Создание счёта¶

Это центральный раздел документации. Здесь описан полный процесс: от нажатия кнопки «Создать счёт» до скачивания готового документа.

Содержание¶

Начало работы: как открыть форму создания счёта
Формат счёта: PDF или XML
Данные продавца (ваша компания)
Данные покупателя
Реквизиты счёта: номер, дата, тип, валюта
Позиции счёта
Скидки и надбавки на весь счёт
Итоговые суммы и расчёт НДС
Условия оплаты и примечания
Дополнительные ссылки и данные о доставке
Предпросмотр и проверка
Сохранение: черновик и отправка
Скачивание счёта
Статусы счёта и работа с уже созданными документами
Частые вопросы и типичные ошибки

1. Начало работы¶

Шаг 1. В левом боковом меню нажмите «Создать счёт». → Откроется форма создания нового счёта.

Форма состоит из нескольких разделов, расположенных один за другим. Прокручивайте страницу вниз, чтобы заполнить все нужные блоки.

Внизу страницы находятся кнопки действий:

«Сохранить счёт» — отправляет счёт в систему
«Сохранить черновик» — сохраняет незаконченную версию
«Предпросмотр» — открывает окно просмотра
«Скачать» — скачивает файл (PDF или XML)

Если вы ранее начали создавать счёт и не завершили его, система автоматически загрузит последний сохранённый черновик.

2. Формат счёта: PDF или XML¶

В самом верху формы находится переключатель формата:

Вариант	Что скачивается	Когда использовать
ZUGFeRD	PDF с встроенными данными	Клиент принимает PDF-счета; данные внутри файла машиночитаемы
E-Rechnung	Чистый XML-файл	Клиент указал, что принимает счета в формате XML (например, SAP, EDI-системы)

Шаг 1. Выберите нужный формат с помощью переключателя в верхней части формы.

Что такое гибридный формат ZUGFeRD¶

Файл ZUGFeRD выглядит как обычный PDF — его можно открыть, распечатать, отправить по почте. Однако внутри него «спрятаны» структурированные данные в формате XML. Учётная программа покупателя может прочитать их автоматически, без ручного ввода. Это называется гибридным форматом.

Если вы не уверены, какой формат нужен клиенту — выбирайте ZUGFeRD. Он подходит и для ручной обработки (как PDF), и для автоматической (как XML).

3. Данные продавца (ваша компания)¶

Этот раздел автоматически заполняется из профиля вашей компании. Проверьте данные перед отправкой.

Основные поля¶

Поле	Пример	Обязательное?
Название компании	Mustermann GmbH	Да
Улица и номер дома	Musterstraße 12	Рекомендуется
Почтовый индекс	10115	Рекомендуется
Город	Berlin	Рекомендуется
Страна	DE	Да
Контактное лицо	Anna Muster	Рекомендуется
Телефон	+49 30 12345678	Рекомендуется
Email	rechnung@mustermann.de	Рекомендуется

Идентификатор компании¶

Поля «Идентификатор» и «Схема» используются для задания альтернативного кода вашей компании (например, GLN в торговых сетях или PEPPOL-адрес для EDI). Если ваш клиент не требует эти данные — оставьте поля пустыми.

Если данные вашей компании нужно изменить — перейдите в раздел Данные компании и обновите их там. Изменения автоматически применятся ко всем будущим счетам.

4. Данные покупателя¶

Заполните информацию о компании или физическом лице, которому выставляется счёт.

Быстрый способ — из справочника контрагентов¶

Шаг 1. Нажмите на поле «Название покупателя».

Шаг 2. Начните вводить название. Система покажет совпадения из вашего справочника контрагентов.

Шаг 3. Выберите нужного контрагента. → Все поля раздела «Покупатель» заполнятся автоматически.

Ручное заполнение¶

Если контрагента ещё нет в справочнике — заполните поля вручную:

Поле	Пример	Описание
Название	Schmidt GmbH	Юридическое название покупателя
Улица	Berliner Str. 5	Адрес покупателя
Почтовый индекс	10117
Город	Berlin
Страна	DE
Email для счетов	eingang@schmidt.de	Адрес, на который отправляется счёт в электронной форме
Контакт	Max Schmidt	Имя сотрудника, ответственного за счета
Телефон	+49 30 9876543
Email контакта	m.schmidt@schmidt.de	Личный email для переписки

Leitweg-ID (для государственных заказчиков)¶

Поле «Leitweg-ID» (также называется «Ссылка покупателя» или BT-10) — это уникальный маршрутный идентификатор, который государственные ведомства Германии обязаны предоставлять поставщикам. Если заказчик — федеральное или земельное ведомство, введите этот номер. Без него счёт не будет принят порталом.

