30 9876543
Kontakt-E-Mail	m.schmidt@schmidt.de	Persönliche E-Mail für die Korrespondenz

Leitweg-ID (für öffentliche Auftraggeber)¶

Das Feld „Leitweg-ID" (auch „Käuferreferenz" oder BT-10 genannt) ist ein eindeutiger Routing-Identifikator, den Behörden und öffentliche Stellen in Deutschland ihren Lieferanten verpflichtend mitteilen müssen. Wenn der Auftraggeber eine Bundes- oder Landesbehörde ist, geben Sie diese Nummer an. Ohne sie wird die Rechnung vom Portal nicht akzeptiert.

Beispiel Leitweg-ID: 991-12345-67

Für Rechnungen an private Unternehmen lassen Sie dieses Feld leer.

Käuferkennung (USt-IdNr.)¶

Wenn der Empfänger umsatzsteuerpflichtig ist, geben Sie seine USt-IdNr. im Feld „Käuferkennung" an und wählen Sie das Schema „VAT" oder den entsprechenden ISO-Code. Dies ist für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU erforderlich.

5. Rechnungsdaten¶

Rechnungsnummer¶

Das Feld „Rechnungsnummer" (BT-1) enthält den eindeutigen Bezeichner des Dokuments.

Wenn in den Unternehmenseinstellungen die automatische Nummerierung aktiviert ist — wird die Nummer automatisch vergeben. Beispiel: RE-2025-001.
Bei manueller Nummerierung — tragen Sie die Nummer selbst ein. Beispiel: INV-100.

Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein. Das System verhindert keine doppelten Nummern, aber dies widerspricht den gesetzlichen Anforderungen und erschwert die Buchführung.

Um das Format der automatischen Nummerierung einzustellen (Präfix, Jahr, Trennzeichen), gehen Sie zu Unternehmen → Einstellungen des betreffenden Unternehmens.

Rechnungsdatum¶

Das „Rechnungsdatum" (BT-2) ist das Ausstellungsdatum der Rechnung. In der Regel das heutige Datum, aber es kann jedes beliebige Datum eingetragen werden.

Eingabeformat: TT.MM.JJJJ (Beispiel: 15.03.2025)

Fälligkeitsdatum¶

Das Fälligkeitsdatum wird im Feld „Zahlungsbedingungen" (BT-20) als Freitext angegeben — zum Beispiel:

Zahlbar innerhalb von 30 Tagen
Sofort fällig
2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen

Dokumenttyp¶

Wählen Sie im Feld „Dokumenttyp" die gewünschte Option:

Code	Typ	Wann verwenden
380	Rechnung	Standardrechnung für Waren oder Dienstleistungen — in den meisten Fällen verwenden
381	Gutschrift	Korrekturdokument zur Minderung eines Betrags (z. B. bei Retoure oder Fehler in einer früheren Rechnung)
382	Belastungsanzeige	Nachberechnungsdokument zu einer bereits ausgestellten Rechnung
383	Korrektierungsrechnung	Spezieller Typ für bestimmte Szenarien

Für den normalen Geschäftsverkehr verwenden Sie Typ 380. Zum Stornieren oder Berichtigen einer bereits ausgestellten Rechnung — 381 (Gutschrift).

Währung¶

Standardmäßig ist EUR (Euro) ausgewählt. Wenn die Rechnung in einer anderen Währung ausgestellt wird — wählen Sie die gewünschte aus der Auswahlliste (USD, GBP, CHF u. a.).

Die Änderung der Währung wirkt sich auf die Anzeige der Beträge aus, rechnet die Werte jedoch nicht automatisch um. Die Preise werden in der gewählten Währung eingetragen.

6. Rechnungspositionen¶

Dies ist der Hauptteil der Rechnung — die Auflistung der Waren oder Dienstleistungen.

Erste Position hinzufügen¶

Die erste Zeile ist bereits im Formular vorhanden. Füllen Sie die Felder aus:

Schritt 1. Beginnen Sie im Feld „Bezeichnung" mit der Eingabe des Namens der Ware oder Dienstleistung. → Wenn die Position im Katalog vorhanden ist — werden Vorschläge angezeigt. Wählen Sie die gewünschte aus, und die Felder werden automatisch ausgefüllt. → Wenn die Position nicht im Katalog ist — geben Sie den Namen manuell ein.

