Контрагенты¶

После прочтения этого раздела вы сможете добавлять клиентов и поставщиков, редактировать их данные и понимать, как информация из справочника автоматически подставляется в счета.

Содержание¶

Что такое контрагент и зачем его заводить
Список контрагентов: навигация и поиск
Добавление нового контрагента
- Тип контрагента: клиент или поставщик
- Блок 1: Основная информация
- Блок 2: Контактное лицо
- Блок 3: Дополнительные данные
- Блок 4: Адрес доставки
Пользовательские поля
Редактирование контрагента
Удаление контрагента
Как данные контрагента попадают в счёт
Частые вопросы

1. Что такое контрагент и зачем его заводить¶

Контрагент — это любая компания или физическое лицо, с которым вы обмениваетесь счетами: клиент, покупатель, поставщик или партнёр.

Завести контрагента в справочнике стоит, чтобы:

Не вводить реквизиты вручную при каждом новом счёте — достаточно выбрать из списка, и все поля заполнятся автоматически.
Избежать ошибок в адресах, налоговых номерах и email-адресах.
Ускорить работу — создание счёта занимает несколько секунд вместо нескольких минут.

2. Список контрагентов: навигация и поиск¶

Как открыть список¶

В боковом меню нажмите «Контрагенты». → Откроется таблица со всеми добавленными контрагентами.

Что отображается в таблице¶

Столбец	Что содержит
№	Порядковый номер контрагента
Контрагент	Название компании или имя
Город / Адрес	Город и улица
Телефон	Номер телефона
Email	Адрес электронной почты
Действия	Кнопки редактирования и удаления

Сортировка¶

Нажмите на заголовок любого столбца, чтобы отсортировать список по этому полю. → Повторный клик меняет направление сортировки (по убыванию ↔ по возрастанию).

По умолчанию список отсортирован по дате добавления — новые контрагенты отображаются первыми.

Поиск¶

На странице нет отдельной строки поиска — воспользуйтесь сортировкой по столбцам, чтобы быстро найти нужного контрагента. При создании счёта поиск по контрагентам доступен прямо в форме счёта.

3. Добавление нового контрагента¶

Шаг 1. На странице контрагентов нажмите кнопку «Добавить контрагента». → Откроется форма с несколькими разделами (блоками). Каждый блок можно свернуть и развернуть, нажав на его заголовок.

3.1. Тип контрагента: клиент или поставщик¶

В самом верху формы находятся два переключателя:

Kunde (Клиент) — включите, если этот контрагент является вашим покупателем и вы выставляете ему счета.
Lieferant (Поставщик) — включите, если вы получаете счета от этого контрагента.

Один контрагент может быть одновременно и клиентом, и поставщиком — оба переключателя можно включить вместе.

3.2. Блок 1: Основная информация¶

Этот блок содержит базовые реквизиты, которые обязательны для любого электронного счёта.

Шаг 1. Выберите тип контрагента с помощью переключателя:

Организация (Geschäftskunde) — для компаний и ИП
Физическое лицо (Privatperson) — для частных клиентов

Выбор типа влияет на состав доступных полей: для физических лиц добавляется поле «Обращение», для организаций — дополнительные данные о контактном лице.

Шаг 2. Если выбрано «Физическое лицо», заполните поле «Обращение» (Herr, Frau и т.д.).

Шаг 3. Заполните поле «Название / ФИО» — полное юридическое название организации или имя физического лица. → Это поле обязательно.

Шаг 4. Введите улицу и номер дома в поле «Адрес». → Это поле обязательно. → Если адрес занимает несколько строк (например, корпус или номер офиса), нажмите кнопку «+» — появятся дополнительные строки (до двух дополнительных).

Шаг 5. Введите почтовый индекс и город. → Оба поля обязательны.

Шаг 6. Выберите страну из выпадающего списка. → Это поле обязательно. По умолчанию выбрана Германия.

Сводка: обязательные поля основной информации

Поле	Почему обязательно
Название / ФИО	Указывается в счёте как имя покупателя
Улица и номер дома	Адрес покупателя в счёте
Почтовый индекс	Адрес покупателя в счёте
Город	Адрес покупателя в счёте
Страна	Определяет налоговые правила

3.3. Блок 2: Контактное лицо¶

Данные о человеке, с которым вы взаимодействуете по вопросам счетов.

Шаг 1. Для организаций: введите должность и имя контактного лица (необязательно).

Шаг 2. Введите номер телефона.

Шаг 3. Введите email-адрес для обычной переписки.

Эти поля необязательны для сохранения контрагента, но рекомендуется их заполнить — они появятся в счёте как контактные данные покупателя.

