Rechnungen empfangen¶
In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie BPort eingehende Rechnungen von Ihren Lieferanten und Geschäftspartnern entgegennimmt, wie Sie eine Rechnung manuell hochladen, was bei der Validierung geprüft wird und wo alle empfangenen Dokumente eingesehen werden können.
Inhalt¶
- Automatischer Rechnungsempfang
- Rechnung hochladen, die per anderer E-Mail oder als Datei eingegangen ist
- Validierung eingehender Rechnungen
- Wenn die Validierung fehlschlägt
- Posteingang — ein zentraler Bereich für alle Dokumente
- Über Papierrechnungen
1. Automatischer Rechnungsempfang¶
So funktioniert es¶
BPort empfängt elektronische Rechnungen von Ihren Lieferanten und Geschäftspartnern automatisch. Es sind keinerlei manuelle Schritte erforderlich — sobald ein Lieferant eine Rechnung an Ihren Endpoint sendet, erscheint sie sofort im Bereich „Meine Rechnungen" → Registerkarte „Eingehend".
Was ein Endpoint ist und wozu er dient¶
Jeder Teilnehmer am elektronischen Rechnungsaustausch verfügt über einen eindeutigen Endpoint — eine elektronische Adresse für den Rechnungsempfang. Im Sinne des E-Rechnungsstandards wird er als BT-34 bezeichnet (Kennung der elektronischen Adresse des Rechnungsstellers gemäß EN 16931/XRechnung).
Der Endpoint ist Ihr „Postfach" im BPort-System. Damit ein Lieferant Ihnen eine Rechnung direkt in das System senden kann, muss er Ihren Endpoint kennen und ihn beim Erstellen der Rechnung in seiner Software angeben.
Wo Sie Ihren Endpoint BT-34 finden¶
Schritt 1. Öffnen Sie im linken Menü den Bereich „Unternehmensdaten".
Schritt 2. Suchen Sie im Abschnitt „Kontaktdaten" das Feld „Elektronische Adresse" (EndpointID, BT-34). → Dies ist Ihr eindeutiger Endpoint für den Rechnungsempfang.
So teilen Sie Ihren Endpoint den Lieferanten mit¶
Kopieren Sie den Wert aus dem Feld „Elektronische Adresse" und übermitteln Sie ihn allen Lieferanten und Geschäftspartnern, von denen Sie elektronische Rechnungen empfangen möchten. Bitten Sie diese, die Adresse beim Ausstellen von Rechnungen im Feld „Elektronische Adresse des Käufers" (BT-49) einzutragen.
Tipp: Nehmen Sie Ihren Endpoint in Ihre Standard-Bestellvorlage (Purchase Order) und in Ihre Erstkontakt-E-Mail bei neuen Lieferanten auf. So werden Rechnungen von Anfang an automatisch korrekt zugestellt.
Was nach dem Empfang einer Rechnung geschieht¶
- BPort empfängt die Rechnung an Ihrem Endpoint.
- Das System analysiert das Dokument automatisch und prüft dessen Struktur.
- Die Rechnung erscheint in der Registerkarte „Eingehend" — mit Statusangabe und, falls Fehler vorliegen, mit einem entsprechenden Hinweis.
2. Rechnung hochladen, die per anderer E-Mail oder als Datei eingegangen ist¶
Mitunter sendet ein Lieferant die Rechnung nicht an Ihren Endpoint, sondern an Ihr reguläres Postfach, übermittelt die Datei über einen Messenger oder Sie laden sie von einem Lieferantenportal herunter. In all diesen Fällen können Sie die Rechnung in BPort hochladen.
Möglichkeit 1: Weiterleitung an Ihren Endpoint¶
Wenn die Rechnung als Anhang (PDF oder XML) an Ihre reguläre Geschäfts-E-Mail gesendet wurde:
Schritt 1. Öffnen Sie die eingegangene E-Mail.
Schritt 2. Leiten Sie die E-Mail (oder nur den Anhang) an Ihre Endpoint-Adresse weiter — also an die Adresse, die im Feld „Elektronische Adresse" (BT-34) in Ihren Unternehmensdaten eingetragen ist.
→ BPort verarbeitet die E-Mail automatisch, extrahiert die Rechnungsdatei und fügt das Dokument in die Registerkarte „Eingehend" ein.
Möglichkeit 2: Manuelles Hochladen einer Datei¶
Wenn die Rechnung von einem Lieferantenportal heruntergeladen, auf einem USB-Stick übergeben, per Messenger zugestellt oder auf anderem Weg übermittelt wurde:
Schritt 1. Wechseln Sie im linken Menü zu „Meine Rechnungen" → Registerkarte „Eingehend".
Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Rechnung hochladen" (oder das Upload-Symbol oben in der Registerkarte). → Ein Dateiauswahldialog öffnet sich.
Schritt 3. Wählen Sie die Datei auf Ihrem Computer aus. → Das System beginnt mit der Verarbeitung: Es liest den Inhalt aus, prüft die Struktur und fügt die Rechnung in den Eingangsbereich ein.