Schritt 2. Geben Sie im Feld „Menge" die Anzahl der Einheiten ein. Beispiel: 5 (fünf Stück), 2.5 (zweieinhalb Stunden)

Schritt 3. Wählen Sie die „Maßeinheit" aus der Auswahlliste:

Einheit	Wann verwenden
Stück	Waren, Artikel
Stunde	Stundenbasierte Dienstleistungen
Tag	Tagesbasierte Leistungen
Kilogramm, Meter, Liter	Für gewichts-/längen-/volumenbasierte Waren

Schritt 4. Geben Sie im Feld „Einzelpreis" den Preis für eine Einheit netto (ohne MwSt.) ein. Beispiel: 150.00 (Euro pro Arbeitsstunde)

Schritt 5. Geben Sie den Umsatzsteuersatz an:

Wählen Sie die Steuerkategorie: S (Normalsteuersatz), E (Steuerbefreiung), AE (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers), Z (Nullsteuersatz) — für die meisten deutschen Rechnungen wählen Sie S.
Wählen Sie den Steuerprozentsatz: 19 % (Regelsteuersatz), 7 % (ermäßigter Steuersatz), 0 %.

Wenn 0 % mit der Kategorie „Steuerbefreiung" oder „Nullsteuersatz" gewählt wird — erscheint ein zusätzliches Feld „Befreiungsgrund". Wählen Sie den passenden Grund (Export, innergemeinschaftliche Lieferung usw.).

Schritt 6. (Optional) Füllen Sie das Feld „Artikelnummer" aus — Ihre interne Produktnummer (Beispiel: SVC-CONS-001).

→ Der Zeilenbetrag wird automatisch berechnet: Menge × Einzelpreis = Betrag.

Weitere Positionen hinzufügen¶

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen" unterhalb des Positionsbereichs. → Es erscheint eine neue leere Zeile. Füllen Sie sie genauso aus wie die erste.

Position löschen¶

Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol am rechten Rand der Zeile. → Die Zeile wird gelöscht. In der Rechnung muss mindestens eine Position verbleiben.

Beispiel: ausgefüllte Positionen¶

Bezeichnung	Menge	Einheit	Einzelpreis	MwSt.	Betrag
IT-Projektberatung	8	Std.	120,00 €	19 %	960,00 €
Erstellung Lastenheft	1	Stk.	500,00 €	19 %	500,00 €
Reisekosten	1	Stk.	150,00 €	19 %	150,00 €

Mehrere Steuersätze in einer Rechnung¶

Verschiedene Positionen können unterschiedliche Umsatzsteuersätze haben. Wenn Sie beispielsweise Bücher (7 %) und Software (19 %) in Rechnung stellen — fügen Sie Zeilen mit den entsprechenden Steuersätzen hinzu. Das System gruppiert die Beträge automatisch nach Steuersätzen im Abschnitt „MwSt.-Übersicht".

7. Rabatte und Zuschläge¶

Wenn Sie einen Rabatt oder Zuschlag auf die gesamte Rechnung anwenden möchten (nicht auf eine einzelne Zeile), verwenden Sie die Abschnitte „Rabatte" und „Zuschläge".

Rabatt hinzufügen¶

Schritt 1. Klicken Sie im Abschnitt „Rabatte" auf „Rabatt hinzufügen".

Schritt 2. Wählen Sie die Steuerkategorie und den Steuersatz — diese müssen mit dem Steuersatz der Positionen übereinstimmen, auf die der Rabatt angewendet wird.

Schritt 3. Geben Sie den Rabattbetrag auf eine der beiden folgenden Arten an:

Fester Betrag: Geben Sie die Zahl im Feld „Rabattbetrag" ein (Beispiel: 50.00).
Prozentualer Rabatt: Geben Sie den Basisbetrag im Feld „Basis" und den Prozentsatz im Feld „Faktor" ein (Beispiel: Basis 1000.00 + Faktor 5 = Rabatt 50.00).