Пример Leitweg-ID: 991-12345-67

Для счетов частным компаниям это поле оставьте пустым.

Идентификатор покупателя¶

Если покупатель — плательщик НДС, укажите его USt-IdNr. в поле «Идентификатор покупателя» и выберите схему «VAT» или соответствующий ISO-код. Это необходимо для межгосударственных сделок внутри ЕС.

5. Реквизиты счёта¶

Номер счёта¶

Поле «Номер счёта» (BT-1) — уникальный идентификатор документа.

Если в настройках компании включена автоматическая нумерация — номер проставится сам. Пример: RE-2025-001.
Если нумерация ручная — введите номер самостоятельно. Пример: INV-100.

Номер счёта должен быть уникальным. Система не запретит создать два счёта с одинаковым номером, но это противоречит требованиям законодательства и затруднит учёт.

Чтобы настроить формат автоматической нумерации (префикс, год, разделитель), перейдите в Компании → Настройки нужной компании.

Дата выставления¶

«Дата выставления» (BT-2) — дата создания счёта. Обычно сегодняшняя дата, но можно ввести любую.

Формат ввода: ДД.ММ.ГГГГ (например: 15.03.2025)

Срок оплаты¶

Срок оплаты вводится в поле «Условия оплаты» (BT-20) в виде текста — например:

Zahlbar innerhalb von 30 Tagen (Оплата в течение 30 дней)
Sofort fällig (Срочная оплата)
2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen (2% скидка при оплате в течение 10 дней)

Тип документа¶

В поле «Тип документа» выберите нужный вариант:

Код	Тип	Когда использовать
380	Счёт-фактура (Rechnung)	Стандартный счёт за товары или услуги — используйте в большинстве случаев
381	Кредит-нота (Gutschrift)	Исправительный счёт на уменьшение суммы (например, при возврате или ошибке в прежнем счёте)
382	Дебет-нота	Счёт на доначисление суммы к уже выставленному счёту
383	Обратный счёт	Специальный тип для отдельных сценариев

Для обычной работы используйте тип 380. Для отмены или корректировки ранее выставленного счёта — 381.

Валюта¶

По умолчанию выбрано EUR (евро). Если счёт в другой валюте — выберите нужную из выпадающего списка (USD, GBP, CHF и другие).

Смена валюты влияет на отображение сумм, но не пересчитывает значения автоматически. Цены вводятся уже в выбранной валюте.

6. Позиции счёта¶

Это центральная часть счёта — перечень товаров или услуг.

Добавление первой позиции¶

Первая строка уже присутствует в форме. Заполните её поля:

Шаг 1. В поле «Наименование» начните вводить название товара или услуги. → Если позиция есть в каталоге — появятся подсказки. Выберите нужную, и поля заполнятся автоматически. → Если позиции нет в каталоге — введите название вручную.

Шаг 2. В поле «Количество» введите количество единиц. Пример: 5 (пять штук), 2.5 (два с половиной часа)

Шаг 3. Выберите «Единицу измерения» из выпадающего списка:

Единица	Когда использовать
Штука	Товары, изделия
Час	Почасовые услуги
День	Посуточные работы
Килограмм, метр, литр	Для весовых/длинных/объёмных товаров

Шаг 4. В поле «Цена за единицу» введите стоимость одной единицы без НДС. Пример: 150.00 (евро за один час работы)

Шаг 5. Укажите ставку НДС:

Выберите процент: 19% (стандарт), 7% (пониженная), 0%.

Если выбрана ставка 0% с категорией «Освобождение» или «Нулевая» — появится дополнительное поле «Код освобождения». Выберите подходящую причину (экспорт, внутриобщинная поставка и т.д.).

Шаг 6. (Необязательно) Заполните поле «Артикул» — ваш внутренний код товара (например: SVC-CONS-001).

→ Сумма строки рассчитывается автоматически: Количество × Цена = Сумма.

Добавление следующих позиций¶

Нажмите кнопку «Добавить строку» внизу раздела позиций. → Появится новая пустая строка. Заполните её так же, как первую.

Удаление позиции¶

Нажмите значок корзины в правой части строки. → Строка удалится. В счёте должна оставаться хотя бы одна позиция.