Schritt 4. Warten Sie, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist. Wenn die Rechnung korrekt ist — erscheint sie in der Liste. Werden Fehler festgestellt — zeigt das System eine Warnmeldung an (Details in Abschnitt 4).
Unterstützte Dateiformate¶
| Format | Dateiendung | Beschreibung |
|---|---|---|
| ZUGFeRD / Factur-X | .pdf |
Hybrides PDF mit eingebettetem XML (CII-Format). Das am weitesten verbreitete Format unter deutschen Unternehmen |
| UBL XML | .xml |
Universelles E-Rechnungsformat (OASIS UBL 2.x). Weit verbreitet im PEPPOL-Netzwerk |
| XRechnung (UBL oder CII) | .xml |
Deutscher E-Rechnungsstandard. Wird für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet |
Scans von Papierrechnungen (JPG, PNG, PDF ohne eingebettete Strukturdaten) werden nicht unterstützt. Näheres dazu in Abschnitt 6.
3. Validierung eingehender Rechnungen¶
Alle eingehenden Rechnungen — automatisch empfangene, weitergeleitete sowie manuell hochgeladene — durchlaufen eine automatische Validierung. Diese erfolgt beim Eingang und erfordert keinerlei Aktionen Ihrerseits.
Was Validierung ist und warum sie wichtig ist¶
Die Validierung prüft, ob eine Rechnung den Anforderungen des E-Rechnungsstandards entspricht. Dies schützt Sie vor der Annahme von Dokumenten mit Fehlern, die von Finanzbehörden oder Buchhaltungssystemen möglicherweise nicht akzeptiert werden.
Welcher Standard bei der Validierung angewendet wird¶
BPort verwendet den KOSIT Validator Version 1.5.0 mit der Konfiguration XRechnung 3.0.2 (aktuelle Ausgabe des Standards). Die Validierung umfasst folgende XML-Namensräume:
| Standard | XML-Namensraum |
|---|---|
| UBL Invoice 2 | urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2 |
| UBL CreditNote 2 | urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CreditNote-2 |
| CII / ZUGFeRD | urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100 |
Konformitätsprofil: urn:cen.eu:en16931:2017#conformant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0
Drei Validierungsebenen¶
Die Validierung erfolgt in drei Stufen:
Ebene 1 — Pflichtfelder. Es wird geprüft, ob alle Angaben vorhanden sind, ohne die eine Rechnung nicht gültig ist: Rechnungsnummer (BT-1), Datum (BT-2), Daten des Rechnungsstellers (BT-27, BT-34), Daten des Rechnungsempfängers (BT-44, BT-49), Beträge (BT-106, BT-109, BT-112, BT-115), Umsatzsteuer (BT-116–BT-118), Rechnungspositionen (BT-126, BT-129–BT-131, BT-146, BT-153) und weitere.
Ebene 2 — Geschäftsregeln. Die Korrektheit der Werte wird geprüft: richtiges Länderkürzel in der USt-IdNr., Übereinstimmung von Steuersätzen und -beträgen, korrekte Einheitencodes sowie Dokumenttyp-Code.
Ebene 3 — KOSIT / XRechnung / PEPPOL EN16931. Die Rechnung wird auf vollständige Konformität mit den Regeln XRechnung 3.0 und PEPPOL EN16931 geprüft — denselben Anforderungen, die die deutsche Steuerverwaltung anwendet.
4. Wenn die Validierung fehlschlägt¶
Die Rechnung wird gespeichert, aber als ungültig markiert¶
Wenn bei der Prüfung Fehler festgestellt werden, speichert BPort die Rechnung dennoch im Bereich „Eingehend" — sie geht nicht verloren. Das Dokument wird jedoch als ungültig markiert und enthält eine Beschreibung der konkreten Fehler.
Welche Fehlertypen vorkommen¶
| Fehlertyp | Was das bedeutet |
|---|---|
| Fehlendes Pflichtfeld | Ein Pflichtrequisit fehlt, ohne das die Rechnung nicht gültig ist (z. B. keine Rechnungsnummer oder fehlende Rechnungsstellerdaten) |
| Verstoß gegen eine Geschäftsregel | Ein Wert in der Rechnung ist inkorrekt — z. B. falsches Format der USt-IdNr. oder abweichende Beträge |
| KOSIT-/PEPPOL-Fehler | Die Rechnung hat die Prüfung nach XRechnung 3.0 oder PEPPOL EN16931 nicht bestanden |
Zu jedem Fehler gibt das System den Code des betroffenen Feldes an (z. B. BT-34, BT-1) — das erleichtert es, dem Lieferanten genau zu erläutern, was korrigiert werden muss.