Schritt 4. (Optional) Geben Sie im Feld „Grundcode" den Rabattgrund an (Beispiel: EAR — vorzeitige Zahlung, ABC — Sonderkonditionen).

Beispiel: Skonto für frühe Zahlung 3 % auf alle Positionen mit 19 % MwSt.:

Kategorie: S, Steuersatz: 19 %
Basis: 1610.00, Faktor: 3 → Rabattbetrag: 48.30

Zuschlag hinzufügen¶

Das Vorgehen ist analog zu Rabatten — verwenden Sie den Abschnitt „Zuschläge". Beispiele für Zuschläge: Eillieferung, Verpackung, Transportversicherung.

8. Gesamtbeträge und Umsatzsteuer¶

Der Abschnitt „Gesamtbeträge" wird automatisch berechnet und aktualisiert sich in Echtzeit bei jeder Änderung. Alle Felder sind nur zur Ansicht.

Wie sich die Beträge zusammensetzen¶

Zeile	Bedeutung	Berechnung
Summe der Positionen (netto)	Summe aller Zeilen ohne MwSt.	Σ(Menge × Einzelpreis) aller Zeilen
Gesamtrabatt	Gesamtbetrag aller Rabatte	Σ aller Rabatte
Gesamtzuschlag	Gesamtbetrag aller Zuschläge	Σ aller Zuschläge
Gesamtbetrag ohne MwSt.	Steuerbemessungsgrundlage	Positionssumme − Rabatte + Zuschläge
Gesamter MwSt.-Betrag	Gesamter Steuerbetrag	Σ(Basis je Steuersatz × MwSt.-Satz)
Gesamtbetrag mit MwSt.	Gesamtbetrag der Rechnung	Gesamtbetrag ohne MwSt. + MwSt.-Betrag
Vorauszahlung	Bereits geleisteter Betrag	Wird manuell eingegeben (bei Anzahlung)
Rundung	Cent-Korrektur	Wird manuell eingegeben (normalerweise 0)
Fälliger Betrag	Endbetrag	Gesamtbetrag mit MwSt. − Vorauszahlung + Rundung

MwSt.-Übersicht¶

Unterhalb der Gesamtbeträge wird eine Übersichtstabelle nach Steuergruppen angezeigt:

Steuersatz	Steuerbemessungsgrundlage	MwSt.-Betrag
19 %	1.430,00 €	271,70 €
7 %	200,00 €	14,00 €

Wenn alle Positionen denselben Steuersatz haben — gibt es eine Zeile. Bei mehreren Steuersätzen — je eine Zeile pro Satz.

Rundung¶

MwSt.-Beträge werden kaufmännisch auf 2 Dezimalstellen gerundet. Wenn die Gesamtsumme aufgrund der Rundung mehrerer Steuersätze um einige Cent vom erwarteten Wert abweicht — verwenden Sie das Feld „Rundung" zur Korrektur.

9. Zahlungsbedingungen und Hinweise¶

Zahlungsbedingungen¶

Geben Sie im Feld „Zahlungsbedingungen" (BT-20) einen Freitext für den Empfänger ein.

Beispiele:

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.

Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewähren wir 2% Skonto.

Bitte überweisen Sie den Betrag auf das unten angegebene Konto.

Dies ist ein Freitextfeld. Die konkreten Bankverbindungen (IBAN, BIC) werden aus Ihrem Unternehmensprofil übernommen und automatisch in die PDF-Rechnung eingefügt.

Rechnungshinweise¶

Im Abschnitt „Hinweise" können Sie einen oder mehrere Kommentare hinzufügen.

Schritt 1. Klicken Sie auf „Hinweis hinzufügen".

Schritt 2. (Optional) Wählen Sie ein Thema aus der Auswahlliste:

REG — regulatorische Informationen
TAX — steuerliche Hinweise
GEN — allgemeine Informationen

Schritt 3. Geben Sie den Text des Hinweises ein.