Пример заполнения позиций¶

Наименование	Кол-во	Ед.	Цена	НДС	Сумма
Консультация по IT-проекту	8	Час	120.00 €	19%	960.00 €
Разработка технического задания	1	Шт.	500.00 €	19%	500.00 €
Командировочные расходы	1	Шт.	150.00 €	19%	150.00 €

Несколько ставок НДС в одном счёте¶

Разные позиции могут иметь разные ставки НДС. Например, если вы продаёте и книги (7%), и программное обеспечение (19%) — добавьте строки с соответствующими ставками. Система автоматически сгруппирует суммы по ставкам в разделе «Сводка НДС».

7. Скидки и надбавки на весь счёт¶

Если вам нужно применить скидку или надбавку ко всему счёту (а не к отдельной строке), используйте разделы «Скидки» и «Надбавки».

Добавление скидки¶

Шаг 1. В разделе «Скидки» нажмите кнопку «Добавить скидку».

Шаг 2. Выберите категорию НДС и ставку — они должны совпадать с налоговой ставкой той группы позиций, к которой применяется скидка.

Шаг 3. Укажите сумму скидки одним из двух способов:

Фиксированная сумма: введите число в поле «Сумма скидки» (например: 50.00).
Процентная скидка: введите базовую сумму в поле «База» и процент в поле «Коэффициент» (например: база 1000.00 + коэффициент 5 = скидка 50.00).

Шаг 4. (Необязательно) В поле «Код причины» укажите причину скидки (например: EAR — досрочная оплата, ABC — нестандартный товар).

Пример: Скидка за раннюю оплату 3% на все позиции со ставкой 19%:

Категория: S, Ставка: 19%
База: 1610.00, Коэффициент: 3 → Сумма скидки: 48.30

Добавление надбавки (доплаты)¶

Процесс аналогичен скидкам — используйте раздел «Надбавки». Пример использования: плата за срочную доставку, упаковка, страховка груза.

8. Итоговые суммы и расчёт НДС¶

Раздел «Итого» рассчитывается автоматически и обновляется в реальном времени при каждом изменении. Все поля — только для просмотра.

Как формируются суммы¶

Строка	Что означает	Как рассчитывается
Сумма строк (нетто)	Сумма всех строк без НДС	Σ(Количество × Цена) по всем строкам
Итого скидок	Общая сумма всех скидок	Σ всех скидок
Итого надбавок	Общая сумма всех надбавок	Σ всех надбавок
Итого без НДС	Налоговая база	Сумма строк − Скидки + Надбавки
Итого НДС	Общая сумма налога	Σ(База по каждой ставке × Ставка НДС)
Итого с НДС	Полная сумма счёта	Итого без НДС + Итого НДС
Предоплата	Уже перечисленная сумма	Вводится вручную (если была частичная оплата)
Округление	Корректировка центов	Вводится вручную (обычно 0)
К оплате	Финальная сумма	Итого с НДС − Предоплата + Округление

Сводка НДС¶

Ниже итогов отображается сводная таблица по группам НДС:

Ставка	Налоговая база	Сумма НДС
19%	1 430.00 €	271.70 €
7%	200.00 €	14.00 €

Если все позиции имеют одну ставку — будет одна строка. Если несколько ставок — по строке на каждую.

Округление¶

Суммы НДС округляются до 2 знаков после запятой по стандартным правилам (математическое округление). Если из-за округления нескольких ставок итоговая сумма отличается от ожидаемой на несколько центов — используйте поле «Округление» для корректировки.

9. Условия оплаты и примечания¶

Условия оплаты¶

В поле «Условия оплаты» (BT-20) введите текст для получателя в свободной форме.

Примеры:

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.

Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen gewähren wir 2% Skonto.

Bitte überweisen Sie den Betrag auf das unten angegebene Konto.

Это текстовое поле. Конкретные банковские реквизиты берутся из профиля вашей компании и автоматически включаются в PDF.

Примечания к счёту¶

В разделе «Примечания» можно добавить один или несколько комментариев.

Шаг 1. Нажмите кнопку «Добавить примечание».

Шаг 2. (Необязательно) Выберите тему примечания из выпадающего списка:

REG — регуляторная информация
TAX — налоговые комментарии
GEN — общая информация

Шаг 3. Введите текст примечания.

Пример:

Leistungszeitraum: 01.03.2025 – 31.03.2025

10. Дополнительные ссылки и данные о доставке¶

Ссылки на документы¶

В разделе «Дополнительная информация» можно указать ссылки на связанные документы:

Поле	Пример	Описание
Ссылка на проект	`PROJ-2025-042`	Идентификатор проекта
Ссылка на договор	`CONTRACT-2025-001`	Номер основного договора
Ссылка на заказ	`PO-98765`	Номер заказа на покупку (от клиента)
Ссылка на предыдущий счёт	`RE-2025-010`	Для кредит-нот: номер исправляемого счёта

При создании кредит-ноты (тип 381) всегда заполняйте поле «Ссылка на предыдущий счёт» — это позволяет покупателю связать исправление с оригинальным документом.