3.4. Блок 3: Дополнительные данные¶

Этот блок содержит данные, необходимые для корректной обработки электронных счетов. Особенно важен для работы с государственными организациями и крупными компаниями.

Email для получения счетов (Endpoint)

Поле «Email для счетов» — это электронный адрес, на который система отправляет счета контрагенту в рамках электронного документооборота.

Чаще всего совпадает с обычным рабочим email контрагента, но может отличаться, если у него настроена специальная система приёма документов.

Шаг 1. Введите email для получения счетов.

Шаг 2. В поле «Схема» рядом оставьте значение «EM» (Email) — это стандартный вариант. Меняйте только если контрагент явно указал иной способ.

Leitweg-ID (Маршрутный идентификатор)

Поле «Leitweg-ID» — уникальный номер маршрутизации для государственных органов Германии. Если вы выставляете счёт федеральному ведомству или земельному органу, они обязаны предоставить вам этот номер.

Шаг 1. Введите Leitweg-ID, полученный от заказчика. → Если заказчик не предоставил Leitweg-ID, установите флажок «Keine Leitweg-ID» («Нет Leitweg-ID»).

Если вы выставляете счета только частным компаниям — это поле оставьте пустым.

Налоговые номера

USt-IdNr. (Номер плательщика НДС) — начинается с кода страны, например DE123456789. Указывайте, если контрагент является плательщиком НДС.
Steuernummer — налоговый номер от финансового ведомства. Используется, если у контрагента нет USt-IdNr.

Как правило, достаточно одного из двух номеров. Уточните у контрагента, какой именно указывать.

Идентификатор организации

Поля «Идентификатор» и «Схема идентификатора» — это альтернативный способ идентификации компании в электронных системах (например, GLN-номер в торговых сетях).

Если вы не уверены, нужно ли заполнять эти поля — уточните у вашего контрагента или у специалиста по электронному документообороту.

Прочие необязательные поля

Правовая форма (GmbH, AG, GbR и др.) — информационное поле
Федеральная земля — для немецких контрагентов
Регистрационный номер — из торгового реестра

3.5. Блок 4: Адрес доставки¶

Заполняйте этот блок, если адрес доставки товаров отличается от юридического адреса контрагента.

Шаг 1. Введите Имя получателя доставки (необязательно, например: «Anna-Maria Köhler»

Шаг 2. Введите адрес доставки: улица, почтовый индекс, город, страна.

Если адрес доставки заполнен, он автоматически подставится в соответствующий раздел счёта.

Сохранение контрагента¶

Шаг 1. После заполнения нужных полей нажмите кнопку «Добавить контрагента». → Система проверяет данные.

Шаг 2а. Если все обязательные поля заполнены корректно — контрагент сохраняется и появляется в списке.

Шаг 2б. Если есть ошибки — поля с проблемами подсвечиваются красным, а вверху формы появляется список того, что нужно исправить.

4. Пользовательские поля¶

Пользовательские поля позволяют добавить к контрагентам любые собственные данные, которых нет в стандартной форме. Например: внутренний код клиента, номер договора, категория клиента.

Создание пользовательских полей¶

Шаг 1. На странице контрагентов нажмите кнопку «Пользовательские поля». → Откроется окно управления полями.

Шаг 2. Нажмите «Добавить поле».

Шаг 3. Введите название поля (например: «Код клиента в CRM»).

Шаг 4. Выберите тип данных:

Тип	Когда использовать
Текст	Любой произвольный текст
Число	Числовые значения (суммы, коды)
Дата	Даты (например, дата договора)
Да/Нет	Булевые значения (флажок)

Шаг 5. При необходимости установите флажок «Обязательное» — тогда без заполнения этого поля нельзя будет сохранить контрагента.

Шаг 6. Нажмите «Сохранить». → Поле появится в форме каждого контрагента в разделе «Пользовательские поля».

Использование пользовательских полей у конкретного контрагента¶

Шаг 1. Откройте форму нужного контрагента (создание или редактирование).

Шаг 2. В разделе «Пользовательские поля» выберите нужное поле из выпадающего списка и нажмите «Добавить».

Шаг 3. Заполните значение поля.

Шаг 4. Сохраните контрагента.

Редактирование и удаление пользовательских полей¶

В окне управления полями каждое поле имеет кнопки «Редактировать» и «Удалить».

Внимание: удаление поля удаляет его вместе со всеми сохранёнными значениями у всех контрагентов.

5. Редактирование контрагента¶

Шаг 1. В списке контрагентов найдите нужного и нажмите кнопку «Редактировать» (значок карандаша) в его строке. → Откроется форма с уже заполненными данными.

Шаг 2. Внесите нужные изменения.

Шаг 3. Нажмите кнопку «Сохранить изменения». → Данные обновятся.