Beispiel:

Leistungszeitraum: 01.03.2025 – 31.03.2025

10. Zusätzliche Referenzen und Lieferadresse¶

Dokumentreferenzen¶

Im Abschnitt „Zusätzliche Informationen" können Sie Verweise auf verknüpfte Dokumente angeben:

Feld	Beispiel	Beschreibung
Projektreferenz	`PROJ-2025-042`	Projektkennung
Vertragsreferenz	`CONTRACT-2025-001`	Nummer des Hauptvertrags
Bestellreferenz	`PO-98765`	Bestellnummer des Kunden (Purchase Order)
Vorherige Rechnungsnummer	`RE-2025-010`	Bei Gutschriften: Nummer der zu korrigierenden Rechnung

Bei der Erstellung einer Gutschrift (Typ 381) füllen Sie stets das Feld „Vorherige Rechnungsnummer" aus — so kann der Empfänger die Korrektur dem Originaldokument zuordnen.

Lieferadresse¶

Wenn die Ware an eine Adresse geliefert wird, die von der Geschäftsadresse des Empfängers abweicht — aktivieren Sie die Option „Lieferadresse".

Schritt 1. Setzen Sie den Haken bei „Lieferadresse angeben". → Es erscheint ein zusätzlicher Eingabebereich.

Schritt 2. Füllen Sie aus:

Bezeichnung des Lieferorts (Beispiel: „Lager München")
Straße und Hausnummer
Postleitzahl und Ort
Land
Lieferdatum

11. Vorschau und Validierung¶

Bevor Sie die Rechnung speichern oder herunterladen, empfehlen wir die Nutzung der Vorschaufunktion.

Vorschau öffnen¶

Schritt 1. Klicken Sie unten im Formular auf „Vorschau". → Das System übermittelt die Daten zur Prüfung und Dokumentenerstellung an den Server.

Schritt 2. Falls Fehler vorhanden sind — zeigt das System diese vor dem Öffnen der Vorschau an (siehe unten).

Schritt 3. Bei erfolgreicher Prüfung öffnet sich ein Fenster mit dem fertigen Rechnungsdokument.

Im Vorschaufenster stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Ansicht des gesamten Dokuments
Drucken — öffnet den Standard-Druckdialog
Herunterladen — lädt die Datei auf den Computer herunter

Validierung: Was geprüft wird¶

Beim Speichern oder in der Vorschau prüft das System:

Pflichtfelder vorhanden — Unternehmensname des Rechnungsstellers, Land, Datum, Rechnungsnummer, mindestens eine Position.
Korrektheit der Werte — richtiges Datumsformat, gültige MwSt.-Codes, korrekter Dokumenttyp-Code.
Logische Fehler — z. B. ein Rabatt mit einem Steuersatz, der in keiner Position vorkommt.

Fehler lesen und beheben¶

Fehler werden auf zwei Arten angezeigt:

Methode 1 — Feldhervorhebung: Das fehlerhafte Feld wird rot markiert. Korrigieren Sie den Wert und speichern Sie erneut.

Methode 2 — Benachrichtigung oben: Es erscheint eine Meldung mit der Liste der problematischen Felder. Scrollen Sie das Formular durch, suchen Sie die markierten Felder und füllen Sie sie aus.

Häufige Fehler und Lösungen:

Fehler	Ursache	Lösung
„Pflichtfeld nicht ausgefüllt"	Ein notwendiges Feld wurde übersprungen	Rotes Feld finden und ausfüllen
„Ungültiges Format"	Falsches Datenformat (Datum, Zahl)	Format prüfen, korrekten Wert eingeben
„Keine Positionen"	Die Rechnung enthält keine Zeile	Mindestens eine Position hinzufügen
„Steuersatz des Rabatts stimmt nicht überein"	Rabatt verwendet einen Steuersatz, der in keiner Position vorkommt	Steuersatz des Rabatts auf den in den Positionen verwendeten ändern

12. Speichern: Entwurf und Rechnung¶

Entwurf speichern¶

Ein Entwurf ist eine unfertige Version der Rechnung, die der Empfänger nicht sehen kann. Verwenden Sie den Entwurf, wenn Sie die Arbeit später fortsetzen möchten.

Schritt 1. Klicken Sie auf „Entwurf speichern". → Der Entwurf wird im System gespeichert. Neben dem Rechnungsnummernfeld erscheint der Hinweis „Entwurf".