Адрес доставки¶

Если товар доставляется по адресу, отличному от юридического адреса покупателя — включите чекбокс «Адрес доставки».

Шаг 1. Установите флажок «Указать адрес доставки». → Появится блок дополнительных полей.

Шаг 2. Заполните:

Название места доставки (например: «Склад Мюнхен»)
Улица и номер дома
Почтовый индекс и город
Страна
Дата доставки

11. Предпросмотр и проверка¶

Прежде чем сохранять или скачивать счёт, рекомендуется воспользоваться предпросмотром.

Как открыть предпросмотр¶

Шаг 1. Нажмите кнопку «Предпросмотр» внизу формы. → Система отправляет данные на сервер для проверки и формирования документа.

Шаг 2. Если есть ошибки — система покажет их до открытия предпросмотра (см. ниже).

Шаг 3. При успешной проверке откроется окно с изображением готового счёта.

В окне предпросмотра доступны:

Просмотр всего документа
Печать — открывает стандартный диалог печати
Скачать — загружает файл на компьютер

Валидация: что проверяется¶

При сохранении или предпросмотре система проверяет:

Наличие обязательных полей — название продавца, страна, дата, номер счёта, хотя бы одна строка.
Корректность значений — правильный формат даты, корректные коды НДС, корректный код типа документа.
Логические ошибки — например, скидка с налоговой ставкой, которой нет ни в одной строке.

Как читать и исправлять ошибки¶

Ошибки отображаются двумя способами:

Способ 1 — подсветка поля: поле с ошибкой выделяется красным. Исправьте значение и сохраните снова.

Способ 2 — уведомление сверху: появляется сообщение со списком проблемных полей. Прокрутите форму, найдите выделенные поля и заполните их.

Частые ошибки и как их исправить:

Ошибка	Причина	Решение
«Обязательное поле не заполнено»	Пропущено поле, без которого счёт не может существовать	Найдите красное поле и заполните его
«Неверный формат»	Неправильный формат данных (дата, число)	Проверьте формат, введите корректное значение
«Нет позиций»	В счёте нет ни одной строки	Добавьте хотя бы одну позицию
«Налоговая ставка скидки не совпадает»	Скидка использует ставку, которой нет в строках	Смените ставку скидки на ту, что есть в позициях

12. Сохранение: черновик и отправка¶

Сохранение черновика¶

Черновик — это незаконченная версия счёта, которую покупатель не видит. Используйте черновик, если хотите продолжить работу позже.

Шаг 1. Нажмите кнопку «Сохранить черновик». → Черновик сохраняется в системе. Рядом с полем номера счёта появляется значок «Черновик».

Шаг 2. Когда вернётесь к созданию счёта — черновик загрузится автоматически.

Как работать с несколькими черновиками: Если нужно создать ещё один черновик, не удаляя текущий, нажмите кнопку «Создать новый черновик» (появляется после сохранения черновика). → Текущий черновик сохраняется, форма очищается для нового документа.

Сохранение и отправка счёта¶

Когда счёт готов к отправке:

Шаг 1. Нажмите кнопку «Сохранить счёт». → Система проверяет данные. При ошибках — показывает их (см. раздел 11).

Шаг 2. Если покупатель ещё не добавлен в ваш справочник контрагентов, система спросит: «Сохранить контрагента?»

Нажмите «Да» — данные покупателя сохранятся в справочнике для будущих счетов.
Нажмите «Нет» — счёт сохранится без добавления контрагента.

Шаг 3. При успешном сохранении форма очищается, счёт появляется в разделе «Мои счета» со статусом «Ожидает оплаты».

13. Скачивание счёта¶

Скачивание напрямую из формы¶

Шаг 1. Нажмите кнопку «Скачать» внизу формы. → Система формирует документ и загружает файл.

Если выбран формат ZUGFeRD — скачается файл .pdf (гибридный PDF с XML внутри).
Если выбран формат E-Rechnung — скачается файл .xml.

Скачивание из списка счетов¶

Шаг 1. Откройте раздел «Мои счета».

Шаг 2. Найдите нужный счёт в таблице.

Шаг 3. Нажмите значок скачивания в строке счёта. → Файл загрузится на компьютер.