Важно: изменение данных контрагента влияет только на будущие счета. Уже созданные счета сохраняют те данные покупателя, которые были актуальны на момент их создания.

6. Удаление контрагента¶

Шаг 1. В списке контрагентов нажмите кнопку «Удалить» (значок корзины) в строке нужного контрагента. → Появится окно подтверждения с именем контрагента.

Шаг 2. Нажмите «Да, удалить» для подтверждения или «Отмена», чтобы вернуться.

Что происходит со счетами после удаления? Уже созданные счета не изменяются — они сохраняют все данные покупателя, которые были в них записаны. Удалённый контрагент просто перестаёт появляться в справочнике и при создании новых счетов.

7. Как данные контрагента попадают в счёт¶

При создании нового счёта начните вводить название контрагента в поле «Покупатель» — система предложит совпадения из вашего справочника.

Шаг 1. В форме счёта нажмите на поле «Покупатель» или «Контрагент».

Шаг 2. Начните вводить название. Система показывает подходящие варианты из списка.

Шаг 3. Выберите нужного контрагента из списка. → Все поля раздела «Покупатель» заполнятся автоматически.

Какие поля заполняются автоматически¶

Поле в счёте	Берётся из
Название покупателя	Поле «Название / ФИО»
Адрес (улица, город, индекс, страна)	Адресные поля
Email для электронного документооборота	Поле «Email для счетов»
Контактное лицо, телефон, email	Блок «Контактное лицо»
Leitweg-ID	Поле «Leitweg-ID»
Номер плательщика НДС	Поле «USt-IdNr.»
Идентификатор организации	Поле «Идентификатор»
Адрес доставки	Блок «Адрес доставки» (если заполнен)

Если адрес доставки был заполнен в карточке контрагента, раздел «Доставка» в форме счёта откроется автоматически с уже подставленными данными.

8. Частые вопросы¶

В чём разница между «клиентом» и «поставщиком»?¶

В BPort один контрагент может быть одновременно клиентом (Kunde) и поставщиком (Lieferant) — это просто метки, которые помогают вам ориентироваться в справочнике. Они не влияют на состав полей и на работу со счетами. Метки можно менять в любой момент.

Можно ли добавить двух контрагентов с одинаковым названием?¶

Нет — система не позволяет создать двух контрагентов с абсолютно одинаковым названием в рамках одной компании. Если вы попытаетесь сохранить дубликат, появится сообщение об ошибке. Чтобы различать похожих контрагентов, добавьте уточнение в название: «Mustermann GmbH (Berlin)» и «Mustermann GmbH (München)».

Как исправить данные контрагента в уже отправленном счёте?¶

Изменение карточки контрагента в справочнике не меняет уже созданные счета. Чтобы исправить данные в конкретном счёте:

Откройте счёт в режиме редактирования.
Найдите поле, которое нужно исправить, в разделе «Покупатель».
Внесите исправления вручную.
Сохраните счёт.

Если счёт уже был отправлен и нужна официальная корректировка — создайте кредит-ноту (исправительный счёт).

Что будет, если не заполнить адрес контрагента?¶

При создании счёта система проверит, заполнены ли обязательные поля покупателя (адрес, город, страна). Если нет — счёт можно сохранить как черновик, но скачать или отправить в формате электронного счёта не получится. Получатель такой счёт не примет.

Нужно ли заполнять Leitweg-ID для всех контрагентов?¶

Нет. Leitweg-ID требуется только при выставлении счетов государственным органам Германии. Для частных компаний и зарубежных клиентов это поле оставляйте пустым или ставьте флажок «Keine Leitweg-ID».

Что такое «схема идентификатора» и нужно ли её заполнять?¶

Схема идентификатора указывает стандарт, по которому задан идентификатор организации (например, GLN — глобальный номер в торговых сетях, или 0204 — Leitweg-формат). Если контрагент явно не указал свой идентификатор — поля «Идентификатор» и «Схема» можно оставить пустыми.

Как найти контрагента, если их много?¶

Нажмите на заголовок столбца «Контрагент», чтобы отсортировать список по алфавиту. Для быстрого поиска воспользуйтесь поиском прямо при создании счёта — там есть строка поиска по названию контрагента.

Есть ли импорт и экспорт контрагентов?¶

В текущей версии платформы функции массового импорта и экспорта контрагентов (например, из CSV или Excel) не предусмотрены. Контрагентов необходимо добавлять вручную через форму.

Можно ли привязать одного контрагента к нескольким компаниям?¶

Да. В форме контрагента, в нижней части, есть раздел «Компании». Выберите из выпадающего списка нужные компании и нажмите «Добавить». Контрагент будет доступен при работе в каждой из привязанных компаний.