Schritt 2. Wenn Sie zur Rechnungserstellung zurückkehren — wird der Entwurf automatisch geladen.

Mit mehreren Entwürfen arbeiten: Wenn Sie einen weiteren Entwurf erstellen möchten, ohne den aktuellen zu löschen — klicken Sie auf „Neuen Entwurf erstellen" (erscheint nach dem Speichern eines Entwurfs). → Der aktuelle Entwurf bleibt erhalten, das Formular wird für ein neues Dokument geleert.

Rechnung speichern und versenden¶

Wenn die Rechnung versandfertig ist:

Schritt 1. Klicken Sie auf „Rechnung speichern". → Das System prüft die Daten. Bei Fehlern — werden diese angezeigt (siehe Abschnitt 11).

Schritt 2. Wenn der Empfänger noch nicht in Ihrem Geschäftspartnerverzeichnis gespeichert ist, fragt das System: „Geschäftspartner speichern?"

Klicken Sie auf „Ja" — die Empfängerdaten werden für zukünftige Rechnungen im Verzeichnis gespeichert.
Klicken Sie auf „Nein" — die Rechnung wird gespeichert, ohne den Geschäftspartner hinzuzufügen.

Schritt 3. Nach erfolgreichem Speichern wird das Formular geleert, die Rechnung erscheint im Bereich „Meine Rechnungen" mit dem Status „Ausstehend".

13. Rechnung herunterladen¶

Direkt aus dem Formular herunterladen¶

Schritt 1. Klicken Sie unten im Formular auf „Herunterladen". → Das System erstellt das Dokument und lädt die Datei herunter.

Bei gewähltem Format ZUGFeRD — wird eine .pdf-Datei heruntergeladen (hybrides PDF mit eingebettetem XML).
Bei gewähltem Format E-Rechnung — wird eine .xml-Datei heruntergeladen.

Aus der Rechnungsübersicht herunterladen¶

Schritt 1. Öffnen Sie den Bereich „Meine Rechnungen".

Schritt 2. Suchen Sie die gewünschte Rechnung in der Tabelle.

Schritt 3. Klicken Sie auf das Download-Symbol in der Zeile der Rechnung. → Die Datei wird auf den Computer heruntergeladen.

Was die verschiedenen Formate beinhalten¶

ZUGFeRD (PDF)

Öffnet sich in jedem PDF-Viewer
Geeignet für Ausdruck und manuelle Bearbeitung
Enthält strukturierte Daten für die automatische Verarbeitung
Entspricht dem Standard EN 16931 (europäischer Standard für elektronische Rechnungen)

E-Rechnung (XML / XRechnung)

Nicht zum Ausdrucken geeignet — enthält ausschließlich Strukturdaten
Wird von deutschen Behördenportalen akzeptiert (ZRE, OZG-RE)
Kompatibel mit SAP, Microsoft Dynamics und anderen ERP-Systemen
Entspricht dem Standard XRechnung 3.0

14. Rechnungsstatus¶

Nach dem Speichern erhält eine Rechnung einen der folgenden Status:

Status	Bedeutung	Mögliche Aktionen
Entwurf	Nicht versendet, nur für Sie sichtbar	Bearbeiten, versenden, löschen
Ausstehend	Im System gespeichert	Herunterladen, per E-Mail versenden, als bezahlt markieren
Bezahlt	Zahlungsdatum wurde erfasst	Herunterladen, einsehen
Abgelehnt	Empfänger hat das Dokument abgelehnt	Neue Rechnung oder Gutschrift erstellen

Rechnung als bezahlt markieren¶

Schritt 1. Suchen Sie die gewünschte Rechnung im Bereich „Meine Rechnungen".

Schritt 2. Klicken Sie auf „Als bezahlt markieren" oder wählen Sie die entsprechende Option im Menü.

Schritt 3. Geben Sie das Zahlungsdatum an.

Schritt 4. Klicken Sie auf „Speichern". → Der Status ändert sich auf „Bezahlt".