Что представляют собой разные форматы¶

ZUGFeRD (PDF)

Открывается в любой программе для просмотра PDF
Подходит для печати и ручной обработки
Содержит структурированные данные для автоматической обработки
Соответствует стандарту EN 16931 (европейский стандарт электронного счёта)

E-Rechnung (XML / XRechnung)

Не предназначен для печати — содержит только данные
Принимается государственными порталами Германии (ZRE, OZG-RE)
Подходит для SAP, Microsoft Dynamics и других ERP-систем
Соответствует стандарту XRechnung 3.0

14. Статусы счёта¶

После сохранения счёт получает один из следующих статусов:

Статус	Что означает	Что можно сделать
Черновик	Не отправлен, виден только вам	Редактировать, отправить, удалить
Ожидает оплаты	Сохранён в системе	Скачать, отправить по email, отметить оплаченным
Оплачен	Зафиксирована дата оплаты	Скачать, просматривать
Отклонён	Покупатель отклонил документ	Создать новый счёт или кредит-ноту

Отметка счёта как оплаченного¶

Шаг 1. В разделе «Мои счета» найдите нужный счёт.

Шаг 2. Нажмите кнопку «Отметить оплаченным» или выберите соответствующее действие в меню.

Шаг 3. Укажите дату платежа.

Шаг 4. Нажмите «Сохранить». → Статус изменится на «Оплачен».

15. Частые вопросы и типичные ошибки¶

Как изменить уже отправленный счёт?¶

После того как счёт сохранён (статус «Ожидает оплаты»), его основные поля (суммы, позиции, данные покупателя) нельзя изменить через форму. Это требование стандартов электронных счетов — документ фиксируется в момент создания.

Варианты:

Если счёт содержит ошибку в сумме или данных → создайте кредит-ноту (тип 381), которая отменяет исходный счёт, а затем выставьте новый корректный счёт.
Если нужно обновить только email получателя → откройте счёт в разделе «Мои счета» и исправьте email прямо там.

Как создать кредит-ноту (корректировочный счёт)?¶

Шаг 1. Начните создание нового счёта.

Шаг 2. В поле «Тип документа» выберите 381 — Gutschrift (Кредит-нота).

Шаг 3. Заполните данные покупателя — те же, что и в исходном счёте.

Шаг 4. В разделе «Дополнительная информация» укажите номер исходного счёта в поле «Ссылка на предыдущий счёт».

Шаг 5. Добавьте позиции — те же, что и в исходном счёте, с теми же суммами. Система автоматически вычтет их (знак минус в итогах).

Шаг 6. В примечании объясните причину корректировки.

Шаг 7. Сохраните и скачайте кредит-ноту, отправьте покупателю.

Что делать, если номер счёта уже занят?¶

Если вы получили ошибку о дублировании номера:

Измените номер вручную на уникальный (например, добавьте суффикс: RE-001-A).
Или включите автоматическую нумерацию в настройках компании — тогда система будет присваивать номера самостоятельно без риска дублирования.

Не отображается предпросмотр — что делать?¶

Предпросмотр не открывается, если в форме есть обязательные незаполненные поля. Следуйте инструкциям в разделе Валидация — найдите поля с красной подсветкой и заполните их.

Как выставить счёт без НДС (для малого предпринимателя)?¶

Если вы применяете освобождение от НДС по §19 UStG (Kleinunternehmer):

Шаг 1. В каждой строке счёта в поле «Категория НДС» выберите «E» (Освобождение).

Шаг 2. В поле «Процент» выберите 0%.

Шаг 3. В поле «Код освобождения» выберите подходящий вариант (обычно «Не является объектом налогообложения»).

Шаг 4. В поле «Примечания» добавьте стандартную оговорку:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Что такое «обратное начисление НДС» (Reverse Charge)?¶

При продаже услуг или товаров покупателю из другой страны ЕС (B2B) в ряде случаев НДС платит покупатель, а не продавец. В этом случае:

Шаг 1. В строке счёта выберите категорию НДС «AE» (Обратное начисление).

Шаг 2. Ставка НДС будет 0%.

Шаг 3. В примечании укажите:

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).

В итоговой сумме НДС будет равен нулю — покупатель самостоятельно уплатит налог в своей стране.

Автосохранение: система сохраняет данные автоматически?¶

Да. Пока вы заполняете форму, данные периодически сохраняются в браузере. Если страница случайно обновится или закроется — данные не будут полностью утеряны. Для надёжного сохранения используйте кнопку «Сохранить черновик».