Folgen einer ungültigen Rechnung¶
- Eine solche Rechnung entspricht nicht den Anforderungen des elektronischen Rechnungsaustauschs
- Sie kann von Finanzbehörden bei einer Steuerprüfung nicht anerkannt werden
- Sie wird von ERP-Systemen möglicherweise nicht automatisch verarbeitet
- In einigen EU-Ländern ist die Annahme einer nachweislich ungültigen Rechnung zur Buchführung ein Regelverstoß
Was bei Erhalt einer ungültigen Rechnung zu tun ist¶
Schritt 1. Öffnen Sie die Rechnung in der Registerkarte „Eingehend" und sehen Sie sich die Fehlerliste an.
Schritt 2. Wenden Sie sich an den Lieferanten und teilen Sie ihm die Codes der fehlerhaften Felder mit.
Schritt 3. Bitten Sie den Lieferanten, die Rechnung zu korrigieren und erneut zu senden — entweder an Ihren Endpoint (BT-34) oder als separate Datei zum manuellen Hochladen.
Schritt 4. Vergewissern Sie sich nach Eingang der korrigierten Rechnung, dass das neue Dokument die Validierung fehlerfrei durchlaufen hat.
Wenn der Lieferant ein Buchhaltungsprogramm verwendet, das ungültige Rechnungen erzeugt — empfehlen Sie ihm den Wechsel zu BPort oder einem anderen zertifizierten E-Rechnungssystem.
5. Posteingang — zentraler Bereich für alle Dokumente¶
Alle eingehenden Rechnungen werden an einem Ort gespeichert, unabhängig davon, auf welchem Weg sie ins System gelangt sind:
- Automatisch über den Endpoint BT-34 empfangen
- Per E-Mail an den Endpoint weitergeleitet
- Manuell aus einer Datei hochgeladen
So öffnen Sie den Bereich „Eingehend"¶
Schritt 1. Klicken Sie im linken Menü auf „Meine Rechnungen".
Schritt 2. Wechseln Sie zur Registerkarte „Eingehend" (zweite Registerkarte). → Die Liste aller empfangenen Rechnungen öffnet sich.
Suche und Filterung¶
Oberhalb der Tabelle stehen Werkzeuge zur Arbeit mit der Liste bereit:
| Werkzeug | Verwendung |
|---|---|
| Datumsfilter | Zeitraum des Ausstellungsdatums eingrenzen |
| Sortierung nach Spalten | Auf eine Spaltenüberschrift klicken: Nummer, Geschäftspartner, E-Mail, Datum, Betrag |
| Suche | Rechnungsnummer, Geschäftspartnername oder Betrag eingeben |
Aktionen für Rechnungen¶
Für jede Rechnung sind über das Kontextmenü (Aktionsschaltfläche in der letzten Spalte rechts) folgende Aktionen verfügbar:
- Herunterladen — Rechnungsdatei (XML oder PDF) auf den Computer laden
- Status ändern — Rechnung als bezahlt oder bearbeitet markieren
- Aktionsverlauf — Chronologischen Vorgangsverlauf des Dokuments einsehen
Status eingehender Rechnungen¶
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Empfangen | Rechnung ist eingegangen und hat die Validierung fehlerfrei bestanden |
| Ungültig | Rechnung enthält Validierungsfehler |
| Bezahlt | Sie haben die Rechnung als bezahlt markiert |
6. Über Papierrechnungen¶
Warum Scans und Fotos nicht geeignet sind¶
Eine Papierrechnung ist ein herkömmliches Dokument auf Papier. Selbst wenn sie eingescannt und als PDF gespeichert wird, ist sie keine elektronische Rechnung im Sinne des Standards EN 16931/XRechnung. Ein solches PDF enthält keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten — lediglich ein Bild.
Versuchen Sie nicht, Rechnungsfotos, gescannte PDFs oder sonstige Bilddateien in BPort hochzuladen. Das System kann diese nicht verarbeiten — sie werden die Validierung nicht bestehen.
Was zu tun ist, wenn ein Lieferant nur Papierrechnungen ausstellt¶
Option 1 — Laden Sie den Lieferanten zu BPort ein. Direkt aus der Plattform können Sie dem Lieferanten eine Einladung senden, BPort-Kunde zu werden. Nach der Registrierung kann er Ihnen Rechnungen elektronisch direkt über das System ausstellen — ohne Papier.
Option 2 — Teilen Sie dem Lieferanten Ihren Endpoint BT-34 mit. Wenn der Lieferant eine andere Buchhaltungssoftware verwendet (SAP, DATEV, Lexware u. a.), übermitteln Sie ihm Ihre elektronische Adresse (BT-34) und bitten Sie ihn, den elektronischen Rechnungsversand dorthin einzurichten.
Option 3 — Bitten Sie den Lieferanten, ein beliebiges anderes E-Rechnungssystem zu verwenden. Jedes zertifizierte System, das die Formate ZUGFeRD, UBL oder XRechnung unterstützt, kann Rechnungen ausstellen, die BPort korrekt empfangen und verarbeiten kann.
Die Umstellung von Lieferanten auf den elektronischen Rechnungsaustausch ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern ab 2025 auch eine gesetzliche Pflicht für B2B-Transaktionen in Deutschland (Wachstumschancengesetz).