15. Häufige Fragen und typische Fehler¶

Kann ich eine bereits gespeicherte Rechnung ändern?¶

Nachdem eine Rechnung gespeichert wurde (Status „Ausstehend"), können die wesentlichen Felder (Beträge, Positionen, Empfängerdaten) nicht mehr über das Formular geändert werden. Dies ist eine Anforderung der E-Rechnungs-Standards — das Dokument wird zum Zeitpunkt der Erstellung fixiert.

Möglichkeiten:

Wenn die Rechnung einen Fehler im Betrag oder in den Daten enthält → erstellen Sie eine Gutschrift (Typ 381), die die ursprüngliche Rechnung storniert, und stellen Sie anschließend eine neue korrekte Rechnung aus.
Wenn nur die E-Mail-Adresse des Empfängers aktualisiert werden soll → öffnen Sie die Rechnung im Bereich „Meine Rechnungen" und korrigieren Sie die E-Mail-Adresse direkt dort.

Wie erstelle ich eine Gutschrift (Korrektionsrechnung)?¶

Schritt 1. Beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Rechnung.

Schritt 2. Wählen Sie im Feld „Dokumenttyp" den Eintrag 381 — Gutschrift.

Schritt 3. Füllen Sie die Empfängerdaten aus — dieselben wie in der ursprünglichen Rechnung.

Schritt 4. Geben Sie im Abschnitt „Zusätzliche Informationen" im Feld „Vorherige Rechnungsnummer" die Nummer der ursprünglichen Rechnung an.

Schritt 5. Fügen Sie die Positionen hinzu — dieselben wie in der ursprünglichen Rechnung, mit denselben Beträgen. Das System zieht diese automatisch ab (Minuszeichen in den Gesamtbeträgen).

Schritt 6. Begründen Sie die Korrektur im Hinweisfeld.

Schritt 7. Speichern und laden Sie die Gutschrift herunter, und senden Sie sie an den Empfänger.

Was tun, wenn eine Rechnungsnummer bereits vergeben ist?¶

Wenn Sie eine Fehlermeldung wegen doppelter Rechnungsnummer erhalten:

Ändern Sie die Nummer manuell auf eine eindeutige (z. B. Suffix hinzufügen: RE-001-A).
Oder aktivieren Sie die automatische Nummerierung in den Unternehmenseinstellungen — dann vergibt das System die Nummern selbstständig ohne Duplikatrisiko.

Die Vorschau öffnet sich nicht — was tun?¶

Die Vorschau öffnet sich nicht, wenn im Formular Pflichtfelder fehlen. Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt Validierung — suchen Sie die rot markierten Felder und füllen Sie sie aus.

Wie stelle ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmer)?¶

Wenn Sie die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) anwenden:

Schritt 1. Wählen Sie in jeder Rechnungsposition im Feld „Steuerkategorie" den Eintrag „E" (Steuerbefreiung).

Schritt 2. Wählen Sie im Feld „Steuersatz" den Wert 0 %.

Schritt 3. Wählen Sie im Feld „Befreiungsgrund" die passende Option (in der Regel „Nicht Gegenstand der Besteuerung").

Schritt 4. Fügen Sie im Feld „Hinweise" den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis hinzu:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Was ist die „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (Reverse Charge)?¶

Beim Verkauf von Dienstleistungen oder Waren an einen Unternehmer aus einem anderen EU-Mitgliedstaat (B2B) schuldet in bestimmten Fällen der Leistungsempfänger, nicht der Leistungserbringer, die Umsatzsteuer. In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1. Wählen Sie in der Rechnungsposition die Steuerkategorie „AE" (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers).

Schritt 2. Der Steuersatz beträgt 0 %.

Schritt 3. Fügen Sie im Hinweisfeld folgenden Vermerk hinzu:

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).

Im Gesamtbetrag ist die MwSt. null — der Empfänger entrichtet die Steuer selbstständig in seinem Land.

Speichert das System die Daten automatisch?¶

Ja. Während Sie das Formular ausfüllen, werden die Daten regelmäßig im Browser zwischengespeichert. Wenn die Seite versehentlich neu geladen oder geschlossen wird — gehen die Daten nicht vollständig verloren. Verwenden Sie für eine zuverlässige Sicherung die Schaltfläche „Entwurf speichern".